Битрикс24 для стоматологий: электронная регистратура, план лечения, склад, колл-центр и ещё 20+ инструментов

Стоматология — полноценный бизнес, в нём много специфических процессов, которые надо контролировать. Но основная деятельность в клинике — это лечение зубов. Остальные действия — вспомогательные, они обслуживают бизнес. Это заполнение медицинских карт, ведение базы клиентов, обзвон пациентов, расчёт стоимости лечения, подсчёт зарплаты персонала, заказ расходников. Именно они отнимают большую часть времени.

Если беспорядочно вести второстепенные процессы, это негативно повлияет на бизнес. А если всё время уделять основной работе, то вспомогательные дела «просядут» и начнут копиться. Чтобы не погрязнуть в рутине, стоматологической клинике нужна автоматизация.

Зачем стоматологии нужна автоматизация?

Чтобы освободить время для основной деятельности — оказания услуг по лечению зубов. CRM поможет не застрять в текучке: автоматизировать запись на приём, хранить и легко находить данные о пациенте и истории лечения, быстро формировать отчёты по прибыли, считать зарплату сотрудников в пару кликов и тому подобное.

Что важно стоматологиям в CRM?

  • Электронная запись на приём к врачу.
  • Ведение графика приёмов, автоматизация календаря врачей.
  • Управление клиентской базой, сохранение информации о визитах пациента.
  • Оцифровка колл-центра, сбор лидов и обработка заявок.
  • Закрытие окон в расписании.
  • Ведение медицинских карт (история болезни, рентгеновские снимки и т.д.).
  • План лечения и зубная формула.
  • Расчёт стоимости стоматологических услуг.
  • Автоматический расчёт зарплат и премий персонала, данные о почасовой работе сотрудников и величине прибыли, которую он принёс клинике.
  • Ведение складского учёта, остатков и контроль за списанием.
  • Управление бонусной системой, начисление скидок пациентам.
  • Шаблоны документов, автоматическое составление и заполнение бланков.
  • Сбор отзывов и обратной связи
  • Отчёты по ключевым показателям работы клиники
  • Маркетинг и сквозная аналитика рекламы, подсчёт окупаемости по каждому пациенту
  • Разграничение прав доступа к информации
  • Автоматизация рутинных действий: рассылка клиентам напоминаний о визите, заполнение договоров.

Битрикс24 решает все эти задачи и помогает в работе администратору, врачу, оператору call-центра, и руководителю клиники. Рассказываем о некоторых инструментах CRM для стоматологии.

Электронная регистратура в стоматологии

Битрикс24 позволяет записать пациента к врачу в пару кликов, выбрать, дату, время и вид услуг. Накануне приёма система напомнит администратору о необходимости контрольного звонка, а также отправит пациенту оповещение о визите по e-mail, sms или в мессенджере. В CRM врачи отслеживают своё расписание, администраторы видят, кому перезвонить и какие окна закрыть в графике, а руководитель стоматологии оценивает загруженность кресел.

Создать электронную запись на приём к врачу можно с помощью базовых инструментов Битрикс24. Для этого нужно настроить календарь, форму бронирования, через которую пациент сможет самостоятельно выбрать окно для записи и роботов для автоматических рассылок. Поручите такую настройку интегратору.

запись на консультацию.jpg
Форма записи на консультацию в Битрикс24
запись на консультацию-1.jpg
Отображение формы бронирования для пациента

Расписание врачей-стоматологов

В Битрикс24 удобно записывать пациентов, в том числе на приём к смежным специалистам. Легко перенести визит на другое время через компьютер или мобильное приложение. Система оповестит ответственных, что график изменился.

Воронка визит пациента-1.png
Воронка «Визит пациента»

В CRM настраивается и отслеживается статус работы с пациентом. Например, первичный, подтверждён, на приёме, закончил приём, не пришёл. Каждая клиника выбирает свои категории и воронки работы с клиентами.

Клиентская база стоматологии

В Битрикс24 можно перенести базу пациентов из других систем или источников (стоматологического ПО, Excel, GoogleDocs, корпоративной почты). Контактные данные нужны, чтобы рассылать напоминания о приёме и текущих акциях, собирать обратную связь, и поздравлять пациентов с днём рождения. Ведение клиентской базы доступно даже на бесплатном тарифе Битрикс24.

