Отчёт по проектной работе в Битрикс24 для производителя систем дымоотведения и отопительного оборудования

О клиенте

Ferrum — крупнейший в России производитель дымоходов. Выпускает системы дымоотведения, печное, банное, газовое, отопительное оборудование. Компания имеет представительства в трёх федеральных округах и официальных дистрибьюторов в регионах.

«Феррум» установили коробочную редакцию Битрикс24 «Корпоративный портал» на 100 пользователей. Организация проектных работ ведётся в CRM, где создают задачи, назначают ответственных, устанавливают сроки и приоритеты, обмениваются документами, а также взаимодействуют внутри команды через встроенные чаты и комментарии.

Проблемы клиента

Приходилось вручную считать, сколько времени проектный отдел тратит на составление смет для потенциальных клиентов. Эта услуга, хоть и бесплатная для заказчика, требовала значительных трудозатрат специалистов и не всегда завершалась успешной продажей.

Попытки настроить необходимые отчёты самостоятельно и с помощью известной компании-интегратора, не увенчались успехом, поскольку подрядчик заявил, что такая настройка отчётов в CRM невозможна.

В итоге Ferrum обратились к Вебфлай. Руководитель отдела продаж познакомился с представителями нашей компании на бизнес-мероприятии в Воронеже.

Цели клиента

Автоматически учитывать время, затраченное проектным отделом на задачи от каждого постановщика.

Чем Вебфлай помогли

С помощью стандартного конструктора CRM настроили 2 вида отчётов: общий и детальный. Расскажем о них подробнее.

Ресурсный отчёт по задачам в Битрикс24

Для расчёта сметы создаётся отдельная задача, в которой инженеры-проектировщики регистрируют время работы над документом. Эти задачи поступают от менеджеров по продажам и относятся к различным проектам и клиентам. Мы настроили отчёт, который суммирует время специалистов, затраченное на подготовку смет.

В фильтре есть параметры:

Наша настройка отчётов в Битрикс24 позволяет формировать отчёты в несколько кликов: выбрать период, статус задачи, задать столбцы и условия для отражения нужной информации, например, выводить данные в виде круговой или столбчатой диаграммы. В отчёт можно добавить дополнительные поля, такие как планируемые сроки, оценка и другие.

Отчёт содержит данные о трудозатратах исполнителей на уровне проектов и постановщиков. Это позволяет оценить загруженность специалистов, эффективно организовать работу команды и оптимизировать распределение задач.

Ресурсный отчёт по постановщикам в Битрикс24

Отчёт выводит информацию о количестве задач, порученных инженерам от разных постановщиков, и затраченном на их выполнении времени. Аналитика строится в разрезе задач и проектов.

Отчёт помогает оценить нагрузку на инженеров со стороны отдела продаж и выявить окупаемость проектов. Например, определить, какая доля бесплатных смет приводит к сделке у каждого менеджера и сколько часов работы инженеров на это потребовалось.

Интеграция Битрикс24 с 1С

Ferrum использует Битрикс24 для организации проектных работ и коммуникаций по сделкам, а 1С — для ведения клиентов, выставления счетов и контроля складских запасов. У компании множество сделок, для которых в воронке настроены около 20 стадий. Для синхронизации данных между системами мы настроили интеграцию CRM и 1C. 

Создали алгоритм, который автоматически выгружает сделки с контрагентами и статусами из 1С — в Битрикс24. Алгоритм работает с заданной периодичностью и по запросу, то есть при нажатии кнопки. Это позволяет обновлять информацию в реальном времени, например, когда клиент оплатил счёт и стадия сделки изменилась.

Также при создании в 1С сделка автоматически дублируется в Битрикс24, а внесённая в CRM информация передаётся в 1С. Благодаря интеграции менеджеры могут работать с воронкой продаж, например, в командировке и не привязываться к стационарному ПК с установленной 1С.