Расчёт остатка дней отпуска: отчёт кадровика в Битрикс24 для медицинской компании

О клиенте

AnyMed — оптовая медицинская компания, специализируется на поставке расходных материалов и оборудования в государственные лечебные учреждения. Является официальным дистрибьютором и партнёром нескольких крупных медицинских брендов.

Офис AnyMed находится в Москве, у компании есть собственный логистический департамент и автопарк для доставки продукции покупателям. Склады расположены в Москве и Санкт-Петербурге.

С «Энимед» мы сотрудничаем с 2014 года. Ранее для клиента автоматизировали работу с тендерами и настроили интерактивную карту поставок.

Ситуация до старта проекта

В компании работают более 35 сотрудников, которые находятся в разных регионах. Каждый из них имеет право на дополнительные дни оплачиваемого отпуска, которые начисляются за каждый год работы и за время командировок.

При этом в «Энимед» нет штатного эйчара, однако есть специалист, ответственный за ведение кадрового делопроизводства.

Когда сотрудники хотели узнать остаток неиспользованных дней отпуска, они были вынуждены обращаться к коллеге. Это занимало время и отвлекало его от других обязанностей. Кроме того, для точного подсчёта требовалось учесть несколько факторов, влияющих на продолжительность отпуска. Всё это делало процесс трудоёмким и могло привести к ошибкам.

Задачи клиента

Разработать автоматизированную систему учёта, чтобы сотрудники самостоятельно могли посчитать остаток дней отпуска.

Чем Вебфлай помогли

Выполнили первичную загрузку данных о стаже и отпусках персонала в Битрикс24. Далее создали отчёт кадровика, который формирует статистику на основании графика отсутствий, и настроили бизнес-процессы для согласования отпусков, отгулов и командировок без использования бумажных заявлений.

Разработали отчёт кадровика

Создали приложение для Битрикс24 с простым интерфейсом, которое автоматически считает остаток дней отпуска на дату. Расчёт основан на дате трудоустройства и ряде других факторов, таких как количество рабочих дней, наличие командировок, больничных и отсутствий на работе по различным причинам.

На экране в виде таблицы выводятся показатели на текущую дату:

• Ф.И.О. сотрудника;
  
• количество доступных дней отпуска на сегодня, включая случаи, когда сотрудник «ушёл в минус»;
• общее количество отсутствий за время работы в компании, из них отпусков;
  
• остаток дней отпуска на конец и начало календарного года;
  
• количество дней, проведённых на больничном, в отгулах и командировках в течение года;
  
• всего отработано дней в течение года;
  
• дата трудоустройства.
  

Отчёт кадровика размещён на портале Битрикс24 в общем доступе. Сотрудники «Энимед» могут в любой момент обратиться к таблице, и не ожидая ответа от коллеги, рассчитать остаток дней отпуска онлайн. А специалисту, ответственному за кадровую работу, не придётся искать данные в личном деле работников.

Кроме того, отчёт доступен для всех сотрудников. Так они могут видеть, сколько дней отдыха у их коллег, и планировать свои отпуска таким образом, чтобы они не пересекались. Это особенно актуально, когда сотрудники заменяют друг друга на период отсутствия.

В таблице есть фильтр, который позволяет сделать выборку по сотрудникам, видам отсутствий и диапазону значений. Например, можно ограничить поиск теми, кто брал отпуск более 30, но менее 60 дней.

Отчёт кадровика не только ускорил получение информации для всего коллектива, но и снизил нагрузку на ответственного за HR-направление.

Как ещё использовать Битрикс24 для кадрового электронного документооборота, читайте в блоге.

Настроили бизнес-процессы для согласования отсутствий

Автоматизировали подачу и согласование заявлений по 4 направлениям:

• Отпуск: ежегодный, без сохранения заработной платы или в виде денежной компенсации.
  
• Больничный лист: стандартный документ, подтверждающий нетрудоспособность, или больничный по беременности и родам.
• Командировка и сверхурочная работа.
  
• Прогул: отсутствие на рабочем месте без согласования с руководством по разным причинам.
  

Сотрудники открывают необходимый раздел на корпоративном портале Битрикс24, заполняют поля и запускают бизнес-процесс. Подача и согласование заявлений происходит в режиме онлайн, что особенно удобно для компаний, имеющих филиалы. Также новый инструмент ускорил процесс и минимизировал риск ошибок.

Чтобы настроить процессы согласования кадровых и других документов в вашей системе Битрикс24, оставьте заявку. Эксперт Вебфлай свяжется с вами.

График отсутствий

После того как заявление одобрено в рамках бизнес-процесса, информация о том, что сотрудник отсутствует, отображается в специальном графике. Это стандартный инструмент Битрикс24.

В календаре разными цветами отмечены больничные, оплачиваемые отпуска, дни отдыха без сохранения заработной платы, а также другие причины отсутствия на работе. Все они влияют на остаток календарных дней отпуска.