Колл-центр стоматологии

Это отдел продаж клиники. От его работы зависит конверсия из лидов в пациенты. Если колл-центр автоматизирован, то конверсия будет выше и клиника перестанет терять заявки.

К Битрикс24 подключается любую IP-телефонию, эта функция доступна начиная с базового тарифа. Звонить можно прямо из CRM или из мобильного приложения Битрикс24/7. Инструмент позволяет отслеживать пропущенные вызовы, слушать записи звонков для улучшения качества обслуживания, собирать статистику по работе администраторов.

webfly-blog-Стоматология-Виртуоз-динамика звонков.jpg
Отчёт «Динамика звонков»

Все лиды из разных каналов в одном окне

Контакт-центр Битрикс24 объединяет все коммуникации в одном окне — это IP-телефония, почта, мессенджеры, соцсети, виджеты, CRM-формы на сайте, сервисы объявлений, функция обратного звонка. Подключить можно профильные сайты (Продокторов.ру, ЛайкДоктор и другие), карточки клиники на Яндексе, Google, 2ГИС. Часть линий доступна на бесплатном тарифе. Настройку контакт-центра поручите интегратору.

Контакт-центр.jpg
Контакт-центр в Битрикс24

Обращения со всех каналов отображаются в одном окне. Каждый контакт становится лидом и попадает в воронку продаж. Администраторам не нужно переключаться между разными чатами и сервисами, чтобы найти заявку или ответить пациенту.

webfly-blog-Стоматология-Виртуоз-Список лидов.jpg
Список лидов в Битрикс24 с указанием источника

Закрытие окон в расписании стоматологии

Когда в графике возникает окно, клиника не зарабатывает деньги. Битрикс24 можно настроить так, чтобы оптимизировать дыры в календаре было удобно. Например, создать в CRM статус пациента «Лист ожидания» и звонить в первую очередь этим клиентам, когда в расписании образовалось свободное время. Подробнее об оптимизации графика читайте в кейсе премиум-стоматологии « Виртуоз».

Воронка Список ожидания.jpg
Воронка «Список ожидания / Оптимизация»

Медицинская карта и снимки

Полная амбулаторная карта ведётся в Битрикс24. Это время визита, диагноз, назначенные процедуры, снимки, личная и контактная информация. Больше не нужно заполнять и хранить стопки бумаг или пользоваться неповоротливыми стоматологическими программами. Карта пациента в CRM доступна лечащему врачу и его коллегам из других отделов или филиалов клиники, если пациент наблюдается, например, у терапевта, хирурга и протезиста одновременно.

Вести карту пациента и прикреплять снимки можно и на бесплатной версии Битрикс24. Но максимальные возможности даст настройка специального модуля. Его можно создать с нуля под запросы клиники.

План лечения и зубная формула

Битрикс24 автоматизирует работу врача и сокращает время на заполнение документов. Наглядная зубная формула и всплывающие «подсказки» при наведении курсора позволяют быстро составить план лечения и создать несколько альтернативных планов, если терапия комплексная. Система учитывает детскую и взрослую зубную формулы и переход пациента из одной категории в другую. Для полноценной работы с планом лечения и зубной формулой нужен специальный модуль на Битрикс24.

webfly-blog-Стоматология-Виртуоз-Зубная формула.jpg
План лечения и зубная формула в Битрикс24

Расчёт стоимости стоматологических услуг

Когда лечение состоит из нескольких этапов разного уровня сложности, то Битрикс24 быстро и точно рассчитает стоимость процедуры. Эта функция интегрирована в план лечения с зубной формулой. Автоматический подсчёт облегчает работу врачу, позволяет не забыть бонусы или скидку пациента, и повышает уровень клиентского сервиса. Благодаря электронному расчёту, минимизируются ошибки со стороны сотрудников, отвечающих за кассу. Настроить функцию можно на штатных инструментах Битрикс24 с помощью «Справочника» или раздела «Товары».

