База знаний компании в Битрикс24
Многие работники привыкли, что для решения срочного вопроса проще подойти и спросить. Но чтобы избежать ситуаций, когда сотрудники бегают по кабинетам или звонят друг другу, чтобы выяснить важный нюанс — ведите Базу знаний компании. Применяйте её для обучения и развития персонала.
Подойдут облачные хранилища, которыми уже пользуется компания (Яндекс.Диск, Облако.Mail.ru, Google.Drive и другие). Но есть риск, что файлобменники превратятся в свалку документов и видео. Оптимальный вариант — создать Базу знаний в Битрикс24. Инструмент доступен даже на бесплатном тарифе. В коробочной версии CRM есть специальный модуль «Обучение» и База знаний, а в облачной версии — только База знаний. Интерфейс этих разделов легко адаптировать под фирменный стиль компании.
Вот 3 сценария, при которых полезна База знаний компании:
1. База знаний для адаптации новичков
Ситуация
В компании текучка среди новичков. У бизнеса своя специфика, сотрудников сложно обучать, руководитель тратит на это много времени, а потом ещё неоднократно отвлекается и отвечает на вопросы. В итоге стажёры увольняются, часы и дни обучения потрачены впустую, и цикл повторяется заново. И так несколько раз в год.
Решение
Завести раздел адаптации в Базе знаний. Опубликовать подробные должностные инструкции с описанием рабочих процессов, действий сотрудника и решения потенциальных проблем, добавить скриншоты. Отдельно можно настроить тестирование для проверки знаний.
Да, это потребует систематизации и времени, но результат окупится. Например, если уделить 2 недели составлению базы знаний, то потом не придётся тратить столько же на каждого из новичков. Базу знаний в Битрикс24 смогут редактировать и дополнять сами сотрудники, всё зависит от уровня прав доступа в систему.
База знаний в коробочной версии Битрикс24
Рекомендуем в базу знаний добавить структуру компании, список сотрудников с указанием должностей и контактных данных, пароли к сервисам, шаблоны документов, презентации, регламенты и инструкции к чему угодно (от методички для ведения переговоров до мануала, как пользоваться кофемашиной).
Результат
Новички обучаются самостоятельно, сами находят информацию, реже отвлекают коллег вопросами, а руководитель занимается решением стратегических задач, а не микроменеджментом. Ещё больше про адаптацию персонала — здесь.
2. База знаний для обучения персонала
Ситуация
Бизнес пользовался зарубежным софтом, но тот перестал работать в России. Компания выбрала новое ПО, теперь надо учить коллектив, как с ним обращаться. А это платно.
Решение
Обучить одного или нескольких сотрудников, например, из IT-отдела. Записать пошаговую видеоинструкцию (или скачать её из интернета). Важно разбить гайд на части или указать тайм-коды, чтобы проще было найти нужный раздел. Добавить можно записи вебинаров, тренингов, текстовые инструкции, фото, инфографику. Освоение новых инструментов и программ будет эффективнее, если использовать разные виды контента.
Ещё можно сделать, как Вебфлай. Когда мы внедряем клиентам Битрикс24, то записываем для них видеоинструкцию по работе с системой. Собираем сотрудников заказчика, демонстрируем, как что устроено и куда нажимать, отрабатываем действия на практике, закрепляем, отвечаем на вопросы. Такой видеоурок остаётся у клиента, и сотрудники пользуются им, когда есть необходимость.
Результат
Обучили несколько сотрудников, а знания масштабировали на весь коллектив. Инструкция по работе с продуктом используется: 1) на этапе его освоения, 2) для обучения новичков, 3) если основной работник ушёл в отпуск, а тот, кто его заменяет, не умеет работать с софтом.
3. База знаний для повышения квалификации сотрудников
Ситуация
Руководителя отдела некому заменить. Подчинённые знают, как устроены все процессы в подразделении, но когда нет начальника — всё рушится. Команде не хватает управленческих навыков.
Решение
Создать в Базе знаний раздел для развития персонала. Например, добавить курс по управлению проектами или менеджменту. Сотрудники прокачают компетенции, научатся принимать решения, босс будет спокойно делегировать, а в компании появится неплохой кадровый резерв руководителей.
В базе можно завести любые курсы, поделить их на уроки, настроить систему тестирования и начислять баллы за прохождение обучения. Тесты можно назначить конкретным сотрудникам, в зависимости от должности.
Такой механизм особенно полезен, если в компании есть категория сотрудников, которым нужно постоянно обучаться: обновлению ПО, законодательным изменениям или просто проходить периодическую аттестацию или повышение квалификации. Для этого можно подключить к Битрикс24 внешние образовательные платформы: Moodle, GetCourse, SkillBox и другие, и обучать персонал на базе компании.
Результат
Сотрудники прокачивают недостающие навыки, улучшаются показатели работы, с помощью Базы знаний компания экономит деньги на регулярном обучении целых отделов. Как управлять развитием персонала, читайте по ссылке.
6 причин вести Базу знаний компании
- Быстрая адаптация к новым условиям ведения бизнеса, меняющимся технологиям и инструментам. С помощью нескольких инструкций в Базе знаний все сотрудники смогут перестроить процессы.
- Накопление опыта. Знания и лайфхаки коллектива можно сохранить в базу и разделить по направлениям: маркетинг, бухгалтерия, продажи, логистика и другие.
- Повышение конкурентоспособности. Корпоративные знания и экспертность отдельных сотрудников развивают компанию, увеличивают её ценность и конкурентные преимущества на рынке.
- Повышение эффективности труда. Вместе с новыми навыками сотрудник лучше работает, перевыполняет KPI и получает дополнительную мотивацию для увеличения производительности.
- Одновременное обучение большого числа сотрудников.
- Быстрое закрытие вакансий. Если в Базе знаний есть нужные курсы и материалы, то можно обучить менеджера со схожим функционалом и перевести на должность в смежном отделе, где «горит» вакансия.
