Корпоративный портал: 6 модулей и 30+ инструментов для эффективной работы сотрудников

Но когда поднимается вопрос о создании HR-портала, у руководителей бизнеса встаёт барьер. Во-первых, предпринимателю не хочется платить сразу всю сумму за результат, которого ещё нет. Во-вторых, непонятно, с какой стороны подойти к задаче и с чего начать. Даже если работу выполняет подрядчик, кажется, что в ходе реализации проекта всплывут подводные камни, всё будет долго, сложно, и станет дополнительной нагрузкой на сотрудников.

Как и в случае с тайм-менеджментом, тут работает совет «слона надо есть по кусочкам». Корпоративный портал на Битрикс24 можно внедрять отдельными блоками. Пробовать, осваивать, улучшать и переходить к следующему. Так реализация объёмного проекта будет поэтапной, безболезненной и не такой финансово затратной. Также важно, чтобы внедрение Битрикс24 оправдало ожидания.

Опишем 6 шагов = модулей по созданию корпоративного портала. Расскажем, какие инструменты ускорят и автоматизируют процессы в вашей компании. И отметим, какие функции доступны в базовой версии Битрикс24, а доработку каких — поручить интегратору.

Шаг 1. Автоматизируйте найм и экономьте время и деньги на подбор персонала

Инструменты Битрикс24 сокращают время на поиск персонала за счёт автоматизации задач эйчара, упрощения повторяющихся действий и режима «одного окна». Уменьшение затрат по времени приводит к экономии денег на подбор кадров.

Интеграция с сайтами вакансий

Используйте в одном окне несколько сервисов по поиску сотрудников. Подключайте HeadHunter, SuperJob, Авито.Работа, «Работа в России» и другие. Все вакансии и отклики будут у вас в одной системе, а не в 3-5 разных. Этот инструмент для вас настроит интегратор.

Карточка кандидата

Сохраняйте резюме в Битрикс24 нажатием одной кнопки. В карточке соискателя уже загружена переписка с кандидатом, добавляйте туда комментарии, оценки, вспомогательную информацию из других источников и результаты тестовых заданий. Карточку можно оптимизировать и дополнять новыми полями. Эту работу поручите интегратору.

Воронка найма

Перечислите все этапы, которые кандидат проходит в вашей компании: собеседование по телефону, очная встреча, тестирование, конкурсный отбор и другие. Это и будет воронка найма. Оцифруйте её в Битрикс24 и значительную часть рутинных действий будет выполнять система.

Автоматизация воронки найма

Вот эта же воронка найма в горизонтальном отображении. На каждую стадию настройте роботов, они автоматически отправят соискателю напоминание об интервью, внесут собеседование в календарь эйчара и руководителя, вышлют кандидату тестовое задание или письмо о том, что на вакансию приняли другого человека. 

Нужный робот сработает, как только специалист передвинет карточку на следующий этап. Такая автоматизация настраивается индивидуально. Роботы доступны на всех тарифах Битрикс24, но на бесплатном — их только 5.

Аудиозапись собеседования

Звоните кандидату прямо из базы резюме. Битрикс24 запишет разговор и привяжет запись к карточке соискателя. Беседу сможет прослушать любое заинтересованное лицо. Например, руководитель или сотрудник службы безопасности. Запись звонка доступна, если ваша телефония привязана к Битрикс24.

База соискателей

Храните в Битрикс24 резюме кандидатов, которые вас заинтересовали, но которым вы сейчас не готовы предложить работу. База соискателей останется у вас, даже если истекла платная подписка на сервисы с вакансиями, и связаться с претендентом можно будет в любой момент. Такой механизм подходит для эксклюзивного поиска и хэдхантинга, но не для массового подбора. Вести свою базу можно на любом тарифе Битрикс24, но на платных — функций и инструментов больше.

Подробно об этапе автоматизации найма читайте в статье.

