Однако создание HR-портала часто вызывает у руководителей сопротивление: нежелание платить за результат, которого ещё нет, и непонимание, с чего начать. Даже с подрядчиком проект кажется долгим, сложным и обременительным для сотрудников.
Решение — внедрять корпоративный портал на Битрикс24 поэтапно, отдельными блоками. Это делает процесс поэтапным, безболезненным и менее затратным. Важно, чтобы внедрение CRM оправдало ожидания.
Опишем 6 шагов (модулей) по созданию корпортала. Расскажем, какие инструменты ускорят и автоматизируют процессы в вашей компании. Укажем, какие функции доступны в штатном функционале Битрикс24, а для каких потребуется доработка интегратором.
Инструменты Битрикс24 сокращают время на поиск персонала за счёт автоматизации задач эйчара, упрощения повторяющихся действий и режима «одного окна». Уменьшение затрат по времени приводит к экономии денег на подбор кадров.
Интеграция с сайтами вакансий
Используйте в одном окне несколько сервисов по поиску сотрудников. Подключайте HeadHunter, SuperJob, Авито.Работа, «Работа в России» и другие. Все вакансии и отклики будут у вас в одной системе, а не в 3-5 разных. Этот инструмент для вас настроит интегратор.
Карточка кандидата
Сохраняйте резюме в Битрикс24 нажатием одной кнопки. В карточке соискателя уже загружена переписка с кандидатом, добавляйте туда комментарии, оценки, вспомогательную информацию из других источников и результаты тестовых заданий. Карточку можно оптимизировать и дополнять новыми полями. Эту работу поручите интегратору.
Воронка найма
Перечислите все этапы, которые кандидат проходит в вашей компании: собеседование по телефону, очная встреча, тестирование, конкурсный отбор и другие. Это и будет воронка найма. Оцифруйте её в Битрикс24 и значительную часть рутинных действий будет выполнять система.
Автоматизация воронки найма
Вот эта же воронка найма в горизонтальном отображении. На каждую стадию настройте роботов, они автоматически отправят соискателю напоминание об интервью, внесут собеседование в календарь эйчара и руководителя, вышлют кандидату тестовое задание или письмо о том, что на вакансию приняли другого человека.
Нужный робот сработает, как только специалист передвинет карточку на следующий этап. Такая автоматизация настраивается индивидуально. Роботы доступны на всех тарифах Битрикс24, но на бесплатном — их только 5.
Аудиозапись собеседования
Звоните кандидату прямо из базы резюме. Битрикс24 запишет разговор и привяжет запись к карточке соискателя. Беседу сможет прослушать любое заинтересованное лицо. Например, руководитель или сотрудник службы безопасности. Запись звонка доступна, если ваша телефония привязана к Битрикс24.
База соискателей
Храните в Битрикс24 резюме кандидатов, которые вас заинтересовали, но которым вы сейчас не готовы предложить работу. База соискателей останется у вас, даже если истекла платная подписка на сервисы с вакансиями, и связаться с претендентом можно будет в любой момент. Такой механизм подходит для эксклюзивного поиска и хэдхантинга, но не для массового подбора. Вести свою базу можно на любом тарифе Битрикс24, но на платных — функций и инструментов больше.
Подробно об этапе автоматизации найма читайте в статье.
Система адаптации персонала сокращает текучку кадров на испытательном сроке. В Битрикс24 для этого есть ряд инструментов.
Личный кабинет сотрудника
Заведите сотруднику учётную запись в Битрикс24. Он войдёт на корпоративный сайт компании через браузер (если у вас облачная версия) и получит доступ ко всем документам, задачам и проектам. В общем чате появится сообщение о новом члене команды и коллектив будет в курсе, кто пришёл работать в компанию, и на какую должность. Это удобно для больших предприятий. В коробочной версии Битрикс24 возможна донастройка личного кабинета.
Автоматические задачи по адаптации
Настройте новичку автоматические задачи, например, изучить регламенты, принести документы в отдел кадров, сдать тесты и так далее.
