Рост оборота на 300%: автоматизация продаж в Битрикс24 и разработка онлайн-сервиса для «Реестрдома»

Разработали сайт и личный кабинет, интегрировали их с Битрикс24, автоматизировали процессы и выставление счёта, подключили сервис почтовой рассылки. Компания «РеестрДома» увеличила оборот в 3-4 раза, и сократила срок подготовки документов на оплату с 40 минут до 2 минут.

«До внедрения Битрикс24 мы просили заказчиков прислать реквизиты, ИНН/ОГРН и прочее. Потом менеджеры вручную редактировали вордовские и экселевские документы, вбивали реквизиты заказчика и перечень услуг. Это было очень долго, ручной труд, много ошибок, маленькая конверсия, потому что с обеих сторон что-то вечно терялось.

С появлением Битрикс24 абсолютно все данные парсятся из сервиса DaData, переменные для составления шаблонов берутся с нашего сайта и CRM, всё стандартизовано. Отправка клиенту полного пакета документов для оплаты занимает 2 минуты, без автоматизации — 30-50 минут. Этот инструмент позволил составлять проекты индивидуальных предложений и рассылать потенциальным клиентам, которые ещё не планировали заказывать у нас. И это не просто оффер, не спам, а реально персональное предложение!».

Александр Ромащенко

Индивидуальный предприниматель, руководитель «РеестрДома»

О компании

«Реестрдома » формирует реестры собственников многоквартирных жилых домов. Актуальный список владельцев недвижимости нужен ТСЖ, управляющим компаниям, ресурсоснабжающим организациям и муниципальным предприятиям. Фирма запрашивает и получает данные напрямую от Росреестра. Раньше информацию обрабатывали 2 компьютера, что замедляло процесс и мешало брать больше заказов.

Проблемы клиента

Письма попадали в спам и не уходили адресатам,
Низкая производительность компьютеров.

До начала сотрудничества с нами у компании был простой лендинг и Битрикс24, который использовали неэффективно. Кроме того, возникла ситуация с некорректной отправкой и доставкой писем из CRM.

«Реестрдома» обратились к Вебфлай осенью 2018 года, чтобы решить проблему с корреспонденцией. Заказчики нашли нас по запросу в поисковике и записались на консультацию. В разговоре выяснилось, что фирме необходимо увеличить ежемесячный оборот в 2-3 раза, чтобы купить дополнительные компьютеры для обработки данных.

Вебфлай за час исправили проблему с почтой, рассказали клиенту какие бизнес-процессы наладить, чтобы экономить время и нарастить пропускную способность каждого отдела, и показали, как это воплотить на Битрикс24.

Клиенту подключили облачную версию «Битрикс24» и архивный тариф «Команда».

Цели «РеестрДома»

Устранить проблему с письмами, которые попадали в спам или не доходили клиентам,
Убрать ручные действия сотрудников: оформление договоров и счетов, отправку документов и так далее,
Сократить рутинный обзвон заказчиков,
Полностью автоматизировать процесс сделки,
Увеличить выручку в 2-3 раза, то есть до 500-600 тысяч рублей в месяц,
В будущем поднять оборот до 1 млн рублей в месяц за счёт автоматизации.

Чем Вебфлай помогли

Разработка сайта и личного кабинета

Клиент сам регистрируется на портале и оформляет заявку. В личном кабинете можно выписать счёт или сразу оплатить заказ. Портал интегрировали с разными платёжными системами, чтобы клиент выбрал удобную ему.

На сайте создали CRM-форму, в ней заказчик выбирает, как ему выслать закрывающие документы по оплате: «Почтой России», в сканированном виде или через систему электронного документооборота.

Если контрагент не использует ЭДО, то система ставит менеджеру задачу отправить документы Почтой России и напоминает проконтролировать получение письма.

После выполнения заказа Битрикс24 автоматически отправляет клиенту на e-mail реестр в нескольких форматах, отчёты и акты по оплате.

Интеграция Битрикс24 с сайтом

Система автоматически регистрирует обращения с портала и создаёт сделку в Битрикс24. При изменении статуса заказа информация обновляется и в CRM, и в личном кабинете клиента.

В CRM создаётся сделка по каждой заявке с сайта

Примерно 50% сделок проходит без участия менеджера, сотрудник связывается с заказчиком, если у того возникла проблема или он не завершил оформление заявки.