Шаг 2. Оцифруйте онбординг и упростите работу новичку и коллегам

Система адаптации персонала сокращает текучку кадров на испытательном сроке. В Битрикс24 для этого есть ряд инструментов.

Личный кабинет сотрудника

Заведите сотруднику учётную запись в Битрикс24. Он войдёт в систему через браузер (если у вас облачная версия) и получит доступ ко всем документам, задачам и проектам. В общем чате появится сообщение о новом члене команды и коллектив будет в курсе, кто пришёл работать в компанию, и на какую должность. Это удобно для больших предприятий. В коробочной версии Битрикс24 возможна донастройка личного кабинета.

Автоматические задачи по адаптации

Настройте новичку автоматические задачи, например, изучить регламенты, принести документы в отдел кадров, сдать тесты и так далее.

Другим подразделениям настройте автоматические задачи по трудоустройству новичка: бухгалтерии — подключить сотрудника к зарплатному проекту, IT-шникам — создать ему корпоративную почту, предоставить логины и пароли, офис-менеджеру — выдать новичку пропуск и канцелярские принадлежности.

База знаний

Создайте базу знаний и редактируйте её самостоятельно. Храните в ней полезные для адаптации документы: структуру предприятия, шаблоны, должностные инструкции, правила и регламенты. В коробочной версии Битрикс24 есть модуль «Обучение» для создания курсов и тестов. Для облачной версии можно установить такое готовое приложение или разработать своё при помощи интегратора.

Нюансы онбординга и кейс нашего клиента мы описали в материале по ссылке.

Шаг 3. Используйте электронный документооборот и автоматизируйте HR-процессы

Битрикс24 подходит для перехода предприятия на кадровый электронный документооборот. Нормы Трудового кодекса о таком формате работы действуют с ноября 2021 года. Но это дело добровольное. Не готовы к КЭДО — не ведите. Хотите — пожалуйста, для этого есть Битрикс24 и другой софт.

Электронные документы и ознакомление с ними

Ведите в электронном виде любые документы, связанные с работой. И даже те, ознакомление с которыми сотрудника под роспись предусмотрено ТК. Создавайте собственные формы кадровых документов и используйте шаблоны, утверждённые или рекомендованные законодательством.

Бизнес-процессы

Настройте бизнес-процессы в Битрикс24 на разные кадровые процедуры: согласование документов и заявлений, служебные записки, оформление больничного и прочие. Можно настроить любую цепочку согласований и установить сроки для них.

В Вебфлай оцифровали процесс «Заявление на отпуск». Сотрудник заполняет несколько полей, заявка автоматически уходит на согласование руководителю отдела и далее по цепочке до генерального директора. Затем работник получает уведомление о статусе заявления и приказ, если его подписали. Этот инструмент доступен на тарифе Битрикс24 «Профессиональный».

Хранилище данных

Храните электронные документы, открывайте и редактируйте их в общей базе. Настраивайте доступ к файлам в зависимости от должности или предоставляйте доступ по ссылке внешним пользователям. Максимальные возможности общего диска — на тарифе « Профессиональный».

Использование ЭЦП

Добавьте электронную цифровую подпись (квалифицированную и неквалифицированную), чтобы полноценно вести КЭДО в Битрикс24. Отметим, ЭЦП — это не базовый инструмент системы, а приложение, которое разрабатывают партнёры.

Отчёты

Используйте стандартные отчёты Битрикс24: рабочее время, отчёт по часам, затраченным на разные задачи, графики работы и отсутствий. Или настраивайте выборки под ваши специфические задачи. Например, компании «AnyMed» мы интегрировали приложение для учёта остатка дней отпуска. За каждый год стажа сотрудники получали +1 дополнительный день, а с помощью такой таблицы их стало проще учитывать. 

Интегратор поможет вам настроить любой нужный отчёт и в пару кликов сводить воедино данные, на сбор которых вы тратили часы и дни рабочего времени.

