Что такое BI-аналитика и как её правильно внедрить
Аналитика business intelligence (BI) — это система, которая собирает, хранит и анализирует данные, полученные в процессе работы компании. Информация в нужном виде выводится на одном экране, что позволяет отслеживать необходимые показатели, находить взаимосвязи и оптимизировать внутренние бизнес-процессы.
Как работают системы BI-аналитики
Система собирает информацию из неограниченного числа источников, например, баз данных, внутренних и внешних сервисов. Далее она обрабатывает и объединяет данные, а потом выводит в доступном для пользователя виде. Это могут быть интерактивные дашборды, графики или диаграммы. Конкретные показатели на дашборде BI-системы зависят от задач компании и подразделения, для которого настраивают аналитику.
Например, отдел продаж с помощью бизнес аналитики BI оценивает количество звонков, лидов и сделок в работе, выполнение дневного KPI, число покупок, средний чек и самые популярные товары. Маркетинговый отдел — трафик, источники лидов, конверсии, стоимость привлечения клиента на каждом этапе.
С помощью дашбордов пользователи наглядно видят, какие факторы влияют на бизнес, получают ценные инсайты, понимают, что нужно улучшить для достижения цели и принимают обоснованные решения на основе точных цифр.
Аналитика данных BI строится на трёх процессах:
Сбор информации. Система собирает данные из разных источников — CRM, программ товарного учёта типа 1С, Яндекс.Метрики, сквозной аналитики, таблиц Excel и других. Отчёт может выгружаться автоматически или по запросу пользователя.
Систематизация. Платформа bi business intelligence обрабатывает и анализирует информацию, находит взаимосвязи между различными показателями. Это помогает отследить динамику и выявить закономерности между данными.
Визуализация. Программа создаёт отчёты и выводит их в понятных и наглядных, форматах, таких как графики, дашборды, диаграммы или таблицы. Отчёты могут содержать данные в числовом выражении, дробях или процентах, в зависимости от требований анализа.
Как правильно внедрить BI-аналитику
В процессе внедрения BI-платформы есть 5 шагов, которые важно выполнить последовательно. Без этих этапов настройка будет неполноценной.
1. Установите требования к системе
Опишите, какие данные нужно выводить для анализа, каким отделам требуются отчёты, какие на экране должны быть показатели, насколько они подробны, как визуализировать дашборды, с какой частотой обновляется статистика.
Например, витрины данных нужны для отделов продаж, маркетинга, логистики, клиентского сервиса, а бухгалтерии — не нужны. При этом руководителю компании требуется сводный дашборд с показателями этих подразделений, а РОПу — данные по лидам, продажам и KPI менеджеров. Информацию хотят получать в виде графиков в разрезе месяца, с возможностью выгрузки в Excel по клику.
2. Определите необходимые данные и их критерии
Установите: какая информация нужна для построения отчётов и какие показатели размещать на дашбордах. Допустим, для клиники это будут: клики, лиды, записи на первичный приём, явки, пациенты, конверсия по этапам воронки, и суммы сделок.
При настройке сквозной аналитики bi мы выясняем критерии для каждого показателя, что помогает выполнить более точный анализ. Рассмотрим пример ниже.
Предположим, пациентом считается тот, кто после консультации назначил приём; или тот, кто побывал у врача в течение месяца после первого посещения клиники. Что касается суммы сделок, то на дашборде нужен средний чек по пациенту, сумма всех оплаченных услуг или оба показателя?
3. Определите источники данных
На этом этапе выясните, есть ли нужные данные внутри компании, а если нет — из каких источников их получить: в каких системах они могут быть или что требуется для расчёта показателей.
Условно, для стоматологии клики по рекламе мы берём из Яндекс.Директа, лиды — из CRM, записи на консультацию, явки на приём, заключение договора на лечение и оплаты — из медицинской информсистемы (МИС), а конверсию между этапами будет считать система business intelligence.
4. Опишите содержание стартовой страницы дашборда
Определить, какие данные являются первостепенными и должны отображаться автоматически на стартовой странице, а какие — можно перенести во вкладки или выбрать с помощью фильтра.
Основная задача интегратора на этом этапе — спроектировать пользовательский интерфейс дашборда и выстроить логическую последовательность таким образом, чтобы все важные показатели выводились автоматически без необходимости дополнительных кликов.
Рекомендуем по умолчанию выводить на стартовой странице данные за прошлый месяц, чтобы быстро оценивать результаты предыдущего периода. Однако также важно настроить фильтрацию по срокам, — если текущая дата находится в конце месяца, например, 25-го числа, то пользователь сможет переключать аналитику на текущий месяц и видеть актуальные данные.
5. Выберите структуру данных на дашборде
Определите структуру отображения данных на экране, чтобы получать информацию в удобном и понятном формате. Например, на одном экране нужна воронка, на другом — график, на третьем — диаграмма, а на четвёртом — просто число. Где-то требуются данные в числовом выражении (единицы, рубли, время), где-то в процентах или дробях.
Например, на дашборде оптового поставщика кофе нужны следующие данные: в цифрах — количество активных клиентов и сумма выручки в кассах, в виде графика — периоды пиковой нагрузки по заказам, также необходима диаграмма, которая показывает долю продаж в разрезе каждого менеджера и сумму персональных сделок за неделю.
Когда и зачем нужно внедрять BI‑аналитику
Для работы с большими объёмами данных
Компания создаёт десятки отчётов и тысячи единиц информации, а обработка данных отнимает много времени и усилий. BI-системы быстро анализируют данные из разных источников и переводят их в понятный для восприятия формат.
Для защиты информации
Доступ к данным нужен многим отделам и сотрудникам. При этом у них разные роли в рабочих процессах, они следят за специфическими показателями и обновляют графики в определённых разрезах. Если несколько сотрудников имеют доступ к одному файлу, то каждый может что-то изменить в нём, что приведёт к ошибкам в итоговом отчёте или потере информации.
Для оптимизации бизнес-процессов
BI-системы делают работу с данными гибкой и доступной многим отделам. Например, в базе собираются сведения о продажах. Одному отделу важно следить за количеством заявок и успешных сделок, другому — за средним временем ответа покупателю, третьему — за суммой продаж и выполнением дневного плана. Дашборд business intelligence можно настроить так, чтобы каждый отдел взял нужную часть информации и создал на её основе витрину данных для своих задач.