Автоматический расчёт зарплат и премий

В Битрикс24 можно учитывать основную часть зарплаты (посменная или почасовая ставка, оклад) и премию (KPI, бонусы за допродажи, привлечённых пациентов). Битрикс24 учтёт разные нюансы: закрытые сделки по первичным визитам, рабочие часы, переработки, количество бесплатных консультаций, сложность и стоимость процедуры, число пациентов и другие. Задать можно любые критерии.

Для этого нужно настроить специальный модуль для автоматического расчёта зарплаты и задать переменные для разных категорий сотрудников. Битрикс24 будет брать информацию из нескольких источников и сводить в один отчёт с итоговыми суммами зарплат.

График работы.jpg
Календарь стоматологии + рабочее время врачей

Отслеживание складских запасов в стоматологии

В Битрикс24 появился новый модуль «Склад», он доступен даже на бесплатной версии. В нём удобно оформлять заказы, контролировать остатки расходников, резервировать товары, создавать документы прямо в карточке сделки. Нет необходимости отмечать факт продажи вручную — единицы учёта списываются автоматически после закрытия сделки.

Склад.jpg
Модуль «Склад» в Битрикс24

Интернет-эквайринг и ссылка на оплату

К Битрикс24 подключаются модули интернет-эквайринга для приёма оплаты на сайте, картами, через СБП и в мобильном приложении, если оно есть. Ссылку на оплату можно отправить пациенту в WhatsApp или СМС и мгновенно получить данные о поступлении денег на счёт.

Управление бонусной системой

Битрикс24 позволяет привязать готовую программу лояльности или создать свою с помощью модуля. Бонусные программы помогают удерживать клиента, и продавать ему дополнительные услуги. В Битрикс24 можно автоматически начислять бонусы, напоминать о них, отслеживать сколько ещё пациент должен потратить, прежде чем достигнет нового уровня скидки.

Шаблоны документов

Заполнение договора, согласия на обработку персональных данных и плана лечения без автоматизации отнимают много времени. В Битрикс24 настраивается автоподстановка данных пациента в шаблоны документов. Доступно заполнение форм в несколько кликов, включая амбулаторные карты, справки для налоговой, счёт-фактуры с детализацией услуг для ДМС. Можно создать и импортировать свои документы, например, составленные на фирменном бланке клиники. Любые бумаги можно распечатать из CRM. За подготовкой шаблонов и настройкой автозаполнения обратитесь к интегратору.

Анкета.jpg
Когда клиент заполняет документ в электронном виде, бланк уходит в клинику и отображается в Битрикс24

Сбор отзывов и обратной связи

Стоматологию ищут по отзывам в интернете или «сарафанному радио». Для того чтобы собирать положительные оценки и отклики на Яндекс.Картах, Продокторов.ру, сайте вашей клиники и других ресурсах, — подключите сервис для автоматического сбора обратной связи. Рекомендуем «Индекс NPS + отзывы» для Битрикс24. Это разработка компании Вебфлай. Подробно об NPS читайте в статье

Когда пациент завершит визит, ему придёт автоматическое сообщение с просьбой оценить по шкале от 1 до 10, с какой вероятность он порекомендует вашу стоматологию знакомым. Замерять показатели можно по клинике в целом, работе администраторов и врачей.

NPS Ваш стоматолог.jpg
Индекс NPS клиники «Ваш стоматолог» в Воронеже

Если клиент поставит оценку 9-10 баллов, то сервис предложит ему оставить отзыв на нужном вам ресурсе. Если оценка будет нейтральной (ниже 8 баллов) или негативной (ниже 6 баллов), система пришлёт ссылку на форму обратной связи, где пациент сможет высказать, что ему не понравилось. «Индекс NPS» устроен так, что плохой отзыв не утечёт в интернет, а обработается внутри клиники.

Отчёты для стоматологии

Используя конструктор отчётов в Битрикс24 можно вывести ключевые показатели работы стоматологии в одном окне: оценить загруженность персонала, эффективность воронки, число успешных сделок, посмотреть аналитику звонков, узнать, какую прибыль принесли администраторы и врачи, и какие услуги продаются успешнее.

В Битрикс24 можно использовать базовые отчёты в конструкторе или настраивать специфические, в зависимости от сложности процессов в клинике.

