Сделки, коммуникации и корпоративный портал на 200+ сотрудников: Битрикс24 для металлотрейдинговой корпорации

О компании

Корпорация  «Металлинвест» — одна из крупнейших металлотрейдинговых компаний в Центральном Черноземье. Имеет 12 складов в Воронеже и 3 филиала в Москве, Лисках и Старом Осколе. Доставляет товары в 17 областей России, собственный автопарк — более 50 автомобилей. Оборот бизнеса за 2021 год составил почти 3 млрд рублей.

Проблемы клиента

У «МеталлИнвест» 4 направления сбыта: кровля, металл, нержавейка и полимеры. За каждый вид товара отвечает свой отдел продаж. Часто они вели одного и того же заказчика, который закупал разную продукцию компании. Поэтому подразделениям важно обмениваться информацией между собой.

Для внутреннего общения менеджеры использовали «болталку» — чат без мобильного приложения и без возможности прикрепить файлы.  Для связи с клиентом - применяли другие системы, для регистрации сделок - третьи, для работы с ними - четвёртые.

Несмотря на разнообразие софта, документы согласовывали вручную. А чтобы обеспечить привычными рабочими инструментами, приходилось устанавливать ПО на компьютер, настраивать его и отправлять в другой город.

Корпорация «Металлинвест» обратилась к Вебфлай в 2019 году. Мы описали бизнес-процессы компании и начали автоматизацию с отдела продаж нержавеющего металла. Заказчику установили облачную версию Битрикс24 на тарифе «Профессиональный». 

Запустили систему в тестовом режиме, оптимизировали, затем оцифровали работу других подразделений. Сейчас Битрикс24 пользуются более 220 сотрудников «МеталлИнвест».

Цели «МеталлИнвест»

Наладить коммуникации внутри компании и с клиентами. В первую очередь, по направлениям, связанным с продажами.

Чем Вебфлай помогли

Перенос клиентской базы в Битрикс24

В единый реестр в Битрикс24 перенесли клиентскую базу из разных источников: таблиц Excel и облачных сервисов. Информация хранилась у каждого менеджера отдельно и общей базы не было. Сейчас в реестре «МеталлИнвест» более 13 тысяч контактов и почти 6 тысяч компаний. Доступ к этим данным имеют все сотрудники отделов продаж.

Настройка полей в карточке сделки в Битрикс24

В карточке сделки есть поле «Направление продажи»: кровля, металл, нержавейка и полимер. В зависимости от вида продукции, сделка уходит в ответственный за неё отдел продаж. Фильтр позволяет видеть общее число сделок или выводить информацию по каждой группе товаров отдельно.

Настройка воронок и туннелей продаж в Битрикс24

У «МеталлИнвест» несколько воронок: продажи, логистика, заявка в отдел снабжения, перемещение и другие. Когда работа на одном этапе завершается, сделка автоматически переходит на следующий по «туннелю». Например, с воронки «Продажи» в «Логистику». Система меняет исполнителя в задаче  и уведомляет его о новом поручении.

Каждая стадия внутри воронки соответствует действиям, которые выполняют специалисты. На примере воронки «Логистика» — это сделка, корректировка, заявка в отдел снабжения, перемещение продукции между складами (если требуется), просчёт маршрута, подготовка документов и доставка товара заказчику.

Настройка роботов и бизнес-процессов в Битрикс24

Робот запускается, когда сделка переходит на соответствующую стадию. На примере ниже робот автоматически поставит исполнителю задачу проконтролировать заявку, в зависимости от того, какое направление продажи указано в карточке. У каждого вида продукции — будет свой ответственный менеджер, которого назначит система. 

Роботы настраиваются на один тип действий: смену ответственного, создание документа и другие. На одну стадию можно добавить несколько роботов.

Для «МеталлИнвест» создали бизнес-процессы по согласованию договоров и счетов, перемещению товаров между складами, составлению листа доставки заказов и приоритетности погрузки товара в машину. И настроили передачу данных в другие отделы, которые тоже отвечают за сделку.