Например, если клиент оставил брошенную корзину, то CRM через 2 часа создаёт сделку и ставит напоминание связаться с ним и выяснить причину. Может, клиент не справился самостоятельно или его отвлекли важные вопросы. А менеджер готов позаботиться о заказчике: завершить за него оформление заявки и выставить счёт.

Настройка воронок и туннелей продаж в Битрикс24

Направлений получилось более 10: сбор информации о заказчике, формирование документов, выполнение заявки, возможные проблемы и другие.

Воронка продаж «РеестрДома» в Битрикс24

Настройка роботов и автоматизация бизнес-процессов в Битрикс24

Система сама регистрирует сделку, добавляет товары, формирует и выставляет счёт, отправляет его на оплату, проверяет получение средств и переносит сделку на стадию выполнения заказа. Когда все данные для обработки заявки есть, то она переходит в статус «выполнено», если нет, то переносится на стадию обработки менеджером.

Воронки и туннели продаж «РеестрДома» в Битрикс24

Интеграция сайта с системой Росреестра и другими внешними ресурсами

Теперь в автоматическом режиме происходит запрос выписки из Росреестра и компания обрабатывает большие объёмы данных за меньший промежуток времени.

Настроили интеграцию с внешними системами: сервисом DaData, который автоматически проверяет, исправляет и геокодирует адреса, картами и другими.

Интеграция корпоративной почты и мессенджеров с Битрикс24

Сделка в Битрикс24 создаётся одним нажатием кнопки «в CRM» рядом с письмом, если заявка поступила на почту.

Система объединила в одном окне: корпоративную почту, рабочие чаты, мессенджеры для общения с клиентами и онлайн-чат с сайта.

Отчёт по каналам связи в Битрикс24

Настройка CRM-маркетинга в Битрикс24

Выполнили интеграцию с сервисом – email-рассылки. С помощью писем и автоматических SMS «Реестрдома» вовремя сообщает клиентам о готовности заявки, напоминает, что пора заказать свежую выписку и так далее.

Шаблон письма для email-рассылки

Настроили парсер, который собирает контакты с нужных ресурсов и передаёт в CRM. Битрикс24 автоматически создаёт по ним сделки и отправляет потенциальным клиентам электронные письма.

Статистика по email-рассылке в Битрикс24

Настройка отчёта по отделу продаж в Битрикс24

Создали отчёты, в которых видно, сколько звонков совершает менеджер, сколько минут общается с клиентом, какое количество сделок ведёт. Без автоматизации эти показатели не могли измерить. Аналитика доступна по сотруднику, периоду и другим параметрам и формируется в пару кликов.

Отчёт Битрикс24 по коммуникациям в отделе продаж

Результаты работы c Вебфлай

раза вырос финансовый оборот компании

50%

сделок проходят в автоматическом режиме

Стали обрабатывать больше заказов при меньшем количестве сотрудников и техники. В 2021 году у компании стало более 2 тысяч клиентов.
Сократили время подготовки пакета документов на оплату с 30-50 минут до 2 минут.
Перевели документооборот в электронный вид, оцифровали все файлы, что ускорило процесс работы.
Начали быстрее получать выписки из Росреестра. Раньше это отнимало много времени.
Примерно 50% сделок проходят автоматически, без участия менеджера.
Оборот компании вырос в 3-4 раза до 1 млн рублей в месяц.
Увеличили число каналов общения с клиентом. Добавили онлайн-чат на сайт, обратный звонок, CRM-формы. Интегрировали яндекс-чат, ВК и Viber.
Выросло количество повторных клиентов.
Появился отчёт по эффективности сотрудников.

Стоимость работ

Поэтапное внедрение системы заняло 6 месяцев. Настройка Битрикс24 под задачи заказчика стоила 533 тысячи рублей.

«Реестрдома» использовали архивный тариф «Команда». Цена лицензии — 5990 тысяч рублей в месяц. Сейчас под аналогичные задачи подходит действующий тариф «Профессиональный».

Начать работать с Вебфлай

Мнение клиента

«Работать с Вебфлай понравилось. Особенно харизма руководителя, его стиль работы. Первое: он не отказывает, всегда выслушает, покивает, подскажет, как лучше сделать. Второе: не рассказывает всех возможностей по улучшению сразу, чтобы не забивать голову, решает конкретную боль клиента на месте. Третье: всё делает молча, а потом присылает счёт)))».