Отчёты для РОПа: источники лидов, новые лиды, сделки


Отчёты для РОПа: источники лидов, новые лиды, сделки

Системы CRM предоставляют большие возможности. Для менеджера по продажам CRM — это инструмент для работы с клиентской базой и удобный метод хранения данных по текущим сделкам. Для РОПа не меньшую важность представляет отчетность, с помощью которой отслеживаются результаты работы отдела.

В этой статье мы расскажем о том, как получить отчеты по источникам входящих обращений заявок, по новым лидам и по текущим сделкам при помощи штатного функционала Битрикс24. Формирование отчетов будет показано на наглядных примерах.

Отчет по текущим сделкам

Есть два вида отчетов: оперативные и за определенный период. Оперативный отчет представляет ситуацию на текущую дату. Отчет за период позволяет получить информацию за конкретный промежуток времени — неделя, месяц, год и так далее.

Отчет по одной из воронок продаж

Если у вас несколько воронок продаж и нужен отчет по одной из них, используется простое действие.

В разделе «CRM» переходим во вкладку «Сделки», далее выбираем желаемое направление в представлении списком и формируем отчет по воронке.

Отчет по одной из воронок продаж

Готовая отчетность при необходимости выгружается из Битрикс24 в формате для работы в Microsoft Excel.

Выгрузка отчета в Microsoft Excel

Отчет по объему сделок на определенной стадии работы

Посмотрим, какое количество сделок находится, например, на стадии отправки коммерческого предложения. Для этого заходим в фильтр, устанавливаем нужную стадию и получаем таким образом необходимый отчет.

Отчет по объему сделок на определенной стадии

Если понадобится печатная версия, используйте функцию «Печать» внизу страницы.

Печать отчета

Отчет по оплаченным сделкам

С помощью фильтрации в Битрикс24 можно мгновенно узнать, по каким сделкам была перечислена оплата. Чтобы сформировать такой отчет, предварительно необходимо сделать поле «Дата оплаты». Менеджеры обязаны заполнять это поле. Рассмотрим вывод недельного отчета.

В фильтре выводим нужный диапазон дат и строим отчетность.

Отчет по оплаченным сделкам

Отчет по новым лидам

Если необходимо подготовить отчет за какой-либо временной период, то целесообразно будет использовать предустановки CRM, находящиеся на вкладке «Еще». Нажимаем на вкладку и выбираем строку «Отчеты».

Отчеты на странице CRM

В этом разделе реализованы стандартные отчеты Bitrix24, но также можно построить и собственный. Нажимаем на кнопку «Добавить отчет», выбираем сущность, по которой нужна отчетность, и нажимаем «Дальше». В примере рассмотрен отчет по лидам.

Добавление отчета
Выбор сущности для отчета

В новом окне с конструктором строится отчет под лидам на каждого сотрудника.

Вводим название отчета (при желании также добавляем описание). Выбираем период для отчетности. В нашем примере рассматривается информация за все время.

Выбор отчетного периода

В поле с колонками добавляем новую колонку «ID».

Добавление параметров

Ставим галочку в поле «Вычислить колонку». Значение «Минимальное» меняем на «Количество уникальных» и даем название, например, «Количество новых лидов». Нажимаем на иконку %, чтобы получить расчет доли для каждого сотрудника.

Добавление параметров

Удаляем колонки «Название» и «Дата создания».

Удаление ненужных колонок

Переходим к фильтрам. В выборе поля указываем значение «Дата создания». Добавляем еще одно такое же поле нажатием на иконку «+». Для первого поля указываем значение «Больше или равно», для второго — «меньше или равно». Посредством выбранных дат будет настраиваться нужный диапазон.

Настройка диапозона в фильтре

Для большей информативности при нажатии на иконку «+» создаем еще два поля: «Статус лида» и «Источник лида».

Параметры в фильтре

Для доступа сотрудников к отчету включаем функцию «Общий доступ». Сохраняем отчет.

Настройка общего доступа

Через фильтрацию настраивается нужный диапазон дат.

Отчет по новым лидам

Если необходимо узнать, например, сколько лидов не обработано, выбираем соответствующий статус лида в фильтрах.

Применение фильтра

Отчет по источникам обращений с выводом в диаграмму

Чтобы получить данные об источниках обращений, переходим на вкладку CRM и в подменю «Еще» выбираем строку «Отчеты».

Отчеты на странице CRM

Выбираем «Добавить отчет».

Добавление отчета

В появившемся окне в столбце с выбором набора полей выбираем значение «Лид» и нажимаем «Дальше».

Выбор сущности для отчета

Выставляем настройки для формирования отчетности. Даем название отчету, при желании добавляем описание. В графе «Отчетный период» ставим значение «За все время». Также удаляем в разделе «Колонки» все три выставленных по умолчанию значения колонок.

Настройки периода
Настройка колонок

Добавляем новую колонку со значением «Источник лида». Для подсчета количества также добавляем колонку со значением «ID».

Настройка колонок

Отмечаем чекбокс «Вычислить колонку» и меняем появившийся параметр с «Минимальное» на «Количество уникальных». Даем название, например, «Количество обращений».

Для информативности также высчитывается расчет доли по каждому из источников. Для этого добавляем еще одну колонку со значением «ID», тоже отмечаем галочкой «Вычислить колонку» и меняем параметр на «Количество уникальных». Далее выбираем процент и меняем параметр на «%Доля от столбца». Задаем колонке название, например, «Доля от общего количества».

Настройка колонок

Теперь формируем фильтр. Для того, чтобы указать диапазон времени, выбираем два поля с типом «Дата создания». Для первого поля устанавливаем параметр «Больше или равно», для второго — «Меньше или равно».

Настройка фильтра

Для большей наглядности выведем отчет в виде диаграммы. Отмечаем чекбокс «Выводить диаграмму» и выбираем тип. Есть три варианта — линейная, столбчатая, круговая. Мы рассмотрим вариант с круговой диаграммой.

Выбор диаграммы

После всех настроек сохраняем отчет.

Сохранение отчета

Результат — отчет в виде наглядной диаграммы, позволяющий оценить, насколько эффективными были те или иные каналы обращения в определенный промежуток времени.

Диаграмма по источникам обращениям

Чтобы получить информацию по соответствующему промежутку, используйте фильтр, находящийся справа от диаграммы. Выберите нужный отрезок времени и нажмите «Применить».

Применение фильтра

Например, вот так выглядит отчет за текущую неделю. Здесь видно, какие каналы послужили источником наибольшего числа обращений.

Возможность скрыть диаграмму

В результате видно, что на этой неделе самым результативным каналом обращения стала электронная почта.

Таблица с процентным соотношение источников обращений

Если нужен сложный отчет... К сожалению, сложные отчеты (например, получение данных с разбивкой на квартальные периоды) нельзя получить при помощи стандартных функций Битрикс24 «из коробки». Например, если нужно создать отчет по числу обращений с разбивкой на кварталы и годовым итогом, потребуется собрать информацию отдельно по каждым пунктам, занести в Excel и дальше работать уже с электронной таблицей.

Конечно, такое решение удобно не всем. Чтобы быстро и комфортно строить подобные отчеты в Битрикс24, потребуется выполнить специальную доработку CRM. Если вам необходима сложная система отчетности, специалисты компании Webfly помогут усовершенствовать ваш Битрикс24, доработав функционал согласно поставленному ТЗ.

Смотрите видео