В этой статье расскажем, как настроить Битрикс24 для повышения эффективности вашего бизнеса. Мы охватим все аспекты работы в CRM, от авторизации в системе до подключения внешних приложений. Вы узнаете, как выполнять эти действия из роли администратора портала.
Если вас пугает список процессов, в которых нужно разобраться и настроить, то воспользуйтесь услугой обучения работе в CRM, внедрения с нуля или пакетного внедрения.
Начало работы. Регистрация нового портала
Чтобы создать новый портал, перейдите по ссылке. В поле для адреса электронной почты введите свой email или используйте учётные записи соцсетей и сервисов:
- вКонтакте;
- Mail.ru;
- Яндекс;
- Live ID (система Microsoft);
- Сбербанк Бизнес Онлайн.
Нажмите «Начать бесплатно». На этой странице введите наш промокод «webfly_disk», чтобы получить 5 ГБ дополнительного места в облаке
На указанный email придёт письмо с информацией: адрес вашего портала, логин и ссылка для подтверждения электронной почты. Перейдите по ссылке, чтобы завершить регистрацию.
При авторизации через социальные сети не приходят ни пароль, ни ссылка для подтверждения. Однако для доступа Битрикс24 к вашему аккаунту необходимо будет предоставить соответствующие разрешения.
Bitrix24 настройка портала
Чтобы на базовом уровне адаптировать портал под себя, нажмите на фильтр рядом с Битрикс24.
В открывшемся окне последовательно заполните все разделы. Система помогает внести данные и предлагает установить или снять чек-бокс, или выбрать нужный вариант из выпадающего списка
Давайте рассмотрим на примере вкладки «Мой Битрикс24». В полях:
- Введите название компании.
- Прикрепите логотип.
- Укажите наименование отправителя для писем, диска, внешних ссылок и каталога.
- Придумайте уникальный адрес портала или подключите собственный домен.
- Выберите единую тему оформления.
- Выбирайте часто используемые инструменты — они разместятся в верхней части главного меню.
- Управляйте коммуникацией в ленте новостей, чатах, общих каналах и на диске, например, выберите, как будет называться реакция на сообщение «лайк», «нравится» или другой вариант.
- Настройте отображение профилей пользователей и ссылку для приглашения.
- Создайте страничку в интернете с юридическими данными фирмы или просто добавьте реквизиты на портал.
- Определите режим работы компании в целом и графики её подразделений.
- Обеспечьте безопасность: установите двухфакторную аутентификацию, контролируйте историю входов пользователей, разрешите доступ в систему только с определённых IP-адресов и применяйте другие меры для защиты данных.
Создание структуры компании
Структура компании — это схема, которая описывает внутреннее устройство бизнеса. Она наглядно демонстрирует, какие отделы есть на предприятии, как они связаны между собой, кто в них работает и кто ими руководит.
Права доступа к функциям зависят от структуры. Например, руководители отделов могут просматривать рабочие отчёты и задачи своих подчинённых, а обычные сотрудники видят только порученные им дела.
Чтобы создать структуру войдите в раздел «Компания» и выберите вкладку «Структура компании». В открывшемся окне добавляйте или удаляйте отделы и присваивайте им названия.
Структура в CRM позволяет стандартизировать распределение прав
Основное подразделение и его отделы определены по умолчанию. Эти настройки можно изменить или удалить с помощью соответствующих кнопок. Приглашённые пользователи автоматически добавляются в главное подразделение.
Чтобы создать новый отдел, нажмите на кнопку «Добавить подразделение». Укажите наименование отдела, выберите, к какому подразделению он будет относиться, и назначьте руководителя.
Предоставление прав доступа
Доступ к функциям настраивается отдельно в каждом разделе. Рассмотрим, как это сделать на примере блока «Маркетинг».
Войдите в раздел и далее по кнопке «Ещё» выберите «Права доступа»
Используйте оргструктуру для управления доступами. Во многих разделах полномочия уже предустановлены в соответствии с ролями пользователей: Администратор, Руководитель или Менеджер.
