Управление наймом в клинике с помощью Битрикс24: кейс стоматологии

О клиенте

«Ваш стоматолог» — клиника на 7 кресел, расположенная в городе-миллионнике.  В компании работает около 50 сотрудников, это руководители, врачи, медперсонал и администраторы.

Стоматология предлагает множество услуг, включая базовые, такие как терапия и профилактическая гигиена, а также узкоспециализированные: имплантацию, лечение «во сне», ортодонтию и сопровождение иногородних пациентов. Чтобы улучшать уровень обслуживания по всем направлениям, клинике нужны специалисты с релевантным опытом и высокой квалификацией.

Ситуация на старте

Поиск компетентных сотрудников занимает немало времени, поэтому в клинике регулярно идёт найм новых специалистов. Этот процесс включает этапы собеседования, стажировки, решения о найме и оформления документов. В нём задействованы разные ответственные лица: HR-специалист, бухгалтер, начальники отделов, заместитель руководителя и генеральный директор клиники. Каждый из них курирует найм разных сотрудников.

Чем больше в процессе этапов и исполнителей, тем выше вероятность ошибок. Однажды сотрудника не трудоустроили в срок после стажировки или было сложно выяснить, почему вакансия остаётся открытой, несмотря на то, что соискатели на неё были. Этот хаос требовалось упорядочить с помощью автоматизации найма персонала.

Задачи клиента

• Клиника хотела получить цифровую систему, в которой руководители контролируют этапы найма сотрудников и сроки выполнения задач, а все участники процесса вовремя получают нужную информацию.
  

Чем Вебфлай помогли

Настроили воронку найма на работу

Описали последовательность шагов и их взаимосвязь и перенесли всю цепочку в Битрикс24. Настроили автоматические бизнес-процессы и задачи, а также 5 основных стадий.

Вот для чего они предназначена каждая стадия:

Черновик — на этом этапе создаётся сделка, где hr-специалист заполняет карточку кандидата, включая его контакты, резюме, ссылку на профиль на hh.ru и вакантную должность.

Собеседование — здесь соискателю назначают дату и время интервью, и эти данные добавляются к названию сделки, что позволяет быстро ориентироваться в предстоящих встречах, не заходя в карточку сделки.

Стажировка — сюда попадают кандидаты, которых пригласили на практику в клинике.  На этой стадии происходит автоматическое оповещение участников процесса:

• будущий сотрудник получает приглашение на стажировку;
  
• руководителям приходят оповещения о том, что кандидат приступил к обучению;
• hr-специалисту поступает уведомление добавить график стажировки в сделку;
  
• спустя 30 дней ответственные лица получают уведомление об окончании срока стажировки соискателя.
  

Найм — на этот этап воронки найма сотрудников переходят кандидаты, по которым принято положительное решение о трудоустройстве. Здесь ответственный руководитель указывает почасовую ставку и дату начала работы, а также выбирает одно из 3-х юридических лиц, с которым будет заключен договор о найме сотрудника.

На оформлении — на этом этапе воронки HR новый сотрудник получает приглашение на портал Битрикс24, а после регистрации ему ставятся 2 автоматические задачи: 1) ознакомление с должностными инструкциями, внутренними правилами и регламентами; 2) задача на предоставление документов и подписание трудового договора.

Отказ — стадия для кандидатов, не дошедших до трудоустройства. В каждой провальной сделке обязательно указываются инициатор отказа — будь то клиника или сам соискатель, а также причина, по которой это произошло. Например, это может быть недовольство претендента зарплатой или нехватка у него опыта работы.