Сделки, коммуникации и корпоративный портал на 200+ сотрудников: Битрикс24 для металлотрейдинговой корпорации

Для группы компаний «МеталлИнвест» внедрили Битрикс24: оцифровали 4 отдела продаж, ускорили согласование документов, автоматизировали сделки и бизнес процессы, настроили корпоративный портал и объединили все каналы общения в одном окне.
««МеталлИнвест» — это группа компаний, у нас 4 направления продаж и много филиалов. Поскольку направления разные,то отличаются их потребности и задачи. Битрикс24 нужен нам для того, чтобы всё свести в единую информационную базу. Бывает так, что с клиентом работают несколько компаний нашей корпорации, каждая по своему профилю. Они вносят информацию в свою 1С и эти данные не пересекаются с другими системами.

Сейчас в Битрикс24 мы уже понимаем, кто работает с заказчиком, на каком этапе сделка и как она продвигается». В системе очень удобные бизнес-процессы, которые легко настроить. Например, я это делаю сама, хотя у меня нет образования программиста».
Крицина МеталлИнвест
Елена Крицина
Руководитель отдела розничных продаж ООО «Корпорация МеталлИнвест»

О компании

Корпорация « Металлинвест» — одна из крупнейших металлотрейдинговых компаний в Центральном Черноземье. Имеет 12 складов в Воронеже и 3 филиала в Москве, Лисках и Старом Осколе. Доставляет товары в 17 областей России, собственный автопарк — более 50 автомобилей. Оборот бизнеса за 2021 год составил почти 3 млрд рублей.

metallinvest-case-crm-1-min.jpeg

Проблемы клиента

  • Не упорядочены коммуникации между сотрудниками и клиентами.  
  • Для обмена данными используются разные каналы связи и приложения.  

metallinvest-case-crm-2-min.jpg

У «МеталлИнвест» 4 направления сбыта: кровля, металл, нержавейка и полимеры. За каждый вид товара отвечает свой отдел продаж. Часто они вели одного и того же заказчика, который закупал разную продукцию компании. Поэтому подразделениям важно обмениваться информацией между собой.

Для внутреннего общения менеджеры использовали «болталку» — чат без мобильного приложения и без возможности прикрепить файлы.  Для связи с клиентом - применяли другие системы, для регистрации сделок - третьи, для работы с ними - четвёртые.

Несмотря на разнообразие софта, документы согласовывали вручную. А чтобы обеспечить привычными рабочими инструментами, приходилось устанавливать ПО на компьютер, настраивать его и отправлять в другой город.

Корпорация «Металлинвест» обратилась к Вебфлай в 2019 году. Мы описали бизнес-процессы компании и начали автоматизацию с отдела продаж нержавеющего металла. Заказчику установили облачную версию Битрикс24 на тарифе «Профессиональный». 

Запустили систему в тестовом режиме, оптимизировали, затем оцифровали работу других подразделений. Сейчас Битрикс24 пользуются более 220 сотрудников «МеталлИнвест».

Цели «МеталлИнвест»

Наладить коммуникации внутри компании и с клиентами. В первую очередь, по направлениям, связанным с продажами.

metallinvest-case-crm-3-min.jpg

Чем Вебфлай помогли

Перенесли в CRM клиентскую базу

В единый реестр в Битрикс24 перенесли клиентскую базу из разных источников: таблиц Excel и облачных сервисов. Информация хранилась у каждого менеджера отдельно и общей базы не было. Сейчас в реестре «МеталлИнвест» более 13 тысяч контактов и почти 6 тысяч компаний. Доступ к этим данным имеют все сотрудники отделов продаж.

Настроили поля в карточке сделки

В карточке сделки есть поле «Направление продажи»: кровля, металл, нержавейка и полимер. В зависимости от вида продукции, сделка уходит в ответственный за неё отдел продаж. Фильтр позволяет видеть общее число сделок или выводить информацию по каждой группе товаров отдельно.

webfly-blog-МеталлИнвест-CRM-сделкифильтр-min.jpg

Настроили воронки и туннели продаж

У «МеталлИнвест» несколько воронок: продажи, логистика, заявка в отдел снабжения, перемещение и другие. Когда работа на одном этапе завершается, сделка автоматически переходит на следующий по «туннелю». Например, с воронки «Продажи» в «Логистику». Система меняет исполнителя в задаче  и уведомляет его о новом поручении.

webfly-blog-МеталлИнвест-CRM-воронки-min.jpg
Воронка продаж «Логистика»

Каждая стадия внутри воронки соответствует действиям, которые выполняют специалисты. На примере воронки «Логистика» — это сделка, корректировка, заявка в отдел снабжения, перемещение продукции между складами (если требуется), просчёт маршрута, подготовка документов и доставка товара заказчику.