Создавайте новые роли с определёнными правами доступа и присваивайте их коллегам. Это упростит управление настройками в будущем
Добавлять вручную каждого пользователя не нужно. Например, в «Сотрудники и отделы» выбирайте раздел «Группы» и далее «Руководители», тогда соответствующие полномочия получат начальники подразделений.
Расширенные полномочия присваивайте администраторам портала и руководителям
Приглашение сотрудников в Bitrix24
Чтобы начать совместную работу, добавьте коллег на портал. Для этого в боковом меню выберите вкладку «Сотрудники» и нажмите соответствующую кнопку, или воспользуйтесь виджетом «Пригласить».
Далее откроется страница с различными вариантами отправки приглашения:
- По ссылке — скопируйте ссылку и перешлите её коллегам. Перейдя по ней пользователи зарегистрируются в системе. Для этого способа необходимо, чтобы в настройках CRM Bitrix24 была активирована опция быстрой регистрации.
- E-mail или номер телефона — введите номер электронной почты или телефона и отправьте приглашение контакту. Эти данные будут использоваться для авторизации.
- Массовое приглашение – удобный способ пригласить сразу нескольких сотрудников. Для этого введите контакты, разделяя их запятыми или пробелами.
- С привязкой к отделу или группе — если оргструктура уже установлена, то пригласите пользователей в нужный отдел или группу, указав привязку к ним.
- Зарегистрировать — введите данные пользователя: имя, фамилию, электронный адрес, должность и отдел. На указанный e-mail придет ссылка для входа.
- Экстранет-пользователь — это, например, подрядчики и заказчики, которых можно добавить в группу. В системе у них будут ограниченные права.
- Пригласите интегратора — это компания-партнёр Bitrix24, которая специализируется на внедрении плафтормы. Чтобы пригласить интегратора, введите его электронный адрес и нажмите «Пригласить». После этого система проверит, действительно ли указанный электронный адрес принадлежит партнёру, и предоставит ему доступ к порталу.
Вы можете отправить приглашение ещё раз или удалить пользователя из списка приглашённых
Заполнение личного профиля
У каждого пользователя есть личный профиль, где можно узнать больше о человеке. Чтобы коллегам было легче познакомиться с вами, добавьте на страницу аватарку, контактные данные и поделитесь своими увлечениями.
Чтобы никто из пользователей не пропустил этот важный шаг можно настроить автоматическую постановку задачи на заполнение личной страницы. Например, при регистрации на портале Вебфлай сотрудник получает задание заполнить свой профиль и выполнить другие действия в системе.
Автоматическая задача для новичков с полезными ссылками на разделы и информацию
Установка мобильного и десктоп-приложения Битрикс24
Чтобы начать работу в системе как с ПК, так и со смартфона, скачайте и установите соответствующие приложения с официального сайта.
Десктоп-приложение для macOS и Windows. В настольной версии программы доступны дополнительные функции, которые не представлены в веб-версии: возможность записывать аудио- и видеозвонки; двусторонний обмен данными между облачным диском и компьютером.
Мобильное приложение. Содержит большинство инструментов браузерной версии, таких как CRM, календарь, лента новостей, бизнес-процессы, каналы коммуникации и другие. Позволяет быть на связи и выполнять ежедневные действия даже вне рабочего места.
Работа с задачами и проектами
Эффективно управляйте задачами и организуйте проектную работу. Группы и проекты предназначены для взамодействия внутри определённого коллектива. Они позволяют объединить все дела, файлы, сообщения и встречи в одном месте. Задачи помогают планировать рабочие процессы, расставлять приоритеты и распределять ответственность за разные этапы и действия.
Вот как применять эти инструменты: в боковом меню войдите в раздел «Группы» и нажмите на кнопку «Создать».
В появившемся окне создайте группу или проект. Придумайте название, выберите оформление, аватар и добавьте участников. Настройте уровень конфиденциальности. Если вы создаёте проект, то также нужно будет установить сроки его выполнения. Для группы этого делать не требуется.
Затем добавьте новые задачи или выберите уже существующие. Для этого перейдите в соответствующий раздел меню и нажмите «Создать».
