+260% выручки за 3 года: внедрение Битрикс24 и автоматизация процессов в «Институте современного образования»

Оцифровали работу отдела продаж, маркетингового и учебно-методического отделов, автоматизировали доступ студентов в учебный кабинет. Выручка института выросла с 20 до 72 млн рублей за 3 года, число заявок на обучение увеличилось с нескольких сотен — до 2600.
«Не было эффективной системы контроля и отслеживания входящих лидов, не удавалось оценить качество обработки этих лидов, то есть, работу отдела продаж. Не было возможности организовать прозрачный процесс сопровождения слушателя на всех этапах обучения. Эти проблемы можно продолжать бесконечно. Мы попытались решить их самостоятельно, насколько позволял наш уровень. Использовали облачные технологии, GoogleDocs, какие-то полумеры, но они не были эффективными. Осенью 2018 года мы решили обратиться в компанию Вебфлай для комплексной автоматизации всех бизнес-процессов».
Мирошников Вячеслав Институт совренного образования
Вячеслав Мирошников
Руководитель направления АНО ДПО «ИСО»

О клиенте

« Институт современного образования» находится в Воронеже. Это подразделение крупного коммерческого воронежского вуза — Института менеджмента, маркетинга и финансов, образовательного учреждения с 30-летней историей. В 2017-2018 годах ИММиФ столкнулся с падением спроса на высшее образование.

Тогда ИСО занялся дистанционным обучением: переподготовкой и повышением квалификации специалистов по всей России (педагогика, бухучёт, контрактные закупки, охрана труда), а также открыл очные курсы английского и программирования для взрослых и детей.

В 2018 году ИСО получал лишь несколько сотен заявок в месяц, а выручка была — всего 20 млн рублей в год.

Проблемы клиента

  • Терялись и не отслеживались лиды,
  • Менеджеры не успевали обрабатывать заявки,
  • Не было контроля отдела продаж,
  • Не было налажено взаимодействие с клиентами,
  • Долгая и сложная подготовка отчётов.
iso-case-CRM-01-min.jpg
Отдел продаж Института: в 2018 – 6 человек, в 2019 – 11 человек, 2020 – 8 человек, 2021 – 8 человек.

Чем Вебфлай помогли

«Институту современного образования» требовалось создать с нуля IT-инфраструктуру для отделов продаж и маркетинга, чтобы переориентировать бизнес на дистанционное обучение по всей России. ИСО обратились в Вебфлай осенью 2018 года.

Институту установили облачную версию CRM-системы Битрикс24. Оцифровку разделили на 4 основных стадии. Перед этим провели аудит бизнес-процессов и обучили сотрудников работать с системой.

Провели аудит

Вебфлай выяснили цели руководства (экономические, технические, производственные), определили на каком уровне автоматизации находится предприятие, и по шагам спланировали, как клиенту прийти к новым целям.

Далее Вебфлай вместе с руководством и сотрудниками, которые задействованы в операционных процессах, описали, как и какие задачи выполняют специалисты, что им нравится и не нравится в нынешней работе, какие рутинные действия они совершают, и что можно улучшить. Сотрудники прямо влияли на то, как настроена система.

Затем под конкретные цели составили технические задания, нарисовали «идеальную картинку» будущих процессов работы, определили промежуточные этапы и приоритеты: какую деятельность оцифровать в первую очередь. Для ИСО это был отдел продаж, то есть основной канал прибыли. Только после экспертизы бизнес-процессов и их оптимизации Вебфлай начал оцифровку и внедрение IT-инструментов.

iso-case-CRM-02.jpeg
Оцифрованный и автоматизированный бизнес-процесс отдела продаж Института.

Провели обучение и собрали обратную связь

Вебфлай внедрили ИСО продуманную и описанную систему, показали сотрудникам, как она работает. Затем каждый специалист повторил эти шаги, чтобы закрепить навык, а CRM-аналитик подсказывал, если с первого раза у менеджера не получалось.

Видео ознакомление записали, передали в качестве инструкции по применению. Также составили методички, к которым можно вернуться, чтобы что-то вспомнить или обучить новых сотрудников. Сотрудники освоились в системе за 2-3 дня. На этом этапе они дали обратную связь, выявили нестыковки, неудобства в работе и предложили изменения. Адаптация коллектива к системе с изменениями заняла меньше недели.

Оцифровали отдел продаж

Для сотрудников настроили воронку в CRM и распределение заявок, внедрили KPI. У системы есть интеграция с почтой, где настроены напоминания и автоматическая рассылка писем, и с телефонией.

iso-case-CRM-03-min.png
Стадии воронки продаж

Также система связана с интернет-эквайрингом, и будущий студент автоматически получает ссылку для быстрой оплаты. В CRM сразу видно, оплатил ли слушатель деньги за курс. Раньше специалисты института составляли и отправляли квитанции вручную, а клиенту приходилось идти с ними в банк.