Настроили роботов и бизнес-процессы

Робот запускается, когда сделка переходит на соответствующую стадию. На примере ниже робот автоматически поставит исполнителю задачу проконтролировать заявку, в зависимости от того, какое направление продажи указано в карточке. У каждого вида продукции — будет свой ответственный менеджер, которого назначит система. 

webfly-blog-МеталлИнвест-CRM-БП-направление продажи-min.jpg

Роботы настраиваются на один тип действий: смену ответственного, создание документа и другие. На одну стадию можно добавить несколько роботов.

Для «МеталлИнвест» создали бизнес-процессы по согласованию договоров и счетов, перемещению товаров между складами, составлению листа доставки заказов и приоритетности погрузки товара в машину. И настроили передачу данных в другие отделы, которые тоже отвечают за сделку.

Автоматизировали работу других отделов

В Битрикс24 настроили стадии сделок в отделе продаж чёрного металла, отделе логистики, который отвечает за отгрузку и доставку товара, и в операционном зале, который выписывает документы экспедиторам. 

webfly-blog-МеталлИнвест-CRM-ВОРОНКА -продажи-min.jpg

У каждого подразделения своя воронка продаж и стадии сделок.

webfly-blog-МеталлИнвест-CRM-ВОРОНКА -ЛОГИСТИКА-min.jpg

Создали реестр заказов для отдела логистики

В реестре отображается приоритет заявки, список адресов выгрузки и маршрут следования. Перечень нужен и для того, чтобы определить в каком порядке загружать товар в машину. Раньше отдел логистики заполнял эти данные в разных таблицах Excel, а потом выгружал в один документ.

webfly-blog-МеталлИнвест-CRM-min.jpg
Реестр заказов для отдела логистики

Инструмент позволяет получать аналитику по маршрутам, автомобилям, работе конкретных водителей, и выводить другую статистику.

Выполнили интеграцию Битрикс24 и 1С 

Сделки выгружаются из 1С в Битрикс24 в пару секунд. Всё, что создаётся в 1С доступно в системе: контрагенты, заказы, счета и номенклатура.

Интегрировали телефонию «Asterisk»

Система автоматически записывает и хранит разговоры. В Битрикс24 доступна подробная статистика входящих/исходящих звонков, удобно отслеживать их динамику и нагрузку на менеджеров. Отчеты формируются в пару кликов и легко выгружаются в Еxcel. 

webfly-blog-МеталлИнвест-CRM-динамика звонков-min.jpg
Динамика звонков

В системе можно прослушать беседу менеджера и клиента, провести «работу над ошибками», или уточнить данные, которые заказчик озвучил в разговоре.

webfly-blog-МеталлИнвест-CRM-детализация звонков-min.jpg
Детализация звонков

Интегрировали сайт с Битрикс24

Настроили передачу заявок с сайта в CRM и подключили форму обратной связи: заявку на обратный звонок, онлайн-чат с менеджером, возможность написать в ВК или WhatsApp. Когда клиент заполняет поля и начинает общение с сотрудником, то в Битрикс24 автоматически создаётся лид по этому контакту. 

webfly-blog-МеталлИнвест-CRM-чат-min.jpg
В правом нижнем углу онлайн-чаты подключенные к Битрикс24. Сайт «МеталлИнвест».

Подключили корпоративную почту, e-mail-рассылки

Из заявок, поступивших на почту, в Битрикс24 автоматически создаются лиды. Потом специалист конвертирует их в качественные или  некачественные, и открывает сделку.

