Как автоматизировать поиск и подбор персонала в Битрикс24

Найм — длительный процесс. На закрытие одной вакансии компания тратит в среднем 1,5-2 месяца. Сначала эйчар выясняет, какие требования предъявляются к кандидату, какую зарплату и обязанности указать в вакансии. Затем специалист анализирует предложения других работодателей, чтобы понять, чем «конкуренты» привлекают хороших работников.

Далее HR-специалист составляет текст объявления, публикует его на разных ресурсах, просматривает резюме и отклики, пишет или звонит соискателям, проводит собеседования, обсуждает кандидатов с руководством, присутствует при повторном интервью, высылает и проверяет тестовое задание.

Часы и дни работы по каждой вакансии выливаются в финансовые расходы: оплата сервисов по поиску сотрудников, зарплата рекрутера, интернет и мобильная связь. Найм одной штатной единицы обходится компании в среднем от 50 до 100 тысяч рублей. Эту цифру подтверждают и эксперты, которые выступают на наших вебинарах, и спикеры других HR-мероприятий. И чем дольше поиск — тем дороже «стоит» новичок. Сократить временные и финансовые издержки компании позволяет автоматизация найма.

Битрикс24 и сервисы подбора персонала

Интегрируйте в Битрикс24 сервисы поиска сотрудников HeadHunter, SuperJob, Авито.Работа, «Работа в России» и другие ресурсы, которыми пользуется ваша компания. Так рекрутер увидит все вакансии и отклики на них в одной системе, вместо того, чтобы тратить время на мониторинг сайтов по отдельности.

Сохраняйте резюме из сервисов в Битрикс24 одним кликом, и в системе появится карточка соискателя. В ней отображается переписка с кандидатом, можно добавить комментарий и оценку по каждому из них. Заметки позволят не запутаться в людях и внести дополнительную информацию, которой нет в резюме. Например, о чём-то вы узнали из соцсетей или по телефону.

Звонок кандидату совершается прямо из базы резюме. Запишите разговор и оцените, как человек отвечал на вопросы, какие факты о себе приводил, что говорил о прежнем работодателе. Эта информация пригодится и будущему руководителю новичка. 

Воронка найма

Это путь кандидата от первого контакта с компанией до трудоустройства. В Вебфлай воронку найма выстроили так:

Воронку найма необходимо визуализировать, то есть определить, какие стадии проходит кандидат и в каком порядке, а затем автоматизировать эти шаги в Битрикс24. Ваша воронка будет отличаться от представленной на картинке выше. Если в компании есть предварительное психологическое тестирование или кандидатов проверяет внутренняя служба безопасности, то эти шаги важно перенести в систему.

Этапы найма

Настраивайте этапы подбора персонала в Битрикс 24 на основании воронки найма. Отклики на вакансию подгружайте в CRM и двигайте дальше по воронке. Например:

1. Эйчар отсеивает неподходящие резюме и переносит их в соответствующий раздел.
2. Релевантных кандидатов перемещает на следующий этап, система автоматически отправляет соискателю сообщение, что его резюме заинтересовало компанию.
3. HR-специалист звонит соискателю, записывает разговор и оставляет комментарии после беседы. Далее передвигает резюме на стадию интервью, отсеивает или держит в резерве.
4. В случае перехода на этап интервью, система присылает кандидату сообщение о дате встречи или видеоконференции, а потом высылает напоминание о собеседовании.
5. Когда кандидат подтверждает встречу, то она добавляется в календарь HR-специалиста.
6. После успешного собеседования и перехода резюме на новый этап, Битрикс24 высылает кандидату тестовое задание.
7. Если тестовое задание выполняют несколько человек, то в карточке соискателя можно ставить оценки по его итогам и переместить на этап трудоустройства уже кого-то одного.
8. Отсеянным кандидатам CRM высылает сообщение или письмо о том, что работодатель выбрал другого сотрудника на эту должность.

Схема может быть проще или гораздо сложнее. Всё зависит от структуры и задач предприятия. Битрикс24 позволяет автоматизировать процесс для компаний любого масштаба, чтобы HR-отдел работал быстрее.

База соискателей

«К сожалению, в данный момент мы не готовы рассматривать Вас далее на позицию бухгалтера. Мы сохраним Ваше резюме, чтобы в случае необходимости могли связаться с Вами и рассказать о новых возможностях». Такие письма кандидатам перестали быть учтивой отпиской, поскольку всё больше компаний начинают вести базу соискателей.

Сохраняйте в Битрикс24 резюме, импортированные из сервисов поиска сотрудников. База кандидатов остаётся у вас, даже когда платный доступ к сайту закончился, а соискатель скрыл свою анкету. Плюс такой базы в том, что в карточке кандидата видна вся переписка с ним, есть комментарии рекрутера, запись беседы по телефону. Такой соискатель уже заинтересовался работой в вашей компании, прошёл один или несколько этапов собеседования, выполнил тестовое задание, подошёл по требованиям к должности, да и просто понравился. Этапы найма такого кандидата будут короче.

Возможно, соискатель уже трудоустроился, или не готов покидать нынешнее место работы. Выяснение этого не займёт много времени, если вы настроите автоматическую рассылку по базе соискателей через Битрикс24. Такой способ хорош для эксклюзивного поиска, хэдхантинга, и в ряде случаев найма линейного персонала. Для массового подбора он не подойдёт.

По данным исследования HeadHunter, опубликованного в 2020 году, 70% опрошенных компаний в первую очередь автоматизируют именно найм, как наиболее трудозатратный процесс в работе HR-специалистов. Даже кадровое делопроизводство оказалось на втором месте, а расчёт зарплат и премий - на третьем. При этом, 48% опрошенных заявили, что их вложения в автоматизацию поиска и подбора уже окупились, а 38% респондентов пока затруднились оценить результат.

Зачем нужна автоматизация найма

Если вам не хватает информации для принятия решения об автоматизации найма, то наша команда поможет составить воронку найма, посчитает примерную стоимость и сроки работ и подскажет, какие инструменты Битрикс24 помогут упростить поиск подбор персонала для вашей компании.