Каждый работодатель хочет оценить насколько эффективен сотрудник, приносит ли он прибыль бизнесу или, наоборот, забирает у него деньги. Для этого компании внедряют систему KPI (ключевых показателей эффективности), вводят планы, рейтинги и другие критерии, которые повысят мотивацию персонала трудиться не «из-под палки» и получать поощрение за свои достижения.
Руководитель сначала ставит перед командой цели и задачи, а потом оценивает результаты. За выполнение плана сотрудники получают бонус или премию, за перевыполнение — ещё какое-нибудь нематериальное вознаграждение. С теми, кто не достиг нужных показателей, можно провести работу над ошибками и скорректировать их действия для выполнения плана. Предполагается, что система оценки эффективности сотрудников обеспечит справедливую оплату труда, замотивирует коллектив работать лучше, даже когда начальник не стоит над душой.
Компания Вебфлай использует корпоративный портал Битрикс24. В нём мы ставим задачи, фиксируем время, оцениваем эффективность, общаемся в чатах и многое другое. В этом материале расскажем, какие проблемы возникают при внедрении системы оценки эффективности персонала и покажем, как оценивать показатели сотрудников в Битрикс24.
Проблемы при внедрении системы оценки эффективности персонала
- Сопротивление коллектива: сотрудники боятся изменений, думают, что объём работы увеличится, а зарплата уменьшится.
-
Сложная система. Многоуровневая система KPI дезориентирует. Непонятно что нужно сделать, чтобы выполнить план, и почему премия стала меньше.
-
Выполнение плана не зависит от работника. Приходится переносить встречи, вносить правки, переделывать проекты, долго ждать согласования. Факторы объективные, а план всё равно считается не выполненным.
-
Время на отчёты. После выполнения задачи или проекта надо составлять отчёты. Это долго и сложно, таких отчётов может быть много.
-
Система не работает. Компании вводят передовые системы поощрения, тратят деньги на ПО и ФОТ, а результаты сотрудников не растут.
-
Сложно выстроить единую систему. Эффективность сотрудников определяется многими количественными и качественными показателями. KPI будет зависеть от должностных обязанностей сотрудника, сроков и объёма работ, сложности задачи, уровня квалификации менеджера.
Помимо этих проблем, во многих компаниях есть должности, к которым нельзя применить шаблонную систему оценки, обязательно кто-то не впишется в критерии. Однако, оценка эффективности персонала должна строиться на точных измерениях.
В Битрикс24 есть несколько инструментов для оценки эффективности персонала:
-
Учёт рабочего времени.
-
Задачи и проекты.
-
Конструктор отчётов в задачах.
-
Визуализация задач.
-
Эффективность персонала.
-
KPI.
Учёт рабочего времени
Учёт рабочего времени в Битрикс24 ведётся с помощью задач, событий календаря и инструмента личного хронометража «учёт рабочего времени».
В «Битрикс24» сотрудники утром запускают рабочий день и счётчик времени. В перерыв таймер ставят на паузу, а вечером останавливают. С помощью этого инструмента удобно контролировать занятость офисных и дистанционных работников.
Сотрудники планируют рабочее время в окошке: выбирают задачи из списка или вносят в план собственные. Система фиксирует время и активность по каждой задаче. В график автоматически встают планерки, совещания и встречи, назначенные руководством или коллегами через задачи и календарь.
Задачи и проекты
Поставить задачу может как руководитель, так и сотрудник сам себе. Внутри задачи можно назначать ответственных и соисполнителей, добавлять чек-листы и напоминания, ставить крайние сроки завершения проекта, переписываться, отчитываться, прикреплять документы, отслеживать время и стадии выполнения работы.
Опция «Учёт времени» устанавливает срок выполнения задачи. Параметр можно настроить только на учёт времени, и тогда таймер будет отсчитывать часы, затраченные на работу, или ввести в поле «Время для выполнения задачи» срок её исполнения, например, 6 часов.
Чтобы запустить задачу, сотрудник нажимает на счётчик рядом с ней. Либо при просмотре задачи нажимает кнопку «Начать учёт моего времени». Чтобы временно приостановить выполнение задачи, нажимает кнопку «На паузу». В истории задачи видно, сколько раз она была на паузе, и как сотрудник выполнял её.
