Внедрение Битрикс24 для застройщика: проектная работа для инженерной службы


О клиенте
Специализированный застройщик «ДСК» — это крупная компания, занимающаяся строительством недвижимости в Черноземье и на юге России. В Воронежской области она занимает первое место по объемам текущего строительства, а в самом Воронеже её усилиями построено более 30% всех квартир.
В составе холдинга есть
управляющая компания «Инвестлайн», которая специализируется на управлении коммерческой недвижимостью. Она сдает в аренду и обслуживает сотни площадей в жилых комплексах, торговых и бизнес-центрах.
Ситуация до старта проекта
Инженерная служба. У застройщика десятки объектов, расположенных в различных районах города. Они требуют регулярного обслуживания как в плановом порядке, так и по заявкам арендаторов. Каждая задача отнимала много времени на общение и подготовку.
Чтобы приступить к выполнению работ на объекте, инженеры собирали документы, изучали историю обслуживания помещения и предыдущие заявки, добирались до места и, в ряде случаев, проводили предварительную планерку с коллегами, если задача требовала участия специалистов разных направлений.
При этом у инженеров не было наглядной информации о количестве заявок по каждому объекту, о характере проблем, которые они затрагивают, и о ранее произведенных работах. В такой ситуации было сложно контролировать выполнение задач и планировать сроки с учётом занятости на других объектах.
Кроме того, документы и данные по объектам хранились в разных местах, и чтобы найти необходимую информацию, требовалось время. В некоторых случаях инженеры были вынуждены ехать за бумагами в головной офис. Это также замедляло рабочий процесс.
Задачи клиента
- Фиксировать все заявки и работы по объектам, включая историю обслуживания и прогресс выполнения.
- Ускорить взаимодействие по задачам и контролировать сроки их выполнения.
- Организовать проектную работу и централизованно хранить всю информацию и документы по объектам.
Представители компании познакомились с Вебфлай на нашем мероприятии и попросили нас провести презентацию Битрикс24 для строительной компании. УК «Инвестлайн» решила отказаться от готовых отраслевых решений из-за их высокой стоимости и ограниченной настройки под свои нужды. В итоге они выбрали облачную CRM-систему Битрикс24 и определили, что хотят оцифровать в первую очередь.
Чем Вебфлай помогли
С нуля внедрили Битрикс24. На первом этапе мы организовали проектную работу для инженерной службы и обучили пользователей работать в системе. На втором этапе оцифровали управление сделками по аренде недвижимости для коммерческого отдела.
Компания начинала с бесплатной лицензии, но по мере роста потребностей и увеличения количества пользователей перешла на тариф «Стандартный». В настоящее время на портале зарегистрировано около 70 сотрудников.
Организовали проектную работу
Мы внедрили проектный подход к обслуживанию объектов: создали группы, проекты и задачи. Обучили сотрудников работе в Битрикс24 и использованию этих функций.

Например, проект посвящен отдельному направлению обслуживания «Вентиляция и кондиционирование», задачи — конкретным объектам недвижимости, а подзадачи — видам работ, таким как закупки комплектующих или паспортизация оборудования.
Такая система позволяет видеть текущие заявки по объектам, факт и сроки их исполнения, историю обращений и проведенных работ, а также контролировать дедлайны. Кроме того это помогает отследить цикличность проблем. Например, если неисправность возникает на одном и том же месте неоднократно, это может указывать на неправильную эксплуатацию оборудования арендатором или на некачественный ремонт.
В Битрикс24 инженерная служба хранит всю информацию и документы по объекту. Это могут быть технические паспорта, планы помещений, акты обследований, дефектные ведомости, счета и другие важные файлы. Ответственный инженер добавляет их на общий Диск, настраивает права допуска и привязывает к соответствующему проекту или задаче.
Теперь каждый сотрудник имеет быстрый доступ к информации, которая ранее была разбросана по разным местам. Любой из них открывает файл на своём смартфоне, находясь в дороге или на объекте. Это значительно ускорило рабочий процесс и помогло сократить количество бумаг.
Результаты работы c Вебфлай
- Инженерная служба фиксирует в Битрикс24 все заявки и работы по объектам, и контролирует сроки их выполнения. Благодаря этому удается отслеживать цикличность проблем и планировать график обслуживания объектов недвижимости.
- Отдел хранит важные файлы по объектам в единой системе. Это позволило сократить количество бумажных документов и сэкономить время, которое раньше уходило на сбор информации. Например, инженеры имеют доступ к любым данным со смартфона, даже находясь на объекте, тратят минимум времени на поиск информации.
Стоимость работ
Стоимость внедрения Битрикс24 с нуля, включая организацию проектной работы и оцифровку процесса аренды недвижимости, составила 310 тысяч рублей. Подобные настройки мы выполняем в рамках услуги «Сопровождение».