Как измерить эффективность работы сотрудников в CRM

Каждый работодатель хочет оценить насколько эффективен сотрудник, приносит ли он прибыль бизнесу или, наоборот, забирает у него деньги. Для этого компании внедряют систему KPI (ключевых показателей эффективности), вводят планы, рейтинги и другие критерии, которые повысят мотивацию персонала трудиться не «из-под палки» и получать поощрение за свои достижения.

Руководитель сначала ставит перед командой цели и задачи, а потом оценивает результаты. За выполнение плана сотрудники получают бонус или премию, за перевыполнение — ещё какое-нибудь нематериальное вознаграждение. С теми, кто не достиг нужных показателей, можно провести работу над ошибками и скорректировать их действия для выполнения плана. Предполагается, что система оценки эффективности сотрудников обеспечит справедливую оплату труда, замотивирует коллектив работать лучше, даже когда начальник не стоит над душой.

Компания Вебфлай использует корпоративный портал Битрикс24. В нём мы ставим задачи, фиксируем время, оцениваем эффективность, общаемся в чатах и многое другое. В этом материале расскажем, какие проблемы возникают при внедрении системы оценки эффективности персонала и покажем, как оценивать показатели сотрудников в Битрикс24. 

Проблемы при внедрении системы оценки эффективности персонала

Помимо этих проблем, во многих компаниях есть должности, к которым нельзя применить шаблонную систему оценки, обязательно кто-то не впишется в критерии. Однако, оценка эффективности персонала должна строиться на точных измерениях. 

Учёт рабочего времени

Учёт рабочего времени в Битрикс24 ведётся с помощью задач, событий календаря и инструмента личного хронометража «учёт рабочего времени».

В «Битрикс24» сотрудники утром запускают рабочий день и счётчик времени. В перерыв таймер ставят на паузу, а вечером останавливают. С помощью этого инструмента удобно контролировать занятость офисных и дистанционных работников.

Сотрудники планируют рабочее время в окошке: выбирают задачи из списка или вносят в план собственные. Система фиксирует время и активность по каждой задаче. В график автоматически встают планерки, совещания и встречи, назначенные руководством или коллегами через задачи и календарь.

Задачи и проекты

Поставить задачу может как руководитель, так и сотрудник сам себе. Внутри задачи можно назначать ответственных и соисполнителей, добавлять чек-листы и напоминания, ставить крайние сроки завершения проекта, переписываться, отчитываться, прикреплять документы, отслеживать время и стадии выполнения работы.

Опция «Учёт времени» устанавливает срок выполнения задачи. Параметр можно настроить только на учёт времени, и тогда таймер будет отсчитывать часы, затраченные на работу, или ввести в поле «Время для выполнения задачи» срок её исполнения, например, 6 часов.

Чтобы запустить задачу, сотрудник нажимает на счётчик рядом с ней. Либо при просмотре задачи нажимает кнопку «Начать учёт моего времени». Чтобы временно приостановить выполнение задачи, нажимает кнопку «На паузу». В истории задачи видно, сколько раз она была на паузе, и как сотрудник выполнял её.

Инструмент помогает работнику контролировать время выполнения задач и отчитываться по ним, а начальнику — оценивать загруженность подчинённых и их эффективность по KPI.

Вебфлай улучшили использование этого инструмента для одного из клиентов — крупной пивной компании. Раньше они фиксировали загрузку сотрудников в календаре. Там отмечали встречи и планёрки, но не учитывали время работы над задачами. Мы выполнили небольшую доработку для клиента, чтобы система в личном календаре сотрудника проставляла время, затраченное на задачу, к которой он приступал. За счёт небольшого расширения функциональности рабочий график сотрудника стал заполняться автоматически и появилась возможность видеть в календаре «окна» и периоды простоя персонала.

Конструктор отчётов в задачах

Инструмент позволяет формировать отчёты в пару кликов: добавить к ним описание, выбрать период, задать колонки и условия для отражения нужной информации, выводить данные в виде диаграммы.

Можно создавать шаблоны отчётов и использовать готовые: занятость по проектам, задачи на месяц, отчёт по эффективности, задачи за прошлый месяц, ресурсный учёт по задачам, ресурсный учёт по исполнителям.

Отчёт «Занятость по проектам»

Эти данные помогают руководителю понять, как работает отдел, какие задачи выполняют сотрудники и сколько времени тратят на них.

Визуализация задач

В Битрикс24 один и тот же перечень дел можно визуализировать по-разному: списком, сроками, канбаном, календарём, диаграммой Ганта. Сроки позволяют видеть распределение задач с разбивкой по неделям.

Список задач Вебфлай по проектам

Канбан не привязан к датам, категории для него можно задать самостоятельно, например: в работе, на согласовании, правки и так далее.

Канбан Вебфлай

Календарь показывает дедлайн каждой задачи, а диаграмма Ганта — продолжительность, крайние сроки по задачам и их взаимозависимость.

Разные способы отображения задач помогают ничего не забывать, работать с комфортом и выполнять поручения в срок.

Оценка эффективности

На эффективность сотрудника влияет то, сколько у него задач в работе, какое количество он завершил, сколько из них с замечаниями, и какой период взят для оценки. Критерий измеряется для задач, где работник назначен ответственным либо соисполнителем.

Формула эффективности сотрудника:

Эффективность = 100 - (Замечаний к задачам / Всего в работе за период) * 100

Инструмент помогает сотрудникам контролировать время выполнения своих задач, а руководителю определить размер премии или зарплаты в зависимости от эффективности подчинённых.

KPI

KPI — не базовая опция Битрикс24. Функциональность системы можно индивидуально доработать под организацию или создать приложение для подсчёта KPI. Тогда в системе все показатели будут наглядными и измеримыми. Такими, как нужно компании. Среди критериев может быть количество отправленных коммерческих приложений, число положительных отзывов, которые клиенты оставили о специалисте, сумма выигранных сделок и так далее. Всё это — примеры клиентов Вебфлай.

Если вернуться к проблемам, которые возникают при внедрении системы оценки персонала, то с Битрикс24 всё проще.

Измерение эффективности это один из блоков в Битрикс24 для удобной работы HR. Есть ещё автоматизация поиска и подбора персонала, оцифровка адаптации новичков, кадровый электронный документооборот и  вовлечение сотрудников. Эти модули можно внедрять постепенно и создать в компании полноценный корпоративный портал.