Создайте уникальную или шаблонную задачу, укажите название, описание, сроки выполнения и ответственных исполнителей. Установите приоритеты и напоминания, настройте параметры, такие как учёт времени или отметка о результате. Прикрепите задачу к группе или проекту.
Далее выбирайте различные виды представления задач: Список, Сроки, Мой план, Канбан или Диаграмма Ганта.
Задачи группы в режиме канбан
Использование чатов и звонков
Чаты и звонки обеспечивают эффективную коммуникацию внутри компании и с внешними контрагентами.
Перейдите в раздел «Мессенджер» в боковом меню страницы. Нажмите кнопку создания нового чата. Вы можете добавить:
- групповой чат;
- канал для публикации новостей;
- видеоконференцию.
В чате отправляйте текстовые сообщения, файлы и ссылки, редактируйте записи и ставьте реакции на сообщения.
Чтобы создать личный чат используйте строку поиска для выбора сотрудника
Введите название чата, добавьте участников, создайте описание, настройте приватность чата и права доступа.
Похожие настройки доступны для каналов и видеоконференций
Используйте видеозвонки и аудиозвонки для проведения совещаний и обсуждений. Вы можете организовать конференции с несколькими участниками и пригласить сторонних пользователей по ссылке, например, представителей заказчика или партнёра.
Загрузка документов и работа с диском
В любом тарифном плане доступны разделы «Мой диск» и «Общий диск». Они служат для:
- Хранения корпоративных документов и личных файлов, таких как записи телефонных разговоров, почтовые файлы или изображения.
- Совместной работы с файлами и одновременного редактирования несколькими пользователями.
- Предоставления прав доступа к отдельным документам, папкам или диску.
- Интеграции диска с облачными хранилищами, такими как Google Drive и Dropbox, для удобного доступа к документам.
Объём диска зависит от выбранного тарифного плана
Организуйте совместную работу с диском, делитесь файлами с помощью внутренних и публичных ссылок. Отправляйте внутренние ссылки коллегам, а внешние — клиентам и партнёрам.
Пользуйтесь всеми функциями диска, такие как комментарии, версии документов и совместное редактирование текстовых документов, таблиц и презентаций
Настройка календаря
В Битрикс24 есть календарь, который помогает планировать встречи, мероприятия и совместные дела. Чтобы настроить этот раздел, выполните следующие действия:
Создайте личные и общие календари для пользователей и отделов при помощи кнопки «Создать».
Добавьте встречи, указав дату, время, участников и описание. Установите напоминания и повторяющиеся события.
Синхронизируйте календарь Bitrix24 с внешними сервисами, такими как мобильные расписания в iPhone и Android, календарями Яндекс, Google, Outlook и другими.
Также используйте раздел «Занятость переговорных», чтобы регулировать загрузку комнат для совещаний.
Подключение почты
В Битрикс24 принимайте и отправляйте письма через почтовые сервисы Gmail, Outlook, iCloud, Яндекс, Mail.ru, корпоративную почту и другие.
Внешние сервисы легко подключить с помощью пошаговых инструкций
Почта доступна только на платных тарифных планах. Количество ящиков, которые можно добавить, также зависит от выбранной лицензии.
Из письма можно создать лид в воронке, поставить задачу, добавить событие в календарь, обсудить письмо в чате или ленте новостей
Настройка CRM
Блок CRM в Битрикс24 охватывает все этапы взаимодействия с клиентами: от первого контакта до заключения договора и оплаты товара или услуги.
Настройка Битрикс24 выполняется под конкретный бизнес с учётом внутренних процессов. В этом вы можете убедиться на примере кейсов. Например, одни компании не работают с холодными лидами и создали только воронку сделок, другие ведут клиентов в воронках и лидов, и сделок, а третьим — необходимы несколько воронок в каждой категории.
Вебфлай использует 4 воронки лидов по разным направлениям продаж и 8 воронок сделок. В каждой из воронок отличаются рабочие и провальные стадии
Внедрение CRM начинается с понимания целей бизнеса, проведения предпроектного исследования и изучения процесса продаж. Без этого рекомендации по созданию воронок принесут мало пользы. Чтобы максимально эффективно внедрить систему в вашей компании, получите консультацию эксперта Вебфлай, и мы поможем вам получить результат.