Маркетинг и сквозная аналитика

В Битрикс24 автоматически ведётся учёт источников рекламы и их эффективность. Можно определить стоимость привлечения первичного пациента и его пожизненную ценность в разных сегментах, посчитать рентабельность скидки на ту или иную услугу. Модуль «Маркетинг» доступен начиная со стандартного тарифа. В нём есть сегментирование клиентов, генератор продаж, рассылки по ЦА, конструктор писем для рассылок и другие инструменты.

webfly-blog-Стоматология-Виртуоз-Окупаемость рекламы.jpg
Отчёт «Окупаемость рекламы»

Сквозная аналитика позволяет оценить окупаемость рекламного канала в пересчёте на пациента: сколько стоило привлечение конкретного человека и какую сумму он принёс клинике. Такие данные доступны за счёт интеграции внешней системы сквозной аналитики, которую вы уже используете. Битрикс24 — единственная CRM, в которой есть встроенная сквозная аналитика, она доступна на тарифе « Профессиональный».

webfly-blog-Стоматология-Виртуоз-Окупаемость трафика.jpg
Отчёт «Окупаемость трафика»

В Битрикс24 есть: автоматический трекинг поведения клиента, виджет сквозной аналитики для сайтов, путь клиента от первого контакта до сделки в CRM, аналитические отчёты, окупаемость рекламы, влияние трафика на продажи и другие функции.

Разграничение прав доступа к информации

В Битрикс24 легко настраивается разграничение прав доступа по группам пользователей: администраторы, врачи, руководство и другие. Можно запретить оператору колл-центра доступ к диагнозам пациентов, настроить запрет на выгрузку клиентской базы и медкарт, дать допуск к финансовой информации только избранным сотрудникам.

Автоматизация процессов в Битрикс24

Часть рутинных дел задач оцифровать в CRM и использовать для этого инструменты Битрикс24: сделки, роботов, триггеры и бизнес-процессы.

Сделки

Сделка — это процесс продажи стоматологической услуги. Сделка состоит из нескольких стадий: от знакомства клиента с клиникой до повторных визитов. Эти этапы образуют воронку продаж. У каждого направления деятельности стоматологии будет своя воронка: терапия, ортодонтия, имплантология, детское отделение и другие. Также разные воронки создаются для первичных и повторных пациентов, для тех, кто завершил лечение, но его нужно пригласить через год на профосмотр или чистку.

Олимп воронка (1).jpg
Сделки в Битрикс24

Роботы и триггеры

Внутри воронки настраивются автоматические действия с помощью роботов и триггеров: перемещение сделки на другую стадию или направление, отправка пациентам напоминаний о приёме, постановка задач и напоминаний сотрудникам, добавление визита в календарь врача.

Роботы.jpg
Роботы и триггеры в Битрикс24 — Автоматизация оповещения о визите

Бизнес-процессы

С помощью этого инструмента можно автоматизировать типовые процессы в клинике. Например, чтобы заказать расходники, нужно сначала составить перечень необходимых материалов и медикаментов, оформить заявку, выписать счёт, согласовать его в нескольких кабинетах. С бизнес-процессами в Битрикс24 эти операции решаются в пару кликов мышки — счёт пройдёт все стадии согласования по цепочке от исполнителя, через руководителя, и попадёт в бухгалтерию на оплату.

Интеграции CRM

С Битрикс24 интегрируются внешние системы и специализированный софт. Например, МИС и другое стоматологическое ПО, системы бухгалтерского и складского учёта, сервисы сквозной аналитики для оценки эффективности рекламы, бонусные программы, интернет-эквайринг, сервис для сбора отзывов и обратной связи « Индекс NPS». Важно подключить к Битрикс24 сайт клиники и собирать заявки сразу в CRM.

Каким сотрудникам помогает CRM?

Врачу

  • План лечения и зубная формула
  • Амбулаторная карта и снимки
  • Телемедицина (видеоконференции)
  • График приёма

Администратору

  • Мобильное приложение
  • Расписание врачей
  • CRM-система (шаблоны документов, карта пациента, чеки, напоминание о визите)
  • Программа лояльности
  • IP-телефония

Руководителю

  • Бюджет
  • Маркетинг и CLV
  • Производительность врачей
  • Загруженность кресел
  • Окна в графике
  • Согласование счетов, закуп расходников
  • Зарплата и премия
  • Рекламации

Бухгалтерии

  • Оплата счетов
  • Ведение складского учёта

Облачная или коробочная CRM: какая больше подойдёт стоматологии?