Автоматические задачи новичкам в Вебфлай
Другим подразделениям настройте автоматические задачи по трудоустройству новичка: бухгалтерии — подключить сотрудника к зарплатному проекту, IT-шникам — создать ему корпоративную почту, предоставить логины и пароли, офис-менеджеру — выдать новичку пропуск и канцелярские принадлежности.
База знаний
Создайте базу знаний и редактируйте её самостоятельно. Храните в ней полезные для адаптации документы: структуру предприятия, шаблоны, должностные инструкции, правила и регламенты. В коробочной версии Битрикс24 есть модуль «Обучение» для создания курсов и тестов. Для облачной версии можно установить такое готовое приложение или разработать своё при помощи интегратора.
Нюансы онбординга и кейс нашего клиента мы описали в материале по ссылке.
Битрикс24 подходит для перехода предприятия на кадровый электронный документооборот. Нормы Трудового кодекса о таком формате работы действуют с ноября 2021 года. Но это дело добровольное. Не готовы к КЭДО — не ведите. Хотите — пожалуйста, для этого есть Битрикс24 и другой софт.
Электронные документы и ознакомление с ними
Ведите в электронном виде любые документы, связанные с работой. И даже те, ознакомление с которыми сотрудника под роспись предусмотрено ТК. Создавайте собственные формы кадровых документов и используйте шаблоны, утверждённые или рекомендованные законодательством.
Бизнес-процессы
Настройте бизнес-процессы в Битрикс24 на разные кадровые процедуры: согласование документов и заявлений, служебные записки, оформление больничного и прочие. Можно настроить любую цепочку согласований и установить сроки для них.
В Вебфлай оцифровали процесс «Заявление на отпуск». Сотрудник заполняет несколько полей, заявка автоматически уходит на согласование руководителю отдела и далее по цепочке до генерального директора. Затем работник получает уведомление о статусе заявления и приказ, если его подписали. Этот инструмент доступен на тарифе Битрикс24 «Профессиональный».
Бизнес-процесс «Заявление на отпуск» в Вебфлай
Хранилище данных
Храните электронные документы, открывайте и редактируйте их в общей базе на внутреннем портале компании. Настраивайте доступ к файлам в зависимости от должности или предоставляйте доступ по ссылке внешним пользователям. Максимальные возможности общего диска — на тарифе «Профессиональный».
Использование ЭЦП
Добавьте электронную цифровую подпись (квалифицированную и неквалифицированную), чтобы полноценно вести КЭДО в Битрикс24. Отметим, ЭЦП — это не базовый инструмент системы, а приложение, которое разрабатывают партнёры.
Отчёты
Используйте стандартные отчёты Битрикс24: рабочее время, отчёт по часам, затраченным на разные задачи, графики работы и отсутствий. Или настраивайте выборки под ваши специфические задачи. Например, компании «AnyMed» мы интегрировали приложение для учёта остатка дней отпуска. За каждый год стажа сотрудники получали +1 дополнительный день, а с помощью такой таблицы их стало проще учитывать.
Отчёт кадровика в Битрикс24 для компании AnyMed
Интегратор поможет вам настроить любой нужный отчёт и в пару кликов сводить воедино данные, на сбор которых вы тратили часы и дни рабочего времени.
Подробнее переход на КЭДО мы описали в статье.
Система вовлечения в Битрикс24 гибкая и настраивается под задачи компании. Используйте её и сделайте сотрудников более мотивированными. Это всегда влияет на рост и прибыль бизнеса. 5 из 6 инструментов, описанных ниже, доступны на бесплатном тарифе Битрикс24.
Дни рождения сотрудников
Поздравляйте коллег с днём рождения прямо в общей ленте новостей. В правой части портала Битрикс24 покажет ближайших именинников. В коробочной версии системы есть специальный раздел «Дни рождения». Используйте в нём фильтр по подразделениям, сотрудникам или месяцам, чтобы собрать список именинников выборочно. Это удобно для больших компаний.