Когда кнопка «в CRM» рядом с письмом — голубого цвета, то значит сделка по этой заявке уже есть и она откроется в системе, если на неё кликнуть. Если кнопка «в CRM» — серого цвета, то нажав её, менеджер создаст в системе новую сделку. В карточку перенесутся все данные из письма: ФИО, e-mail, суть заявки.

«МеталлИнвест» также использует корпоративную почту для e-mail-рассылок по базе клиентов. Заказчикам отправляют информацию об акциях на тот товар, которые они покупали ранее, сообщают о новых поставках и делают персонализированные рассылки к праздникам. Сейчас вносят в систему дни рождения клиентов, чтобы с помощью генератора продаж отправлять поздравления.

В системе видна статистика по рассылке: сколько писем ушло, сколько было прочтений, переходов на сайт и так далее.

Сопровождали и поддерживали

Наши специалисты корректируют бизнес-процессы, отвечают на вопросы сотрудников, рассказывают об обновлениях системы и об их пользе для компании. 

Настроили корпоративный портал

Это внутренняя соцсеть компании. Сотрудники используют портал для общения, публикации важных сообщений, опросов, новостей о жизни «МеталлИнвест» и работе отделов.

webfly-blog-МеталлИнвест-CRM-лента новостеи-min.jpg

Корпоративный портал легко адаптировать под фирменный стиль заказчика, создать в нём базу знаний для адаптации новых сотрудников, использовать инструменты автоматизации найма и другие возможности.

Будущие интеграции

«МеталлИнвест» — одни из образцовых клиентов, которые мыслят стратегически и развивают Битрикс24, чтобы упростить себе работу.

  • В этом году мы подключим к системе несколько аккаунтов на «Авито», чтобы в Битрикс24 автоматически собирать заказы с сервиса объявлений.
  • Для экспедиторов настроим автоматическую загрузку данных о местоположении, маршруте, дистанции, расходе топлива.
  • Подключим статистику очереди со склада. Это позволит анализировать, как быстро сотрудники оформляют заказ и отгружают товар клиентам.

Результаты работы c Вебфлай

  • Объединили все коммуникации в одном окне: почта, мессенджеры, чат Битрикс24, группы, задачи, документы, мобильное приложение. Для работы в системе достаточно подключиться через браузер.
  • Сократили сроки согласования документов.
  • Оцифровали ведение сделок: сделка уходит в нужный отдел в зависимости от вида товара и двигается по воронке продаж. В CRM видно статус заявки, её стоимость, спецификацию, крайние сроки и комментарии по заказу.
  • Автоматизировали бизнес-процессы в каждом отделе.
  • Снизили нагрузку на IT-департамент. Специалистам не нужно поддерживать большое количество софта и устанавливать на компьютеры сотрудников отдельные программы.
  • Улучшили контроль: в Битрикс24 есть несколько видов отчётов и аналитики: статистика звонков, данные по логистике, информация по сделкам, загрузке менеджеров, водителей и так далее.
  • Увеличили вовлечённость сотрудников с помощью корпоративного портала. Они активно пользуются живой лентой, общаются, публикуют новости, опросы, фото с мероприятий.

Стоимость работ

Основные этапы работ выполнили за 2-3 месяца. Настройка Битрикс24 под бизнес-процессы «МеталлИнвест» стоила 92 тысячи рублей. Сопровождение и доработки — 35 тысяч рублей. 

Лицензия «Битрикс24» тариф «Профессиональный» — 281 тысяча рублей за 3 года.

Мнение клиента

«В Битрикс24 очень сильные механизмы для внутренних коммуникаций. И обмен данными и автоматизация — это всё огромные плюсы. Мы настроили некоторые рабочие процессы и уже не представляем, как бы обходились без них. Сейчас активно начинаем использовать CRM, но пока объективную оценку дать сложно. На данном этапе могу сказать, что есть запись переговоров, история взаимодействия с клиентом и другие инструменты.

А ребята из Вебфлай — молодцы! Всегда реагируют оперативно, никогда не отказывают, отвечают и помогают по любому вопросу, даже если это очень глупые вопросы. Самое важное — оперативность!». 


Связаться с нами

Ваше имя*
Компания
Телефон*
E-mail
Мобильный телефон
Коротко о проекте
Нажимая кнопку «Отправить» вы соглашаетесь c правилами обработку ваших персональных данных.