Поскольку оплата в Битрикс24 стала приходить быстрее, то менеджеры начали скорее достигать заданного KPI. Если в 2018 году они обрабатывали несколько сотен заявок в месяц, то в 2021 году — уже более 2600. С этим потоком лидов сейчас справляются 8 менеджеров отдела продаж. Сотрудники видят, кто успевает выполнить план продаж, а кто немного отстаёт. Они видят успехи друг друга и стремятся работать лучше, ведь никто не хочет оказаться последним в рейтинге отдела.

iso-case-CRM-04-min.png
Рейтинг сотрудников отдела продаж по сумме выигранных сделок

Также у менеджеров отдела продаж сократилось взаимодействие с другими подразделениями, уменьшилось время на согласование документов. И минимизировался негатив от клиентов, которым что-то не отправили вовремя или просто забыли прислать. Теперь это делается автоматически.

Автоматизировали маркетинг

Институту оцифровали маркетинг и внедрили сквозную аналитику. Теперь в системе отображается общее количество сделок и продаж, с какого канала пришло больше или меньше клиентов, целевые это заявки или нет.

Руководители видят все рекламные расходы и окупаемость канала, а их у ИСО более 20: сайты по направлениям обучения, лендинги для таргета и вебинаров, соцсети. CRM также показывает количество звонков по телефонии и писем с сайтов откуда приходят заявки, с какой рекламной кампании перешёл клиент и по какому запросу в поисковике человек нашёл сайт ИСО. Такая аналитика даёт понимание какой канал можно увеличить, а какой стоит закрыть и перераспределить бюджет.

Автоматизировали методический отдел

С помощью оцифровки процессов методический отдел избавили от ручного формирования документов: договоров, отчётов, сертификатов, дипломов. В CRM у сотрудников есть вся информация о студентах: программа обучения, сроки сдачи контрольных работ.

Систему интегрировали с образовательной платформой Moodle. Ранее эти данные собирали вручную от 3 дней до недели из разных источников, сводили, и только потом отправляли в Минобразованияя РФ. Теперь отчёт делается в несколько кликов.

Автоматизировали доступ в учебный кабинет

Для технического отдела важно было автоматизировать доступ в учебный кабинет для новых студентов. После оплаты курса система подключается к образовательной платформе, автоматически формирует ссылку для доступа и отправляет клиенту. Слушатель в другом часовом поясе получит логин и пароль, даже когда в Воронеже ночь.

Раньше технический отдел вручную создавал учётные записи для новых студентов, отправлял эти данные в отдел продаж, а уже они — клиенту. До автоматизации этот процесс занимал немало времени и не исключал «человеческого фактора». 

Результаты работы c Вебфлай за 3 года

x7
раз увеличилось количество заявок на обучение
+260%
выросла выручка за 3 года
  • Выручка выросла с 20 млн рублей до 72 млн рублей в год,
  • Увеличилось количество заявок на обучение с нескольких сотен до 2600 в месяц,
  • Ускорился процесс взаимодействия со студентами на всех этапах обучения,
  • Сократились сроки подготовки отчётов для Минобразования: с нескольких дней до нескольких кликов,
  • Автоматизировали создание документов: дипломов, сертификатов, учебных планов,
  • Внедрили план продаж и KPI,
  • Оптимизировали рекламные расходы за счёт сквозной аналитики,
  • Получили свыше 1300 положительных оценок и отзывов от студентов на картах и других ресурсах.

Стоимость работ за 3 года

  • Оплата лицензии Битрикс24 — 438 172 рублей,
  • Оцифровка работы отдела продаж, автоматизация маркетингового отдела, технического отдела, учебно-методического — 425 490 рублей,
  • Внедрение приложения Индекс NPS для оценки уровня удовлетворенности клиентов — 69 048 руб./год.

  • Всего: 932 710 рублей.

ИСО проводил автоматизацию бизнес-процессов поэтапно. Начали с отдела продаж, получили прибыль, продолжили внедрять CRM в работу других подразделений. Всё это на протяжении 3 лет — с 2018 по 2021 год.


Мнение клиента

«Затраты, которые были вложены на комплексную автоматизацию бизнес-процессов организации, однозначно окупились. За 3 года выручка выросла почти на 260% — с 20 млн до 72 млн рублей».

Связаться с нами

Ваше имя*
Компания
Телефон*
E-mail
Мобильный телефон
Коротко о проекте
Нажимая кнопку «Отправить» вы соглашаетесь c правилами обработку ваших персональных данных.