Перевод работы других отделов в Битрикс24

В Битрикс24 настроили стадии сделок в отделе продаж чёрного металла, отделе логистики, который отвечает за отгрузку и доставку товара, и в операционном зале, который выписывает документы экспедиторам. 

У каждого подразделения своя воронка продаж и стадии сделок.

Создание реестра заказов в Битрикс24 для отдела логистики

В реестре отображается приоритет заявки, список адресов выгрузки и маршрут следования. Перечень нужен и для того, чтобы определить в каком порядке загружать товар в машину. Раньше отдел логистики заполнял эти данные в разных таблицах Excel, а потом выгружал в один документ.

Инструмент позволяет получать аналитику по маршрутам, автомобилям, работе конкретных водителей, и выводить другую статистику.

Интеграция Битрикс24 и 1С 

Сделки выгружаются из 1С в Битрикс24 в пару секунд. Всё, что создаётся в 1С доступно в системе: контрагенты, заказы, счета и номенклатура.

Интеграция Битрикс24 и телефонии «Asterisk»

Система автоматически записывает и хранит разговоры. В Битрикс24 доступна подробная статистика входящих/исходящих звонков, удобно отслеживать их динамику и нагрузку на менеджеров. Отчеты формируются в пару кликов и легко выгружаются в Еxcel. 

В системе можно прослушать беседу менеджера и клиента, провести «работу над ошибками», или уточнить данные, которые заказчик озвучил в разговоре.

Интеграция сайта компании и Битрикс24

Настроили передачу заявок с сайта в CRM и подключили форму обратной связи: заявку на обратный звонок, онлайн-чат с менеджером, возможность написать в ВК или WhatsApp. Когда клиент заполняет поля и начинает общение с сотрудником, то в Битрикс24 автоматически создаётся лид по этому контакту. 

Подключение корпоративной почты, email-рассылки с Битрикс24

Из заявок, поступивших на почту, в Битрикс24 автоматически создаются лиды. Потом специалист конвертирует их в качественные или  некачественные, и открывает сделку.

Когда кнопка «в CRM» рядом с письмом — голубого цвета, то значит сделка по этой заявке уже есть и она откроется в системе, если на неё кликнуть. Если кнопка «в CRM» — серого цвета, то нажав её, менеджер создаст в системе новую сделку. В карточку перенесутся все данные из письма: ФИО, e-mail, суть заявки.

«МеталлИнвест» также использует корпоративную почту для e-mail-рассылок по базе клиентов. Заказчикам отправляют информацию об акциях на тот товар, которые они покупали ранее, сообщают о новых поставках и делают персонализированные рассылки к праздникам. Сейчас вносят в систему дни рождения клиентов, чтобы с помощью генератора продаж отправлять поздравления.

В системе видна статистика по рассылке: сколько писем ушло, сколько было прочтений, переходов на сайт и так далее.

Сопровождение и поддержка

Наши специалисты корректируют бизнес-процессы, отвечают на вопросы сотрудников, рассказывают об обновлениях системы и об их пользе для компании. 

Настройка корпоративного портала в Битрикс24

Это внутренняя соцсеть компании. Сотрудники используют портал для общения, публикации важных сообщений, опросов, новостей о жизни «МеталлИнвест» и работе отделов.

Корпоративный портал легко адаптировать под фирменный стиль заказчика, создать в нём базу знаний для адаптации новых сотрудников, использовать инструменты автоматизации найма и другие возможности.

Будущие интеграции Битрикс24

«МеталлИнвест» — одни из образцовых клиентов, которые мыслят стратегически и развивают Битрикс24, чтобы упростить себе работу.

• В этом году мы подключим к системе несколько аккаунтов на «Авито», чтобы в Битрикс24 автоматически собирать заказы с сервиса объявлений.
• Для экспедиторов настроим автоматическую загрузку данных о местоположении, маршруте, дистанции, расходе топлива.
• Подключим статистику очереди со склада. Это позволит анализировать, как быстро сотрудники оформляют заказ и отгружают товар клиентам.