Коммерческое за 3 секунды и отчёты в 2 клика в Битрикс24: оцифровка отделов продаж и снабжения для компании по продаже метизов
О компании «СтальАрсенал»
«СтальАрсенал» продаёт метизы и металлоконструкции. Их клиенты — бизнес от небольших строительных компаний до предприятий ракетно-космической и оборонной отрасли. «СтальАрсенал» на рынке более 10 лет, реализуют продукцию оптом и в розницу, на Россию и страны СНГ. Расположены в городе Белорецке Республики Башкортостан.
У компании уже был Битрикс24, но предыдущий подрядчик настроил систему некорректно. В итоге «СтальАрсенал» заплатили за CRM деньги, но функционал портала не использовали, а разобраться самостоятельно не получилось.
Проблемы клиента
- Система не настроена под задачи клиента: из-за этого инструменты Битрикс24 использовали частично, а сотрудники выполняли лишние действия, которые можно было оцифровать.
- Почта не интегрирована в Битрикс24: менеджеры вели переписку в Outlook, куда приходили заявки, затем копировали данные из писем, вручную создавали сделки и контакты в Битрикс24.
- Не автоматизированы процессы на этапах воронки продаж: типовые коммерческие предложения составляли вручную, напоминания о звонках клиентам вели на бумаге, информацию о заявках передавали устно. Это отнимало много времени и увеличивало риск ошибки или потери данных.
- Нет контроля этапов сделки: не понятно в каком отделе находится заявка и что по ней сделано.
- Не шаблонизированы отчёты: данные для руководителя по сделкам и работе менеджеров собирали вручную из разных источников.
«СтальАрсенал» обратились в Вебфлай в конце мая 2019 года с запросом настроить Битрикс24 под их задачи. С компанией мы работали дистанционно, как и с большинством заказчиков. Клиент использовал облачную версию Битрикс24 на архивном тарифе «Команда».
Цели «СтальАрсенал»
- Оптимизировать работу Битрикс24.
- Увеличить количество обработанных заявок.
- Автоматизировать рутинные действия менеджеров.
- Сократить время на подготовку КП и других документов.
- Формировать отчёты в один клик.
Чем Вебфлай помогли
Интегрировали корпоративную почту в Битрикс24
Когда заявка приходит на почту, менеджер нажимает кнопку «В CRM» рядом с письмом, и в Битрикс24 в один клик создаётся сделка по лиду — это занимает 2-3 секунды. За счёт автоматизации сотрудники успевают обработать больше заявок. Раньше на создание лида требовалось несколько минут.
Если заявка от контрагента уже приходила на почту, то кликнув на неё, Битрикс24 откроет соответствующую сделку и лид не будет дублироваться.
Настроили бизнес-процессы на привычные действия сотрудников
Подготовили два шаблона коммерческих предложений: теперь система автоматически формирует и отправляет клиенту КП. Это происходит при переводе лида на определенную стадию. Битрикс24 прикрепляет к письму вложения, указывает контакты и подпись менеджера. После отправки КП в карточке сделки появляется отметка о выполнении этого действия.
На своём сайте «СтальАрсенал» указали быструю обработку заказов как одно из преимуществ работы с ними. Такое сильное УТП стало возможным благодаря автоматизации процессов в Битрикс24.
Настроили отчёты для руководителя
Отчёт по текущим сделкам (успешно закрытым и проигранным) формируется в два клика. Руководитель оперативно собирает информацию и фильтрует её по направлениям продаж, периоду и менеджерам.
Также начальник отдела собирает данные по отправленным КП. Этот критерий влияет на выполнение KPI менеджера: чем больше коммерческих предложений отправил - тем выше премия. Раньше эти данные приходилось долго считать и вручную сводить по каждому сотруднику. Теперь в Битрикс24 достаточно нажать две кнопки и получить отчёт.
Настроили дополнительные поля в карточке сделки
В карточке сделки отображается срок готовности продукции, дата предоплаты, содержание заявки в отдел снабжения, ассортимент поставщика и другие важные данные. Благодаря этому информация о сделке видна в одном окне, её не нужно запрашивать у коллег, искать в разных файлах или звонить в бухгалтерию.
