Отчёты отдела продаж: источники лидов, новые заявки, сделки

Руководитель отдела продаж оценивает разные метрики в работе своего подразделения, ведь каждый показатель влияет на выполнение плана. Поэтому РОПу важно получать отчёты быстро и точно. И на их основании анализировать процессы и принимать бизнес-решения. В этой статье расскажем, как получить отчёты по источникам входящих заявок, новым лидам и текущим сделкам при помощи штатного функционала Битрикс24. Покажем формирование отчётов на реальных примерах.

Отчёт по текущим сделкам

Есть два вида отчётов: оперативные и за определённый период. Оперативный отчёт отражает ситуацию на текущую дату. Отчёт за период показывает информацию за  — неделю, месяц, год или другой промежуток времени.

Отчёт по воронке продаж

Если у вас несколько воронок продаж и нужен отчет по одной из них, используйте простое действие.

В разделе «CRM» перейдите во вкладку «Сделки», выбирайте нужное направление в списке и формируйте отчёт по воронке.

1.png
Отчёт по одной из воронок продаж

Выгружайте готовую отчётность из Битрикс24 в формате в Microsoft Excel, если это потребуется.

2.png
Выгрузка отчёта в Microsoft Excel

Отчёт по объёму сделок на определённой стадии работы

Посмотрите, какое количество сделок находится, например, на стадии отправки коммерческого предложения. Для этого зайдите в фильтр, установите нужную стадию и получите необходимый отчёт.

3.png
Отчёт по объему сделок на определенной стадии

Если понадобится печатная версия, то используйте функцию «Печать» внизу страницы.

4.png
Печать отчёта

Отчёт по оплаченным сделкам

С помощью фильтрации в Битрикс24 узнайте, по каким сделкам уже перечислили оплату. Чтобы сформировать такой отчёт, предварительно сделайте обязательное поле «Дата оплаты». Менеджеры обязаны будут его заполнять.

Чтобы вывести данные за неделю, в фильтре укажите нужный диапазон дат и постройте отчёт.

5.png
Отчёт по оплаченным сделкам

Отчёт по новым лидам

Если необходимо подготовить отчёт за конкретный временной период, то используйте предустановки CRM, они находятся во вкладке «Ещё». Нажмите на вкладку и выбирайте строку «Отчёты».

6.png
Отчёты на странице CRM

В этом разделе реализованы стандартные отчеты Битрикс24, но также можно построить и собственный. Нажмите на кнопку «Добавить отчёт», выбирайте сущность, по которой нужна отчётность, и нажимайте «Дальше». В примере ниже отчёт по лидам.

7.png
Добавление отчёта
8.png
Выбор сущности для отчёта

В новом окне с конструктором постройте отчёт под лидам на каждого сотрудника. Введите название отчёта (при желании добавьте описание). Выбирайте период для отчётности. В нашем примере информация за всё время.

9.png
Выбор отчётного периода

В поле с колонками добавляйте новую колонку «ID».

10.png
Добавление параметров

Поставьте галочку в поле «Вычислить колонку». Значение «Минимальное» поменяйте на «Количество уникальных» и присвойте ей название, например, «Количество новых лидов». Нажмите на иконку %, чтобы получить расчёт доли для каждого сотрудника.

11.png
Добавление параметров

Удалите колонки «Название» и «Дата создания».

12.png
Удаление ненужных колонок

Переходите к фильтрам. В выборе поля укажите значение «Дата создания». Добавьте ещё одно такое же поле нажатием на иконку «+». Для первого поля укажите значение «Больше или равно», для второго — «меньше или равно». По выбранным датам будет настраиваться нужный диапазон.

13.png
Настройка диапазона в фильтре

Для большей информативности при нажатии на иконку «+» создайте ещё два поля: «Статус лида» и «Источник лида».

14.png
Параметры в фильтре

Для доступа сотрудников к отчёту включите функцию «Общий доступ». Сохраните отчёт.

15.png
Настройка общего доступа

Через фильтрацию настройте нужный диапазон дат.

