Битрикс 24 для строительной компании: управление сделками по аренде коммерческой недвижимости

Как следить за сроками и этапами выполнения почти 1000 контрактов, и своевременно обновлять информацию на сайте застройщика.

О клиенте

Управляющая компания «Инвестлайн» работает в составе строительного холдинга — специализированного застройщика «ДСК». Компания специализируется на управлении коммерческой недвижимостью. В её распоряжении сотни площадей в жилых комплексах, торговых и бизнес-центрах, которые она сдает в аренду и обслуживает.

Ситуация до старта проекта

Коммерческий отдел, который занимается заключением договоров аренды коммерческих площадей, не был оцифрован. Например, сотрудники составляли документы и контролировали выполнения обязательств вручную. Чтобы выставить счета арендаторам, они отправляли запросы в бухгалтерию по электронной почте.

Задачи клиента

  • Ускорить обработку лидов и согласование документов для аренды.
  • Упорядочить работу со сделками в части бронирования объектов, заключения договоров и контроля сроков аренды.
  • В режиме реального времени обновлять информацию о недвижимости на сайте, исключив повторный ввод данных.

Чем Вебфлай помогли

Ранее для УК «Инвестлайн» мы уже внедрили Битрикс24 с нуля, а именно наладили проектную работу для инженерной службы. На втором этапе мы оцифровали управление сделками по аренде недвижимости и интегрировали сайт и CRM.

Управление сделками

Подключили к системе Битрикс24 коммерческий отдел. Это подразделение занимается сдачей в аренду коммерческой недвижимости и ведёт все контракты. 

Чтобы организовать работу отдела мы:

  • добавили пользователей на портал;  
  • подключили IP-телефонию для фиксации и записи звонков;
  • перенесли информацию об объектах недвижимости в каталог товаров в Битрикс24;
  • создали уникальные поля в карточках сделок;
  • настроили автоматическую генерацию коммерческих предложений и договоров;
  • выполнили интеграцию, которая позволяет автоматически выгружать объекты на сайт;
  • настроили воронки согласования документов и сделок.

Каталог объектов недвижимости

Предложили заказчику внести все коммерческие объекты в блок «Товары» в Битрикс24, чтобы систематизировать информацию о недвижимости и заполнять её по шаблону. Карточки товаров в CRM позволяют вносить подробные описания, характеристики, фотографии и цены и синхронизировать это с сайтом.

Чтобы детализировать данные об объектах, мы создали дополнительные поля в карточках товаров. Например, это «тип здания», «категория коммерческого объекта», «тип планировки», «ремонт» и другие специфические блоки. Это делает каталог более информативным, облегчает фильтрацию и поиск конкретных позиций.

Карточка объекта
Уникальные поля с информацией об объекте нужны для синхронизации каталога с сайтом

Поля в карточках сделок

Также адаптировали карточки сделок по специфику компании. Например, добавили блок «Коммерческие условия», где указана арендная ставка, НДС, размер эксплуатационного платежа, порядок оплаты коммунальных услуг и другие важные детали, необходимые для заключения контракта.

В блоке «Дополнительные данные», который мы создали в карточке, содержатся сведения о типе помещения, торговом месте, товарной категории (виде деятельности арендатора), площади и других характеристиках.

Карточка сделки
Информация в карточке необходима для составления договора. Эти данные автоматически подгружаются в шаблоны документов

Интеграция с сайтом

Настроили автоматическую выгрузку объектов на сайт, используя заполненный раздел «Товары» в Битрикс24. Это значительно упростило сотрудникам обновление информации, а пользователи всегда видят только актуальные предложения.

Карточка на сайте
Все характеристики заполняются в карточке товара в Битрикс24, и в режиме онлайн синхронизируются с сайтом. Сейчас в каталоге почти 180 позиций коммерческой недвижимости, и управлять ими вручную было бы трудоёмко

Важно, что сотрудники работают исключительно в Битрикс24 для агентств недвижимости. Например, если в CRM объект бронируется для аренды, то эта позиция автоматически скрывается на сайте. Менеджерам не нужно заходить в административную панель и дублировать действия.