Облачная CRM находится и хранит информацию на удалённом сервере, то есть в облаке компании-вендора, которая разработала систему. Вендор полностью отвечает за сохранность данных, доступ к ним и за бесперебойную работу CRM. Подключиться к «облаку» при наличии интернета можно из любой точки мира через браузер или мобильное приложение.

Плюсы «облака»

Нет головной боли о поддержании работоспособности всей системы, всё работает как должно, главное, чтобы был интернет. При выборе такого варианта не нужно иметь собственный сервер, беспокоиться о предоставлении доступов и о безопасности информации. Восстановить данные можно в любой момент по запросу к вендору. Обновление системы происходит автоматически.

Минусы «облака»

Ограниченная кастомизация. Она зависит от разработчика CRM. Но функций системы достаточно для небольших, средних и даже крупных компаний. Доработка нужна только под уникальные и сложные задачи.

Коробочная CRM устанавливается на собственный либо арендуемый сервер компании. Она может работать только внутри корпоративной локальной сети и быть закрытой извне. Тогда доступ к ней получат только сотрудники.

Плюсы «коробки»

Независимость от интернета. Компания может купить лицензию один раз и оплачивать только обновления, если они необходимы. Такую версию можно максимально кастомизировать: полностью переработать дизайн под фирменный стиль компании или поменять наименования разделов, вместо «клиенты» использовать «пациенты» и так далее.

Минусы «коробки»

Бизнесу необходимо покупать и обслуживать оборудование, самим отвечать за настройку сервера, обновления, безопасность и сохранность информации, иметь в штате технического специалиста для обслуживания сети и сервера. Также у коробочной версии более высокая цена из-за стоимости лицензии. Такой вариант выбирают крупные компании исходя из специфики бизнеса. Для больших корпораций со сложными задачами у Битрикс 24 есть облачный тариф «Энтерпрайз». CRM находится на приватном удалённом сервере, и сочетает в себе плюсы «коробки» и «облака».

Почему Битрикс24, а не специализированный медицинский софт?

  1. Битрикс24 выгоднее. Профессиональное ПО для стоматологов дороже и оплата часто считается по креслам.
  2. У Битрикс24 больше возможностей. Модули программы закрывают не только основной процесс — лечение, но и другие направления деятельности клиники: склад, финансы, эффективность персонала, маркетинг, клиентский сервис и другие. Стоматологический софт содержит только специализированные функции, у него нет многих полезных инструментов.
  3. Битрикс24 адаптивный, можно доработать систему, создать новые инструменты или настроить существующие. В Битрикс24 можно интегрировать внешние системы и сервисы, которые в связке дадут результат по принципу синергии. Стоматологическое ПО неповоротливое и негибкое, его нельзя расширить и переделать под уникальные задачи клиники.

Возьмём для примера IDent: стоимость программы 19 990 рублей в месяц + 14 900 в месяц за дополнительный филиал. При этом число пользователей не ограничено. При оплате за год без филиала получается 186 250 рублей, а с филиалом 372 500 рублей. В системе доступны CRM, работа со страховыми компаниями, медкарта, план лечения, зарплата и прочие. Нет системы лояльности, оценки эффективности персонала, контроля колл-центра и других инструментов.

Тариф Битрикс24 «Профессиональный» на 100 пользователей обойдётся клинике в 167 880 рублей в год без скидки. Среди инструментов: CRM, контакт-центр, создание сайта на конструкторе, складской учёт, маркетинг, сквозная аналитика, автоматизация, модуль HR и другие инструменты.



Автор статьи

Теги

Понравился материал?

Подписывайтесь и получайте еще больше полезных публикаций.

Хотите консультацию?

Просто напишите нам! Перезвоним в будний день с 9:00 до 19:00
Связаться с нами

Связаться с нами

Ваше имя*
Компания
Телефон*
E-mail
Мобильный телефон
Коротко о проекте
Нажимая кнопку «Отправить» вы соглашаетесь c правилами обработку ваших персональных данных.