Подробнее переход на КЭДО мы описали в статье.

Шаг 4. Вовлекайте сотрудников с помощью корпоративного портала

Система вовлечения в Битрикс24 гибкая и настраивается под задачи компании. Используйте её и сделайте сотрудников более мотивированными. Это всегда влияет на рост и прибыль бизнеса. 5 из 6 инструментов, описанных ниже, доступны на бесплатном тарифе Битрикс24.

Дни рождения сотрудников

Поздравляйте коллег с днём рождения прямо в общей ленте новостей. В правой части портала Битрикс24 покажет ближайших именинников. В коробочной версии системы есть специальный раздел «Дни рождения». Используйте в нём фильтр по подразделениям, сотрудникам или месяцам, чтобы собрать список именинников выборочно. Это удобно для больших компаний.

Чаты и группы

Общайтесь в чатах Битрикс24, как в обычном мессенджере. Делите беседы на общие, групповые и личные. Отвечайте на сообщения цитированием, используйте эмодзи, фиксируйте кто и когда просмотрел СМС.

Новости

Используйте раздел «Новости», как внутреннюю соцсеть компании. Выкладывайте посты и фото, закрепляйте важные сообщения, публикуйте новости и размещайте объявления. В разделе будет видно, кто из сотрудников ознакомился с записью на стене.

Корпоративные опросы

Используйте этот инструмент для решения формальных и неформальных задач. Например, запустите голосование о месте проведения корпоратива или о выборе названия для нового проекта. Или сделайте анонимный опрос об эмоциональном состоянии команды, работники расскажут честно, ведь никто не узнает что они ответили.

Мобильное приложение Битрикс24

Звоните по аудио- или видеосвязи прямо из приложения. Кстати, запись звонков можно сохранить. Продолжайте общаться в чатах с коллегами, комментируйте задачи или просто будьте в курсе всех событий в компании перед выходом из отпуска.

Геймификация

Используйте инструмент для создания игровой системы поощрений и мотивации сотрудников. Он похож на механику получения бонусов в компьютерной игре или систему баллов в супермаркетах. Например, хвалите тех, кто хорошо справляется с обязанностями. На примере ниже — автоматическое сообщение, которое появляется в ленте новостей нашего клиента после успешного завершения аукциона.

Дорабатывайте геймификацию в платной версии Битрикс24 с помощью интегратора и тестируйте разные варианты вовлечения. На бесплатном тарифе доступен механизм благодарностей, как на картинке ниже.

Больше об инструментах вовлечения и мотивации мы рассказали в этой статье. 

Шаг 5. Измеряйте эффективность работы сотрудников

С инструментами Битрикс24 сотрудники просто начинают работать эффективнее, потому что им стало удобнее выполнять обязанности, а не потому, что этого требует KPI. А так в системе есть всё для учёта человеко-часов, мониторинга задач, загруженности персонала и контроля.

Для замера эффективности в Битрикс24 есть учёт рабочего времени, задачи, события календаря, отчёты и KPI.

Учёт рабочего времени

Утром запускайте в Битрикс24 рабочий день и счётчик времени. Ставьте таймер на паузу в перерывах, а вечером останавливайте. Приучите к этому весь коллектив и контролируйте занятость офисных, и дистанционных сотрудников.

Планируйте рабочее время в окошке: выбирайте задачи из списка или добавляйте собственные. Битрикс24 фиксирует время и активность по каждой задаче. Инструмент доступен на тарифе « Профессиональный».

На основании данных о человеко-часах формируйте табель учёта рабочего времени для расчёта заработной платы и начисления ежемесячной премии.

Календарь

В календаре Битрикс24 планируйте мероприятия для всех сотрудников. В общий график автоматически встают планёрки, совещания и встречи, назначенные руководством или коллегами. Добавляйте в своё расписание созвоны с клиентами и другие дела, которые отнимают время. Так коллеги поймут, что в этот промежуток вы недоступны для решения других задач. В календарь можно добавить новые функции с помощью интегратора.

