Обучение Битрикс24: администрирование на тарифе «Энтерпрайз», настройка бизнес- и смарт-процессов для IT-компании

О клиенте

FishTech Digital — IT-компания, которая разрабатывает собственные цифровые продукты для фуд-ритейла. Головной офис находится в Санкт-Петербурге, в IT-подразделении работает 20 человек, а всего штат компании насчитывает около 300 сотрудников.

Ситуация на старте проекта

«ФишТех Диджитал» несколько лет работали в Битрикс24, подключив лицензию «Энтерпрайз 250». Несмотря на мощность системы, её использовали для ведения проектов и контроля задач, не применяя другие инструменты. 

Когда у сотрудников возникали вопросы о работе CRM, они обращались в IT-отдел. Однако специалисты отдела давали стандартные ответы, которые можно получить в службе поддержки или найти в справочнике Битрикс24.

Хотя обладатели тарифа Enterprise имеют право на приоритетную техническую поддержку от производителя, «ФишТех Диджитал» этой опцией не пользовались. Отметим, что специалисты вендора не предоставляют консультации и советы по использованию инструментов. Они подключаются только при возникновении проблем с работой системы.

Таким образом, у «Фиш Тех Диджитал» возникла необходимость во внутренних экспертах по Битрикс24, которые будут обучать коллег, помогать им, настраивать портал и адаптировать его под нужды бизнеса.

Задачи клиента

Подготовить штатных специалистов по Битрикс24, чтобы эффективно использовать систему и расширять функционал.

Почему выбрали Вебфлай

Представитель компании нашел услугу «Обучение CRM Битрикс24» на нашем сайте через поиск в интернете. Клиенту понравились адаптивные пакеты часов, которые можно подстроить под необходимую программу. Другие партнёры Битрикс24 предлагали негибкие планы обучения, где оказалось много ненужных тем.

Чем Вебфлай помогли

Нам предстояло обучить троих сотрудников IT-отдела работать с CRM в качестве администраторов портала. В их числе были два специалиста и руководитель подразделения.

Выявили спрос на обучение

Прежде чем приступить к занятиям, мы выяснили, какие сложности возникают у сотрудников при работе с системой и какие задачи нужно выполнять команде. Это помогло нам определить, сколько часов обучения потребуется, выбрать приоритетные темы и найти баланс между теорией и практикой.

Акцент в обучении СРМ Битрикс24 сделали на автоматизации бизнес-процессов, таких как согласование документов: договоров, счетов, заявлений. Также уделили внимание базовым инструментам системы, администрированию портала и настройке прав доступа, и обучению пользователей по разделам: CRM, маркетинг, контакт-центр, проекты и задачи, и другим направлениям.

Провели обучение

Занятия проводили 3 раза в неделю по 2-3 часа. Мы выбрали формат, при котором участники группы по очереди демонстрировали экран. Весь процесс записывали на видео. 

Во время занятия ответственный сотрудник расшаривал свой экран, выполнял указания куратора и самостоятельно настраивал блок, что помогало ему сразу закрепить навык. После этого он отвечал на вопросы о пройденном материале и спрашивал, если что-то оставалось непонятным. Каждый урок менялся сотрудник, выполняющий практические задачи.

В итоге каждый специалист отдела смог активно поучаствовать в обучении несколько раз. Сначала он выполнял задания по материалам предыдущего занятия, а затем переходил к настройке нового раздела. Так каждый в команде смог лучше понять, как использовать Битрикс24 в своей работе и в задачах коллег.

Например, команда IT-отдела, следуя подсказкам куратора, настроила:

• CRM-воронки для бронирования столов в ресторанах и внесения предоплаты.
  
• Бизнес-процессы для автоматического согласования документов.
• Отчёты с использованием BI-коннектора для мониторинга различных показателей.
  
• Автоматическую генерацию договоров, заявок в IT-отдел и других документов.
  
• Различные инструменты для разных ролей и должностей: операторов колл-центра, менеджеров отдела продаж, администраторов, руководителей и других.
  

Нам, как исполнителям, порой не хватало вводных данных, по которым мы обучим создавать бизнес-процесс. Например, при настройке автоматического согласования договора необходимо понимать, по какой цепочке движется документ; будет согласование параллельным или последовательным; кто получает уведомления о действиях; нужен ли реестр всех договоров на выходе; что происходит с документом, если его не согласовали, и многое другое.

Благодаря онлайн-формату мы проясняли эти вопросы на созвонах. Это позволило нам дать команде не бесполезные теоретические знания, а предоставить настроенные сценарии работы, которые каждый день облегчают жизнь им и их коллегам.