Также внедрили CRM-формы на сайте и синхронизировали их с Битрикс24, чтобы онлайн-заявки потенциальных клиентов попадали в воронку продаж.

Форма на сайте
Онлайн-формы позволяют автоматизировать обработку лидов, и не терять ни одного обращения

Воронки лидов и сделок

Настроили воронки для обработки заявок и управления договорами аренды.

Воронка согласования договоров предназначена для обработки лидов. Обращения с сайта попадают на стадию «Новая заявка».

В этой воронке также:

  • Система автоматически формирует коммерческое предложение с конкретной суммой.
  • Объект резервируется в CRM и становится недоступен на сайте и в системе.
  • Генерируется договор аренды и запускается бизнес-процесс согласования документа.
  • Исполнителю ставится задача на подготовку счёта и подписание документов с арендатором.
Воронка согласования
На первой стадии срабатывает бизнес-процесс, который меняет название сделки под утверждённый шаблон, что позволяет единообразно оформлять документы

Настроили воронку сделок. Каждая стадия в ней соответствует конкретному объекту недвижимости, такому как торговый или бизнес-центр, рынок или уличная точка. А сделка представляет собой контракт на аренду конкретного помещения или площади. 

Таким образом, все действующие соглашения сгруппированы по объектам и находятся в соответствующей колонке. Это позволяет легко отслеживать суммы заключенных договоров на стадии, контролировать сроки окончания аренды и заранее составлять необходимые документы для продления соглашений.

Воронка сделок
В работе коммерческого департамента находится 900 сделок. Ручное управление таким количеством договоров было бы невозможно

Автоматическая генерация документов

Автоматизировали процесс создания коммерческого предложения и договора аренды. Оба процесса происходят в воронке согласования.

Коммерческое предложение генерируется при переходе лида на соответствующую стадию. Информация в шаблон загружается из полей в карточке лида, которые заполнил менеджер.

На следующем этапе формируется договор и начинается автоматический бизнес-процесс его внутреннего согласования. В CRM можно отследить, сколько времени было затрачено на согласование договора, а также узнать, кто его одобрил или отклонил.

Результаты работы c Вебфлай

  • Все заявки на аренду автоматически регистрируются в CRM, что значительно сокращает время, необходимое для их обработки и согласования документов по сделке.
  • Благодаря интеграции Битрикс24 с сайтом, управление карточками товаров происходит в CRM. Сотрудники больше не тратят время на редактирование описаний и статусов в административной панели. Все изменения происходят в Битрикс24, а информация обновляется на сайте автоматически.
  • Генерация документов значительно ускорила процесс их подготовки и помогла избежать ошибок в данных.
  • Воронка сделок позволяет наглядно контролировать сроки и суммы договоров аренды.

Стоимость работ

Стоимость внедрения Битрикс24 с нуля, включая организацию проектной работы, интеграцию с сайтом, настройку воронок и генерацию документов, составила 310 тысяч рублей. Эта услуга предоставляется в рамках «Сопровождения».


Оставьте заявку,
чтобы обсудить проект
Комплекс
CRM
Веб
Сопровождение
Продвижение
Ваше имя *
Компания
Телефон *
E-mail
Коротко о проекте
Нажимая кнопку «Отправить» вы соглашаетесь c правилами обработки ваших персональных данных.
Золотой партнер 1С-Битрикс c 2007 года. ТОП - 100 по РФ
Аккредитованная
IT-компания
Разработка включена в едином реестре российского ПО «МинЦифры» №18127 от 29.06.2023
Digital-интегратор «Вебфлай»
© 2011--2025

Мы используем файлы cookie, чтобы улучшить сайт для вас

Ok