Как упростить работу бухгалтера клиники при оформлении справок на налоговый вычет

О клиенте

«Ваш стоматолог» — клиника на 7 кресел, расположенная в городе-миллионнике. Клиентская база превышает 37 000 человек. Проект находится у нас на комплексном сопровождении с 2014 года.

Ситуация на старте

Клиника стабильно развивалась, и поэтому возникла необходимость более чётко организовать процессы, которые занимали много времени и мешали эффективной работе. Например, с увеличением количества пациентов стало сложнее обрабатывать запросы на предоставление справок, поэтому возникла необходимость в оптимизации документооборота в организации.

Задачи клиента

В месяц клиника получает примерно 30 запросов на оформление справок для налогового вычета, на каждый из них администратор тратит примерно 10 минут, с учётом всех коммуникаций, а бухгалтер — в 2–3 раза больше. Кроме того, такие заявки не регистрировали и не контролировали, что приводило к их потере или длительному выполнению. 

Когда пациент обращался в клинику за справкой, администратор записывал необходимые данные и передавал их в бухгалтерию. Из-за отсутствия наглядного списка запросов, бухгалтеру приходилось вручную отслеживать статус каждой заявки и уточнять информацию о пациенте через ресепшн. Также администраторы по телефону оповещали клиентов, что справки готовы.

В конце месяца бухгалтер отчитывался перед руководителем о количестве подготовленных справок. Это было частью его ежемесячного KPI (ключевого показателя эффективности). Чтобы проверить точность этой цифры, начальнику приходилось либо верить специалисту на слово, либо пересчитывать бланки вручную.

Все эти лишние действия замедляли процесс подготовки документов для бухгалтерии, а сотрудников ресепшн отвлекали от основных обязанностей.

Чем Вебфлай помогли

Для оптимизации документооборота, мы использовали Битрикс24, которым уже активно пользовалась клиника. На сайте мы настроили CRM-форму, а в CRM — воронку для сбора информации.

Страница для сбора заявок на сайте

На сайте клиники создали страницу «Налоговый вычет», где подробно описали услугу. Также внедрили CRM-форму, где пациенты заполняют необходимую информацию.

Воронка в CRM для обработки заявок

Настроили специальную воронку в CRM для клиник. Теперь запросы на справки поступают напрямую в бухгалтерию. В карточке сделки содержатся все необходимые данные для оформления документов, включая контакты клиента. Это позволяет бухгалтеру уточнять информацию напрямую у пациента, а не через сотрудников ресепшн.

Благодаря воронке бухгалтер выполняет свои задачи быстрее, процесс не растягивается на несколько дней, а занимает 20–30 минут. Исполнитель своевременно получает запросы на справки со всей необходимой информацией. Он контролирует все этапы подготовки документов и не зависит от работы сотрудников ресепшн. Кроме того, бухгалтер в пару кликов формирует отчёт о количестве выданных справок, который влияет на премиальную часть его зарплаты.

В свою очередь, администратор больше не тратит время на ручное заполнение данных и занимается своими основными обязанностями. Это позволяет экономить минимум 10 минут на каждом обращении.

Автор изображения на обложке