При заполнении поля «Содержание заявки в отдел снабжения» в карточке отобразится краткий перечень товара по этой заявке. Также Битрикс24 поставит автоматическую задачу менеджеру, что у поставщика нужно запросить спецификацию по конкретным наименованиям.
Поле «Срок готовности продукции» показывает дату, когда товар будет доступен к отгрузке у поставщика. Это удобно, если клиенту необходима продукция, которую «СтальАрсенал» закупает у разных контрагентов и у каждого из них свои сроки поставки. Если менеджер уже заказал продукцию у производителя, то Битрикс24 автоматически поставит ему задачу в нужный день связаться с поставщиком и узнать готов ли товар. Так сотрудник не пропустит срок, и клиент вовремя получит заказ. От этого растёт число довольных покупателей и улучшается репутация компании.
Поле «Дата предоплаты» в карточке сделки показывает, какого числа клиент внёс предоплату. Это позволяет контролировать сроки окончательного расчёта, если заказчик должен перечислить остаток суммы в течение 3, 5 или 10 дней. Когда клиентов много, то отследить все даты без автоматизации невозможно. А Битрикс24 напоминает кто и в какой срок должен оплатить счета. Также предоплата — сигнал к отгрузке продукции клиенту.
В графе «Ассортимент поставщика» видно какой товар покупает заказчик. Благодаря этому можно сегментировать клиентскую базу, построить отчёты по количеству таких потребителей и адресно отправлять специальные предложения через CRM-маркетинг. Клиент, который интересовался металлопрокатом, получит уведомление об акции на эту продукцию или о новом поступлении нужного ему товара.
Настроили воронки продаж и автоматические задачи
Создали воронки для отдела продаж и отдела снабжения. Этот механизм нужен для отслеживания стадий сделки, стандартизации и автоматизации процессов. В Битрикс24 видно кто ответственный за каждый этап, какая сумма договора, сколько товара осталось отгрузить клиенту.
Например, когда менеджер формирует новую заявку, система ставит автоматическую задачу уточнить у поставщика позиции и цены. На другом этапе сделки робот напоминает о том, что необходимо позвонить производителю и узнать готова ли продукция. На следующей стадии Битрикс24 создаёт автоматическую задачу в отдел снабжения на сбор заказа.
Когда заявка проходит все стадии воронки в отделе продаж, то система переводит её в воронку отдела снабжения. Для этого подразделения Вебфлай скорректировал стадии обработки лидов и сделок. Некоторые этапы были лишними, мы их скомпоновали, упростили и менеджерам стало удобнее работать.
Отметим, что у «СтальАрсенал» хороший архивный тариф, многие функции по которому сейчас доступны только в более дорогих версиях подписки. Компания использует не все инструменты по этому пакету, им хватает и действующего функционала. Такое тоже бывает. Главное, чтобы Битрикс24 решал задачи клиента.
Результаты работы c Вебфлай
- Подготовка и отправка коммерческих предложений занимает 1-2 секунды — достаточно перевести лид на нужную стадию. До автоматизации менеджер тратил около 3-4 минут на отправку КП по электронной почте. Получается, что на каждые 10 писем Битрикс24 экономит сотрудникам 30-40 минут рабочего времени.
- Система отслеживает KPI сотрудников по отправленным КП и платить премию не за человеко-часы, а за эффективность менеджера.
- Руководитель в 2 клика получает отчёты по успешным и проигранным сделкам с разбивкой по периоду и менеджерам, и по отправленным КП. Такая аналитика помогает составлять и соблюдать план продаж, а также считать зарплату.
- Появился контроль этапов сделки: в Битрикс24 видно в каком отделе находится заявка и кто за неё сейчас отвечает.
За счёт автоматизации лиды не теряются, менеджер видит в системе, что клиенту пора напомнить о КП, оплате или готовности товара. Оцифровка снижает влияние человеческого фактора, когда сотрудники не передают информацию о заявке или забывают взять заказ в работу.
Стоимость работ