Именинники июля в Вебфлай
Чаты и группы
Общайтесь в чатах Битрикс24, как в обычном мессенджере. Делите беседы на общие, групповые и личные. Отвечайте на сообщения цитированием, используйте эмодзи, фиксируйте кто и когда просмотрел СМС.
Новости
Используйте раздел «Новости», как внутреннюю соцсеть компании. Выкладывайте посты и фото, закрепляйте важные сообщения, публикуйте новости и размещайте объявления. В разделе будет видно, кто из сотрудников ознакомился с записью на стене.
Новости в ленте корпорации «МеталлИнвест»
Корпоративные опросы
Используйте этот инструмент для решения формальных и неформальных задач. Например, запустите голосование о месте проведения корпоратива или о выборе названия для нового проекта. Или сделайте анонимный опрос об эмоциональном состоянии команды, работники расскажут честно, ведь никто не узнает что они ответили.
Мобильное приложение Битрикс24
Звоните по аудио- или видеосвязи прямо из приложения. Кстати, запись звонков можно сохранить. Продолжайте общаться в чатах с коллегами, комментируйте задачи или просто будьте в курсе всех событий в компании перед выходом из отпуска.
Интерфейс мобильной версии Битрикс24
Геймификация
Используйте инструмент для создания игровой системы поощрений и мотивации сотрудников. Он похож на механику получения бонусов в компьютерной игре или систему баллов в супермаркетах. Например, хвалите тех, кто хорошо справляется с обязанностями. На примере ниже — автоматическое сообщение, которое появляется в ленте новостей нашего клиента после успешного завершения аукциона.
Пример нематериальной мотивации на корпортале AnyMed
Дорабатывайте геймификацию в платной версии Битрикс24 с помощью интегратора и тестируйте разные варианты вовлечения. На бесплатном тарифе доступен механизм благодарностей, как на картинке ниже.
Благодарности в Битрикс24
Больше об инструментах вовлечения и мотивации мы рассказали в этой статье.
С инструментами Битрикс24 сотрудники просто начинают работать эффективнее, потому что им стало удобнее выполнять обязанности, а не потому, что этого требует KPI. А так в системе есть всё для учёта человеко-часов, мониторинга задач, загруженности персонала и контроля.
Для замера эффективности в Битрикс24 есть учёт рабочего времени, задачи, события календаря, отчёты и KPI.
Учёт рабочего времени
Утром запускайте в Битрикс24 рабочий день и счётчик времени. Ставьте таймер на паузу в перерывах, а вечером останавливайте. Приучите к этому весь коллектив и контролируйте занятость офисных, и дистанционных сотрудников.
Планируйте рабочее время в окошке: выбирайте задачи из списка или добавляйте собственные. Битрикс24 фиксирует время и активность по каждой задаче. Инструмент доступен на тарифе «Профессиональный».
На основании данных о человеко-часах формируйте табель учёта рабочего времени для расчёта заработной платы и начисления ежемесячной премии.
Учёт рабочего времени Вебфлай
Календарь
В календаре Битрикс24 планируйте мероприятия для всех сотрудников. В общий график автоматически встают планёрки, совещания и встречи, назначенные руководством или коллегами. Добавляйте в своё расписание созвоны с клиентами и другие дела, которые отнимают время. Так коллеги поймут, что в этот промежуток вы недоступны для решения других задач. В календарь можно добавить новые функции с помощью интегратора.
Задачи и проекты
Ставьте задачи себе или коллегам, назначайте ответственных и соисполнителей, добавляйте чек-листы и напоминания, устанавливайте дедлайны, переписывайтесь, отчитывайтесь, прикрепляйте файлы, отслеживайте время и стадии выполнения работы. И при участии интегратора расширяйте внутренний сайт компании для сотрудников.
Конструктор отчётов в задачах
Сводите отчёты в пару кликов. Используйте готовые формы: занятость по проектам, задачи на месяц, отчёт по эффективности, задачи за прошлый месяц, ресурсный учёт по задачам и по исполнителям.