16.png
Отчёт по новым лидам

Если необходимо узнать, например, сколько лидов не обработано, выбирайте соответствующий статус лида в фильтрах.

17.png
Применение фильтра

Отчёт по источникам обращений с выводом в диаграмму

Чтобы получить данные об источниках обращений, переходите на вкладку CRM и в подменю «Ещё» выбирайте строку «Отчёты».

18.png
Отчёты на странице CRM

Выбирайте «Добавить отчёт».

19.png
Добавление отчёта

В появившемся окне в столбце с выбором набора полей укажите значение «Лид» и нажмите «Дальше».

20.png
Выбор сущности для отчёта

Выставляйте настройки для формирования отчётности. Дайте название отчёту, при желании добавьте описание. В графе «Отчётный период» поставьте значение «За всё время». В разделе «Колонки» удалите все три выставленных по умолчанию значения колонок.

21.png
Настройки периода
22.png
Настройка колонок

Добавьте новую колонку со значением «Источник лида». Для подсчёта количества также добавьте колонку «ID».

23.png
Настройка колонок

Отмечайте чекбокс «Вычислить колонку» и поменяйте появившийся параметр с «Минимальное» на «Количество уникальных». Присвойте название, например, «Количество обращений».

Аналогично высчитывается доля по каждому из источников. Для этого добавляйте ещё одну колонку со значением «ID», тоже отметься её галочкой «Вычислить колонку» и поменяйте параметр на «Количество уникальных». Далее выбирайте процент и меняйте параметр на «%Доля от столбца». Задайте колонке название, например, «Доля от общего количества».

24.png
Настройка колонок

Теперь сформируйте фильтр. Для того, чтобы указать диапазон времени, выбирайте два поля с типом «Дата создания». Для первого поля установите параметр «Больше или равно», для второго — «Меньше или равно».

25.png
Настройка фильтра

Для большей наглядности выводите отчёт в виде диаграммы. Отмечайте чекбокс «Выводить диаграмму» и выбирайте тип. Есть три варианта — линейная, столбчатая, круговая. Мы покажем вариант с круговой диаграммой.

26.png
Выбор диаграммы

После всех настроек сохраните отчёт.

27.png
Сохранение отчёта

Диаграмма позволяет наглядно оценить, насколько эффективными были разные каналы обращения в определённый промежуток времени.

28.png
Диаграмма по источникам обращениям

Чтобы получить информацию по соответствующему промежутку, используйте фильтр, находящийся справа от диаграммы. Выберите нужный отрезок времени и нажмите «Применить».

29.png
Применение фильтра

Например, вот так выглядит отчёт за текущую неделю. Здесь видно, какие каналы послужили источником наибольшего числа обращений.

30.png
Возможность скрыть диаграмму

В результате видно, что на этой неделе самым результативным каналом обращения стала электронная почта.

31.png
Таблица с процентным соотношение источников обращений

Если нужен сложный отчёт

Сложные отчёты по отделу продаж (например, поквартальные данные) нельзя получить при помощи стандартных функций Битрикс24 «из коробки». Например, если нужно создать отчёт по числу обращений с разбивкой на кварталы и годовым итогом, топотребуется собрать информацию отдельно по каждым пунктам, занести в Excel и дальше работать уже с электронной таблицей.

Конечно, такое решение удобно не всем. Чтобы быстро и точно строить сложные отчёты в Битрикс24, вам потребуется специальная доработка CRM. За этим обращайтесь к команде Вебфлай! Улучшим вам систему и ускорим работу в CRM.


Смотрите видео


Автор статьи

Юлия
Юлия
CRM-аналитик

Теги

Понравился материал?

Подписывайтесь и получайте еще больше полезных публикаций.

Хотите консультацию?

Просто напишите нам! Перезвоним в будний день с 9:00 до 19:00
Связаться с нами

Связаться с нами

Ваше имя*
Компания
Телефон*
E-mail
Мобильный телефон
Коротко о проекте
Нажимая кнопку «Отправить» вы соглашаетесь c правилами обработку ваших персональных данных.