Кадровый электронный документооборот и автоматизация HR-процессов компании в одной CRM

В последние годы множество законодательных изменений направлены на трансформацию HR и переход на цифровой документооборот, включая электронные больничные и трудовые книжки, а также регламентацию дистанционной работы.

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) является добровольным, и каждая организация самостоятельно выбирает способ оформления документов. В статье расскажем, какие документы можно перевести в электронный вид, в каких информационных системах это разрешено законом, и чем удобен для этих целей Битрикс24.

Документы, которые работодатель может вести в электронном виде

В цифровом формате можно вести большинство документов, связанных с работой, за исключением трудовых книжек, приказов об увольнении, актов о несчастных случаях на производстве и инструктажей по охране труда. При этом, работодатель должен получить письменное согласие работника на переход с бумажного документооборота на электронный. 

С 1 марта 2023 года необходимо использовать единые форматы кадровых цифровых документов, разработанные Минтрудом, Минцифры и Росархивом. Это касается компаний, которые решили перейти на электронный документооборот. Далее расскажем, какие программы можно использовать для этого.

Программы для ведения электронного документооборота

Согласно новым нормам Трудового кодекса, при переходе на электронный кадровый документооборот работодатели самостоятельно выбирают информационную систему для оформления и хранения кадровых документов. Варианты включают использование собственного продукта, платного сервиса или подсистемы КЭДО портала «Работа в России».

По закону система КЭДО должна позволять:

• Подписывать электронные документы.
  
• Хранить цифровые документы в течение сроков, установленных для бумажных документов.
  
• Фиксировать факт получения электронного документа сторонами. 
  
• Защищать персональные данные работников и цифровые документы от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, распространения и так далее.
  

Создание собственной информационной системы требует значительных затрат времени и денег, что доступно в основном крупным корпорациям типа Сбер, РЖД, Газпром и другим. 

Переход на КЭДО через портал «Работа в России» кажется простым решением, однако сервис постоянно дорабатывается и пока ещё не интуитивно прост в использовании. Процесс подключения к порталу включает регистрацию на Госуслугах.

Мы считаем, что лучшим вариантом для бизнеса является готовая CRM-система, в которой есть КЭДО, автоматизация HR-процессов, а также продаж, маркетинга, клиентского сервиса и других направлений. Например, в Битрикс24 удобно автоматизировать найм персонала и оцифровать адаптацию. У системы большой набор инструментов, есть техподдержка, возможности интеграции с внешним ПО, конструктор сайтов и многое другое.

Электронный кадровый документооборот в Битрикс24

Битрикс24 соответствует требованиям Трудового кодекса для информационных систем, позволяя работодателям переходить на КЭДО в этой CRM. Также в Битрикс24 есть встроенный инструмент электронной цифровой подписи, интегрируемый с приложением Госключ. Функция позволяет подключить всех сотрудников, не регистрируя их в сторонних сервисах и не оплачивая отдельные ключи. 

В CRM можно создавать собственные формы кадровых документов, использовать законодательно утверждённые или рекомендованные шаблоны, принимать и согласовывать документы, проводить трудоустройство и увольнение сотрудников, вести график отпусков, табельный учёт, оформлять справки и фиксировать разные кадровые события.

Кадровые процессы в Битрикс24

Многие компании для учёта сотрудников используют продукты 1С. Битрикс24 легко интегрируется с этой системой через специальный модуль. Это позволяет не только перенести информацию о работниках в CRM, но и автоматизировать кадровые процессы и улучшить работу других отделов. 

Внедрение электронного кадрового документооборота в Вебфлай началось с автоматизации подачи заявлений на отпуск. Сотрудникам достаточно зайти в соответствующий раздел на портале и заполнить несколько полей, что значительно упрощает процедуру и сокращает расход бумаги.

Заявление на отпуск автоматически отправляется на согласование руководителю отдела, а затем по цепочке — генеральному директору. После утверждения заявления сотрудник получает уведомление, а затем ознакамливается с приказом о предоставлении отпуска. Даты отсутствия отображаются в рабочем календаре компании, благодаря чему коллеги знают, что сотрудник будет недоступен в указанный период.

Настраивайте в Битрикс24 бизнес-процессы для каждой кадровой процедуры. Например, компании AnyMed мы автоматизировали подачу заявлений на отпуск, оформление командировки, переработки, больничного листа и прогула. Вы можете настроить любую цепочку согласований и установить сроки для этих процедур или обратиться к интегратору.

Также для AnyMed мы разработали приложение для фиксации остатка дней отпуска, учитывая, что с каждым годом стажа сотрудники получают дополнительный день оплачиваемого отпуска. В отчёте доступна выборка данных по сотрудникам, отделам и периодам.

Данные об остатке дней отпуска доступны самому сотруднику, его руководителю и эйчару, что упрощает получение информации. Электронный кадровый документооборот позволяет не обращаться в отдел по работе с персоналом за информацией о днях отпуска, а HR-специалистам не нужно искать данные в личном деле работника.

Кроме того, в Битрикс24 есть инструмент «Учёт рабочего времени», который позволяет сотрудникам запускать таймер трудового дня, ставить его на паузу и завершать рабочий день, обеспечивая точный учёт времени.

На основе данных об отработанных часах, CRM формирует табель учёта рабочего времени, который используется для расчёта заработной платы и начисления ежемесячных премий. В Битрикс24 этот процесс также можно полностью автоматизировать.

Плюсы КЭДО

• Документы лучше защищены от повреждения и потери.
  
• Проще и быстрее процедура оформления трудовых отношений.
  
• Снижение затрат на бумагу, оргтехнику и расходные материалы.
  
• Выше скорость обмена кадровыми документами.  
• Возможность работать с сотрудниками дистанционно, если в компании есть удалёнщики или сеть филиалов.
  
• Сотрудники имеют быстрый доступ к необходимым документам и справкам, связанным с работой.
  

В перспективе, работодатели, которые ведут кадровый электронный документооборот компании в соответствии с требованиями Минтруда РФ, смогут рассчитывать на снижение числа плановых проверок вплоть до их полной отмены.

Плюсы Битрикс24

• Соответствие требованиям Трудового кодекса, что позволяет работодателям вести КЭДО в CRM.
  
• Автоматизация hr-процессов бизнеса, включая найм, адаптацию, вовлечение, развитие и оценку эффективности персонала.
  
• Ускорение рутинных операций: быстрое внедрение новых регламентов и правил, сокращение времени на согласование документов.
  
• Централизованное управление документами сотрудников в одном месте.
  
• База документов с настройкой уровня доступа и возможностью совместного редактирования.
  
• Встроенная электронная цифровая подпись.
  
• База знаний для онбординга и обучения сотрудников с возможностью тестирования.
  
• Генерация документов по шаблону.
  
• Автоматическое формирование отчётов и напоминания о необходимости их подготовки.
  
• Интеграция с популярными системами учёта, такими как «1С: ЗУП», «1С: Зарплата и кадры», и другими внешними сервисами.
  
• Гибкость системы позволяет её использовать как в малых, так и в крупных организациях, с возможностью добавления функций.
  

Электронный кадровый документооборот в организации станет полезным в долгосрочной перспективе, учитывая, что КЭДО упрощает прохождение различных плановых проверок. Поэтому рекомендуем выбирать готовую HR-систему, которая предлагает инструменты не только для кадрового учёта, но и для управления бизнесом в целом.