Задачи и проекты

Ставьте задачи себе или коллегам, назначайте ответственных и соисполнителей, добавляйте чек-листы и напоминания, устанавливайте дедлайны, переписывайтесь, отчитывайтесь, прикрепляйте файлы, отслеживайте время и стадии выполнения работы. И расширяйте инструментарий задач под себя при участии интегратора.

Конструктор отчётов в задачах

Сводите отчёты в пару кликов. Используйте готовые формы: занятость по проектам, задачи на месяц, отчёт по эффективности, задачи за прошлый месяц, ресурсный учёт по задачам и по исполнителям.

Или создавайте шаблоны отчётов: выбирайте период, задайте колонки и условия для отражения нужной информации, выводите данные в таблице или в виде диаграммы. Если хотите добавить ещё фишки в отчёты  — обращайтесь к интегратору.

Инструменты для работы с задачами

Визуализируйте свой перечень по-разному: списком, сроками, канбаном, календарём, диаграммой Ганта или придумайте свои категории во вкладке «Мой план». Эти инструменты доступны на всех тарифах Битрикс24. Нам для работы с контентом очень помог канбан, без него не получалось навести порядок в задачах.

Найдите в Битрикс24 удобный для себя инструмент. Сроки позволяют видеть распределение задач с разбивкой по неделям.

Канбан не привязан к датам, категории для него можно задать самостоятельно, например: в работе, на согласовании, правки и так далее.

Календарь показывает дедлайн каждой задачи, а диаграмма Ганта — продолжительность, крайние сроки по задачам и их взаимозависимость.

Оценка эффективности

Оценивайте эффективность персонала на странице работника в Битрикс24. Система посчитает сколько сотрудник выполняет задач, какое количество он завершил, сколько из них с замечаниями, и какой период взят для оценки. Система учитывает задачи, где работник назначен ответственным либо соисполнителем. Используйте показатель эффективности, чтобы определить размер премии подчинённых. Инструмент доступен на тарифах «Стандартный» и «Профессиональный».

KPI

KPI — не базовая опция Битрикс24. Доработайте функциональность системы индивидуально под запросы компании. В этом поможет профессиональный интегратор. Например, с его помощью создайте приложение для подсчёта KPI. Тогда в системе все показатели будут наглядными и измеримыми с учётом специфики компании.

О возможностях оценки эффективности персонала мы писали в материале.

Шаг 6. Развивайте персонал с помощью Битрикс24

Штатные инструменты Битрикс24 позволяют создать свою систему обучения: для адаптации новичков, для освоения новых инструментов и программ, для повышения квалификации сотрудников. Также к Битрикс24 подключаются сторонние образовательные платформы, такие как Moodle, GetCourse и другие. Механизм можно доработать с помощью интегратора или установить готовый модуль.

Создание курсов

Если вы выбрали для установки коробочную версию Битрикс24, то с помощью специального модуля «Обучение» создавайте свои курсы, разбивайте их на отдельные уроки, настраивайте проверку знаний, например, в формате тестов. Внешний вид базы и корпоративного портала оформляйте под фирменный стиль компании. Как мы рассказывали в шаге 2, для облачной версии Битрикс24 можно установить готовое приложение для обучения или создать своё при помощи интегратора.

База знаний в Битрикс24

Про базу знаний мы упомянули в Шаге 2. Создавайте и редактируйте её самостоятельно. Заполняйте страницы информацией, загружайте тексты, презентации или запишите видеокурс, как это делают клиенты Вебфлай.

О системе развития персонала на Битрикс24 мы рассказывали в статье.

Пробуйте каждый из 6 шагов, осваивайте, адаптируйте под себя и создайте корпоративный портал компании.

Корпоративный портал на Битрикс24 — это: