Битрикс 24 для строительной компании: управление сделками по аренде коммерческой недвижимости

О клиенте
Управляющая компания «Инвестлайн» работает в составе строительного холдинга — специализированного застройщика «ДСК». Компания специализируется на управлении коммерческой недвижимостью. В её распоряжении сотни площадей в жилых комплексах, торговых и бизнес-центрах, которые она сдает в аренду и обслуживает.
Ситуация до старта проекта
Коммерческий отдел, который занимается заключением договоров аренды коммерческих площадей, не был оцифрован. Например, сотрудники составляли документы и контролировали выполнения обязательств вручную. Чтобы выставить счета арендаторам, они отправляли запросы в бухгалтерию по электронной почте.
Задачи клиента
- Ускорить обработку лидов и согласование документов для аренды.
- Упорядочить работу со сделками в части бронирования объектов, заключения договоров и контроля сроков аренды.
- В режиме реального времени обновлять информацию о недвижимости на сайте, исключив повторный ввод данных.
Чем Вебфлай помогли
Ранее для УК «Инвестлайн» мы уже внедрили Битрикс24 с нуля, а именно наладили проектную работу для инженерной службы. На втором этапе мы оцифровали управление сделками по аренде недвижимости и интегрировали сайт и CRM.
Управление сделками
Подключили к системе Битрикс24 коммерческий отдел. Это подразделение занимается сдачей в аренду коммерческой недвижимости и ведёт все контракты.
Чтобы организовать работу отдела мы:
- добавили пользователей на портал;
- подключили IP-телефонию для фиксации и записи звонков;
- перенесли информацию об объектах недвижимости в каталог товаров в Битрикс24;
- создали уникальные поля в карточках сделок;
- настроили автоматическую генерацию коммерческих предложений и договоров;
- выполнили интеграцию, которая позволяет автоматически выгружать объекты на сайт;
- настроили воронки согласования документов и сделок.
Каталог объектов недвижимости
Предложили заказчику внести все коммерческие объекты в блок «Товары» в Битрикс24, чтобы систематизировать информацию о недвижимости и заполнять её по шаблону. Карточки товаров в CRM позволяют вносить подробные описания, характеристики, фотографии и цены и синхронизировать это с сайтом.
Чтобы детализировать данные об объектах, мы создали дополнительные поля в карточках товаров. Например, это «тип здания», «категория коммерческого объекта», «тип планировки», «ремонт» и другие специфические блоки. Это делает каталог более информативным, облегчает фильтрацию и поиск конкретных позиций.

Поля в карточках сделок
Также адаптировали карточки сделок по специфику компании. Например, добавили блок «Коммерческие условия», где указана арендная ставка, НДС, размер эксплуатационного платежа, порядок оплаты коммунальных услуг и другие важные детали, необходимые для заключения контракта.
В блоке «Дополнительные данные», который мы создали в карточке, содержатся сведения о типе помещения, торговом месте, товарной категории (виде деятельности арендатора), площади и других характеристиках.

Интеграция с сайтом
Настроили автоматическую выгрузку объектов на сайт, используя заполненный раздел «Товары» в Битрикс24. Это значительно упростило сотрудникам обновление информации, а пользователи всегда видят только актуальные предложения.

Важно, что сотрудники работают исключительно в Битрикс24 для агентств недвижимости. Например, если в CRM объект бронируется для аренды, то эта позиция автоматически скрывается на сайте. Менеджерам не нужно заходить в административную панель и дублировать действия.
Также внедрили CRM-формы на сайте и синхронизировали их с Битрикс24, чтобы онлайн-заявки потенциальных клиентов попадали в воронку продаж.

Воронки лидов и сделок
Настроили воронки для обработки заявок и управления договорами аренды.
Воронка согласования договоров предназначена для обработки лидов. Обращения с сайта попадают на стадию «Новая заявка».
В этой воронке также:
- Система автоматически формирует коммерческое предложение с конкретной суммой.
- Объект резервируется в CRM и становится недоступен на сайте и в системе.
- Генерируется договор аренды и запускается бизнес-процесс согласования документа.
- Исполнителю ставится задача на подготовку счёта и подписание документов с арендатором.

Настроили воронку сделок. Каждая стадия в ней соответствует конкретному объекту недвижимости, такому как торговый или бизнес-центр, рынок или уличная точка. А сделка представляет собой контракт на аренду конкретного помещения или площади.
Таким образом, все действующие соглашения сгруппированы по объектам и находятся в соответствующей колонке. Это позволяет легко отслеживать суммы заключенных договоров на стадии, контролировать сроки окончания аренды и заранее составлять необходимые документы для продления соглашений.

Автоматическая генерация документов
Автоматизировали процесс создания коммерческого предложения и договора аренды. Оба процесса происходят в воронке согласования.
Коммерческое предложение генерируется при переходе лида на соответствующую стадию. Информация в шаблон загружается из полей в карточке лида, которые заполнил менеджер.
На следующем этапе формируется договор и начинается автоматический бизнес-процесс его внутреннего согласования. В CRM можно отследить, сколько времени было затрачено на согласование договора, а также узнать, кто его одобрил или отклонил.
Результаты работы c Вебфлай
- Все заявки на аренду автоматически регистрируются в CRM, что значительно сокращает время, необходимое для их обработки и согласования документов по сделке.
- Благодаря интеграции Битрикс24 с сайтом, управление карточками товаров происходит в CRM. Сотрудники больше не тратят время на редактирование описаний и статусов в административной панели. Все изменения происходят в Битрикс24, а информация обновляется на сайте автоматически.
- Генерация документов значительно ускорила процесс их подготовки и помогла избежать ошибок в данных.
- Воронка сделок позволяет наглядно контролировать сроки и суммы договоров аренды.
Стоимость работ
Стоимость внедрения Битрикс24 с нуля, включая организацию проектной работы, интеграцию с сайтом, настройку воронок и генерацию документов, составила 310 тысяч рублей. Эта услуга предоставляется в рамках «Сопровождения».