Или создавайте шаблоны отчётов: выбирайте период, задайте колонки и условия для отражения нужной информации, выводите данные в таблице или в виде диаграммы. Если хотите добавить ещё фишки в отчёты — обращайтесь к интегратору.
Инструменты для работы с задачами
Визуализируйте свой перечень по-разному: списком, сроками, канбаном, календарём, диаграммой Ганта или придумайте свои категории во вкладке «Мой план». Эти инструменты доступны на всех тарифах Битрикс24. Нам для работы с контентом очень помог канбан, без него не получалось навести порядок в задачах.
Найдите в Битрикс24 удобный для себя инструмент. Сроки позволяют видеть распределение задач с разбивкой по неделям.
Список задач Вебфлай по проекту
Канбан не привязан к датам, категории для него можно задать самостоятельно, например: в работе, на согласовании, правки и так далее.
Календарь показывает дедлайн каждой задачи, а диаграмма Ганта — продолжительность, крайние сроки по задачам и их взаимозависимость.
Оценка эффективности
Оценивайте эффективность персонала на странице работника в Битрикс24. Система посчитает сколько сотрудник выполняет задач, какое количество он завершил, сколько из них с замечаниями, и какой период взят для оценки. Система учитывает задачи, где работник назначен ответственным либо соисполнителем. Используйте показатель эффективности, чтобы определить размер премии подчинённых. Инструмент доступен на тарифах «Стандартный» и «Профессиональный».
Эффективность сотрудника в Битрикс24
KPI
KPI — не базовая опция Битрикс24. Доработайте функциональность системы индивидуально под запросы компании. В этом поможет профессиональный интегратор. Например, с его помощью создайте приложение для подсчёта KPI. Тогда в системе все показатели будут наглядными и измеримыми с учётом специфики компании.
О возможностях оценки эффективности персонала мы писали в материале.
Штатные инструменты Битрикс24 позволяют создать свою систему обучения: для адаптации новичков, для освоения новых инструментов и программ, для повышения квалификации сотрудников. Также к Битрикс24 подключаются сторонние образовательные платформы, такие как Moodle, GetCourse и другие. Механизм можно доработать с помощью интегратора или установить готовый модуль.
Создание курсов
Если вы выбрали для установки коробочную версию Битрикс24, то с помощью специального модуля «Обучение» создавайте свои курсы, разбивайте их на отдельные уроки, настраивайте проверку знаний, например, в формате тестов. Внешний вид базы и корпоративного сайта оформляйте под фирменный стиль компании. Как мы рассказывали в шаге 2, для облачной версии Битрикс24 можно установить готовое приложение для обучения или создать своё при помощи интегратора.
Курсы в коробочной версии Битрикс24 (клиент — «Легенда чая» (Montis))
Тесты в коробочной версии Битрикс24 (клиент — «Легенда чая» (Montis))
База знаний в Битрикс24
Про базу знаний мы упомянули в Шаге 2. Создавайте и редактируйте её самостоятельно. Заполняйте страницы информацией, загружайте тексты, презентации или запишите видеокурс, как это делают клиенты Вебфлай.
О системе развития персонала на Битрикс24 мы рассказывали в статье.
Пробуйте каждый из 6 шагов, адаптируйте под себя и создайте внутренний корпоративный портал. Чтобы сделать это при поддержке Вебфлай —
отправьте сообщение в чат.
Корпоративный портал компании на Битрикс24 — это
- Доступ с ПК и мобильного приложения.
- Единое окно для всех инструментов.
- Автоматизация рутинных HR-задач: резюме, звонки, напоминания.
- Обучение большого числа сотрудников одновременно.
- Экономия времени на онбординг новичков.
- Автоматизация кадровых процессов: найм, адаптация, вовлечение, развитие, оценка.
- Управление документами сотрудников в одном месте.
- Сокращение ошибок в документах, особенно финансовых.
- Интеграция с внешними системами: сервисы подбора персонала, «1С: ЗУП», «1С: Зарплата и кадры».
- Измеримая система вовлечённости персонала.
- Инструменты для оценки эффективности: учёт рабочего времени, задачи, проекты, отчёты, KPI.