Учёт рабочего времени и отчёты
Отслеживайте рабочее время сотрудников с помощью задач, календаря и специального инструмента «учёт рабочего времени». Всё это помогает отслеживать эффективность команды.
Функция доступна не для всех тарифных планов. Более подробно
расскажет эксперт Вебфлай и поможет выбрать соответствующую лицензию
В этом виджете каждый сотрудник отмечает время начала и окончания рабочего дня, и перерывов. Также пользователи планируют дела на день и рассчитывают время, необходимое для их выполнения.
Сформируйте отчёт о рабочем времени команды и проверьте, сколько часов они занимались делом. Используйте для этого вкладку «Время и отчёты», она находится в разделе «Компания» в меню слева.
В базовой версии доступны отчёты Рабочее время, Рабочие отчёты, Рабочие графики, График отсутствий
Рассмотрим на примере отчёта «Рабочее время». Выберите отчётный период в блоке с датами, система подготовит сводную таблицу по всем сотрудникам. В строке отображаются фактически отработанное время, отпуска, больничные и другие причины отсутствия.
Также отчёт показывает отклонения от графика: опоздания, недобор по количеству рабочих часов, раннее или позднее завершение рабочего дня
Создавайте режимы работы для разных отделов с учётом их специфики: фиксированный график, посменный или свободный.
Если вам необходимо настроить сложные отчёты, такие как автоматический подсчёт KPI или отчёт по загрузке на проектах, запишитесь к нам на консультацию. Мы свяжемся с вами и подскажем, какие инструменты помогут вам добиться цели Это могут быть штатные функции, подключение модуля или доработка Bitrix24.
Подключение телефонии
Для совершения звонков вы можете использовать как встроенные инструменты системы, так и интегрировать внешние сервисы.
Для подключения штатной телефонии Битрикс24 достаточно выполнить несколько простых шагов: зайдите в раздел CRM — Интеграции — Телефония.
На открывшейся странице выберите подходящий тариф и настройте номера для входящих и исходящих звонков.
Встроенная телефония позволяет записывать вызовы, создавать отчёты по звонкам и интегрировать их с CRM для автоматического создания лидов и сделок
Если вы предпочитаете подключить внешний сервис, Bitrix24 поддерживает интеграцию с популярными провайдерами телефонии, такими как Asterisk, Mango Office, Twilio и другие. Для этого необходимо настроить коннектор или использовать протокол API для подключения стороннего продукта. Выполните это самостоятельно с помощью инструкций провайдеров или обратитесь к интегратору.
Интеграция с внешними приложениями
Bitrix24 интегрируется с различными внешними сервисами. Это позволяет расширить функционал CRM и адаптировать её под конкретные потребности бизнеса. Подключите популярные инструменты для управления проектами, маркетинга, бухгалтерского учёта и так далее.
Для интеграции со сторонними платформами существуют готовые коннекторы и протокол API. Это позволяет синхронизировать данные, автоматизировать рутинные процессы и улучшить взаимодействие между различными системами. Например, вы подключаете Яндекс.Директ для управления кампаниями и анализа их эффективности, и работаете в интерфейсе CRM.
Свыше 3800 модулей и приложений для интеграции доступно на
Битрикс24 Маркет. Выбирайте и настраивайте нужное вам решение самостоятельно, следуя инструкции. В случае, если готовое решение не соответствует потребностям бизнеса, возможно, потребуется разработка приложения для CRM и помощь интегратора.
Помимо прочего, платформа предлагает такие инструменты, как Лента новостей, CRM-система, База знаний, встроенный искусственный интеллект CoPilot, конструктор сайтов, автоматизация процессов, электронная подпись и многое другое.
Чтобы понять, какие функции системы будут наиболее полезны и выполнить настройку CRM Битрикс24 индивидуально под задачи бизнеса, — обращайтесь в Вебфлай. Для этого оставьте заявку в форме ниже.
