B2B-кабинет для импортёра «Колибри кофе»: рост выручки в 2 раза после запуска оптового кабинета

Разработали личный b2b-кабинет для оптовых клиентов, который помог импортёру «Колибри кофе» пережить пандемию и увеличить прибыль в 2 раза с тремя сотрудниками в штате.

«Мы на рынке уже 9 лет, и до 2017 года все держалось сугубо на ручном управлении — заметки писали на магнитной доске и в Microsoft Outlook, контакты клиентов — в блокноте, заказы оформляли по телефону, а часть информации вообще держали в голове. В какой-то момент я поняла, что мы погрязли в рутине и не можем выстраивать прозрачные отношения с кофейными фермерами и клиентами. Собиралась нанять еще одного человека, но вовремя познакомилась с ребятами из компании Вебфлай, которые рассказали про возможности оцифровки и автоматизации всех процессов даже для такого небольшого бизнеса, как у нас...».

Валентина Моксунова

Директор, основатель «Колибри кофе»

Чем Вебфлай помогли

На старте проекта было много гипотез, как должны работать те или иные функции. В результате мы собрали MVP, который почти 2 года проходил боевое тестирование клиентами «Колибри кофе». Обратная связь от них легла в основу будущих итераций личного кабинета: обновился дизайн, появилась адаптивная вёрстка под мобильные устройства и новые функции.

IT-инфраструктура личного кабинета Колибри Кофе

Автоматизация документооборота

Приёмка заказа, выгрузка его в программу, формирование счёта, исполнение, формирование бухгалтерских документов и начисление бонусов происходят автоматически и практически мгновенно. В результате получилось значительно разгрузить персонал и сделать сервис максимально дружелюбным к новым сотрудникам: благодаря работающей связке 1С — Личный b2b-кабинет — Битрикс24, погружение в работу новичка теперь занимает всего час. Один час против долгих месяцев обучения и контроля до автоматизации — «Настоящее чудо», как сказала Валентина Моксунова.

Конвертация валют

Менеджерам не нужно выставлять счёт в долларах, напоминать про правильную конвертацию по курсу ЦБ и всё равно потом получать оплату с ошибками. Благодаря автоматической конвертации, цифры наконец стали сходиться.

Календарь аренды ростера

У «Колибри кофе» 3 ростера для разных целей обжарки с разной тарификацией. Раньше приходилось вести запись людей самостоятельно. Сейчас система автоматически даёт возможность сориентироваться: после того, как клиент заказал кофе, она рассчитывает необходимое количество часов для выполнения обжарки купленного кофе и предлагает в календаре выбрать подходящий слот. Менеджеру остается утром открыть календарь и посмотреть, к какому времени прогреть забронированный ростер.

Напоминание клиентам о новом заказе

В Битрикс24 настроили бизнес-процесс: CRM собирает данные из 1С, отслеживает даты заказов и оповещает менеджера, если клиент давно ничего не покупал. В определённую дату Битрикс24 ставит менеджеру задачу связаться с клиентом и узнать, нужна ли помощь с профилями обжарки и надо ли оформить новый заказ. Система не запутается в датах и не пропустит ни одного покупателя.

Автоматическая задача в Битрикс24 на звонок клиенту

Дата напоминания настроена исходя из даты последней доставки и региона проживания клиента. Для каждого из 7 федеральных округов рассчитан свой интервал времени (от 1 до 3 недель) с учётом логистики. Также закладывается время, необходимое для того, чтобы заказчик обжарил и попробовал кофе.

Если покупатель не оформляет заказ, то менеджер оставляет в CRM комментарий с датой повторного созвона. А если оформляет, то «Колибри кофе» получает новую заявку и прибыль за счёт простой автоматизации.

Покупка кофе напрямую у фермера

Такой способ выгоден для каждой стороны: фермеры не теряют деньги, продавая товар через биржи, где цены сильно опускают. А заказчики могут купить кофе нужного качества, сэкономив на закупке за счёт отложенной поставки. «Колибри кофе» отвечает за всю логистику. А личный b2b-кабинет позволяет клиентам выбирать и оплачивать кофе до того, как его загрузят в контейнеры и отправят в Россию. Система позволяет разбить платежи на части и будет автоматически выставлять счета за выбранный период.

Скриншот личного кабинета Колибри Кофе. Мобильная версия

Скриншот личного кабинета Колибри Кофе. Статусы движения контейнера

Скриншот личного кабинета Колибри Кофе. Календарь аренды ростера

Мнение клиента

«После внедрения функции личного кабинета наша чистая выручка выросла в 2 раза при органическом росте оборота на 15% и без увеличения штата — это не только заслуга Вебфлай, но они запустили перемены, прокачали наши внутренние процессы. При этом мне важно, чтобы устойчивый рост компании происходил комфортно для меня, нужна легкость в управлении бизнесом. И тут, наверно, кроется главная ценность автоматизации – она освобождает время и дарит независимость от людей, делая компанию практически неуязвимой, особенно в тяжелые кризисные времена».