Инструмент помогает работнику контролировать время выполнения задач и отчитываться по ним, а начальнику — оценивать загруженность подчинённых и их эффективность по KPI.
Вебфлай улучшили использование этого инструмента для одного из клиентов — крупной пивной компании. Раньше они фиксировали загрузку сотрудников в календаре. Там отмечали встречи и планёрки, но не учитывали время работы над задачами. Мы выполнили небольшую доработку для клиента, чтобы система в личном календаре сотрудника проставляла время, затраченное на задачу, к которой он приступал. За счёт небольшого расширения функциональности рабочий график сотрудника стал заполняться автоматически и появилась возможность видеть в календаре «окна» и периоды простоя персонала.
Конструктор отчётов в задачах
Инструмент позволяет формировать отчёты в пару кликов: добавить к ним описание, выбрать период, задать колонки и условия для отражения нужной информации, выводить данные в виде диаграммы.
Можно создавать шаблоны отчётов и использовать готовые: занятость по проектам, задачи на месяц, отчёт по эффективности, задачи за прошлый месяц, ресурсный учёт по задачам, ресурсный учёт по исполнителям.
Отчёт «Занятость по проектам»
Эти данные помогают руководителю понять, как работает отдел, какие задачи выполняют сотрудники и сколько времени тратят на них.
Визуализация задач
В Битрикс24 один и тот же перечень дел можно визуализировать по-разному: списком, сроками, канбаном, календарём, диаграммой Ганта. Сроки позволяют видеть распределение задач с разбивкой по неделям.
Список задач Вебфлай по проектам
Канбан не привязан к датам, категории для него можно задать самостоятельно, например: в работе, на согласовании, правки и так далее.
Календарь показывает дедлайн каждой задачи, а диаграмма Ганта — продолжительность, крайние сроки по задачам и их взаимозависимость.
Разные способы отображения задач помогают ничего не забывать, работать с комфортом и выполнять поручения в срок.
Оценка эффективности
На эффективность сотрудника влияет то, сколько у него задач в работе, какое количество он завершил, сколько из них с замечаниями, и какой период взят для оценки. Критерий измеряется для задач, где работник назначен ответственным либо соисполнителем.
Формула эффективности сотрудника:
Эффективность = 100 - (Замечаний к задачам / Всего в работе за период) * 100
Инструмент помогает сотрудникам контролировать время выполнения своих задач, а руководителю определить размер премии или зарплаты в зависимости от эффективности подчинённых.
KPI
KPI — не базовая опция Битрикс24. Функциональность системы можно индивидуально доработать под организацию или создать приложение для подсчёта KPI. Тогда в системе все показатели будут наглядными и измеримыми. Такими, как нужно компании. Среди критериев может быть количество отправленных коммерческих приложений, число положительных отзывов, которые клиенты оставили о специалисте, сумма выигранных сделок и так далее. Всё это — примеры клиентов Вебфлай.
Если вернуться к проблемам, которые возникают при внедрении системы оценки персонала, то с Битрикс24 всё проще.
- Если команда уже работает в Битрикс24, то система оценки эффективности персонала не вызовет сопротивления коллектива, поскольку они пользуются этими инструментами. Если Битрикс24 только планируют внедрять, то сотрудники сразу привыкнут и к работе в системе, и к опциям оценки.
-
Система оценки эффективности персонала в Битрикс24 простая и прозрачная. Показатели видны и работнику, и руководству.
-
Если выполнение плана не зависит от работника, то система учитывает эти нюансы. В Битрикс24 можно поменять исполнителя в задаче, перенести сроки, скорректировать план.
-
Отчёты создаются в несколько кликов и учитывают многие параметры, важные для оценки эффективности сотрудника.
-
Модуль KPI для Битрикс24 адаптируют или создают под нужды конкретной компании. Не произойдёт такого, что в системе будет нехватка инструментов оценки или лишние опции
-
Система универсальна: учёт рабочего времени и оценка эффективности подходят для всех сотрудников вне зависимости от должностных обязанностей и задач.
Измерение эффективности это один из блоков в Битрикс24 для удобной работы HR. Есть ещё автоматизация поиска и подбора персонала, оцифровка адаптации новичков, кадровый электронный документооборот и вовлечение сотрудников. Эти модули можно внедрять постепенно и создать в компании полноценный корпоративный портал.
