Бизнес-аналитика BI для клиники: ключевые показатели на дашбордах

О клиенте

«ДентТайм» — семейная стоматология в центре Воронежа. Основана в 2003 году, сначала открылся основной кабинет на 4 кресла, а 2023 году клиника расширилась, открыв новый филиал на 2 кресла, специализирующийся на имплантологии и ортодонтии.

Проблемы клиента

Заказчик хотел наглядно видеть ключевые показатели по эффективности продвижения: от источников привлечения лидов до реализации планов лечения. Чтобы получить такую аналитику данных BI, нужно заходить в разные сервисы, собирать цифры и сопоставлять друг с другом. Заниматься этим даже раз в месяц — сложно и трудозатратно, не говоря о том, чтобы получать такую статистику ежедневно.

Ранее мы настроили для DentTime отчёты стоматологии в Битрикс24. Однако формат оказался сложен для восприятия заказчика. Отчёты содержали отдельные категории данных, такие как лиды, сделки, контакты и переходы между сущностями. При этом они не показывали общую картину и не давали возможности анализировать группы показателей. 

Клиент смотрел на цифры в отчётах, но не понимал, окупаются ли вложения в маркетинг и задавал одни и те же вопросы. Например, не понимал, в чём причина недостаточного количества заключённых договоров — в плохой конверсии в лечение или в нехватке лидов.

Чем Вебфлай помогли

Чтобы решить задачу, мы предложили настроить систему аналитики, которая собирает информацию из нужных нам сервисов и выводит на один экран в понятном виде.  

Составили техническое задание по проекту, интегрировали дополнительные источники данных и настроили BI-аналитику Битрикс24. За основу взяли ранее выполненную интеграцию Битрикс24 и iDent, и других сервисов.

Составили техническое задание

Перед началом работ мы продумали логику системы аналитики, сделали её гибкой и масштабируемой. Это обеспечило быстрый запуск и возможность добавлять новые источники с сохранением предыдущих настроек. 

Например, сейчас заказчик считает общую конверсию записи, явки и пациента, но планирует добавить в эту цепочку данные по администраторам и рассчитывать конверсию из лида в сделку по каждому сотруднику. Благодаря продуманной логике проекта, мы добавляем новые показатели и гибко настраиваем дашборды без необходимости переделывать систему с нуля.

На старте мы определили, какие показатели необходимы заказчику для анализа, а также в каком функциональном и визуальном интерфейсе он хочет их получать. Речь идёт о выборе представления данных: в цифрах, диаграммах или графиках, в числах или в процентах. Также мы установили порядок экранов и структуру отображения, чтобы заказчик получал информацию в понятном для него формате.

Интегрировали внешние сервисы

Ранее при внедрении Битрикс24 мы подключили сайт стоматологии, телефонию и другие системы, из которых берутся исходные цифры. Это МИС iDent, несколько лендингов под ключевые услуги и сквозная аналитика CallTouch.

Анализ всех показателей из сторонних систем происходит на стороне CRM.

Настроили систему BI-аналитики и дашборды

Система собирает данные из 5 внешних сервисов, анализирует и выводит на дашборды. На одном экране отображаются опережающие показатели за выбранный период. Основные категории — это лиды, записи, явки, консультации и деньги. Наглядные экраны помогают заказчику легко отслеживать и оценивать результаты продвижения.

Главный отчёт BI-системы

Клики — количество кликов по цели. Источник — Яндекс.Метрика.

Цена клика — средняя стоимость клика. Рассчитывается на основании рекламного бюджета, делённого на число кликов. Сведения из Яндекс. Директа. 

Лиды — пациенты, которые заполнили формы обратной связи, заказали звонок, написали в онлайн-чат и так далее. Источник — CRM. При этом не учитываются лиды с некоторых провальных стадий, а с помощью фильтра можно отсеять тех, кто пришёл лечиться по ДМС.

Цена лида — средняя стоимость привлечения лида. Данные получаем из CRM и расходов на рекламу.

Одна из ключевых стадий. Чтобы понять, сколько лидов привлечь — важно знать их стоимость. Если лид стоит 2000 тысячи рублей, а клинике надо 1000 лидов, значит необходимо 2 000 000 рублей на рекламу.

Записи — количество записей на консультацию. Сведения из МИС.

Цена записи — средняя стоимость записи. Получаем путём деления рекламного бюджета на количество записей из МИС.

Явки — число пациентов, пришедших на консультацию. Источник — МИС.

Цена явки — средняя стоимость пациента, посетившего первичный осмотр. Цифру получаем, разделив сумму рекламного бюджета на количество явок.

Пациент — количество пациентов, которые назначили визит к врачу сразу после консультации или течение полугода. Если человек записался на приём, но не пришёл, то он исключается из этой статистики. Сведения из МИС.

Цена пациента — стоимость привлечения одного клиента, учитывает первичных и вторичных. Считается как маркетинговый бюджет/ на число пациентов из МИС.

Вал на кресло — среднее значение выручки на одно кресло. Это общая выручка по всем приёмам делённая на количество кресел. Суммы вводятся вручную.

Средний чек — сумма, которую пациенты принесли клинике в пересчёте на человека. Получаем путём деления выручки на количество пациентов за указанный период.

Воронка от лида к пациенту. Ключевые показатели воронки: количество лидов, записей, явок и заключённых сделок.

Например, если мало заявок — нужно увеличить трафик. Если есть лиды, но нет визитов — работать с конверсией на этом этапе.

Сводные данные по источникам. На экране более 10 каналов привлечения: карты, посадочные страницы, сайт, соцсети и другие. По каждому источнику отображаются лиды, записи, явки и пациенты в количественном измерении. Свод по источникам делится на детальные отчёты по стадиям.

Сводные данные по сотрудникам. Отчёт показывает сколько заявок обработал каждый администратор, какое количество лидов записалось у него на консультацию, явилось на приём и стало пациентом.

Отчёт по конверсии

Анализ BI-систем показывает процент конверсии между этапами. Цифра на экране обозначает долю пациентов, которые перешли на следующую стадию воронки: из трафика в лид, из лида — в запись на консультацию, из записи — в посещение врача, из визита — в заключение договора.

Отчёт по пациентам

Показывает количество первичных и повторных пациентов за выбранный период, а также среднюю стоимость заключения договора на первичного клиента. При этом повторными клиентами считаются те, кто пришёл на услугу более одного раза после платной консультации.

Отчёт по расходам и выручке

На отдельном экране выводятся блоки:

• расходы;  
• фактическая выручка;  
• выручка по первичке;
  
• выручка по вторичке.
  

Расходы — в данном примере в расходах учитывается бюджет на рекламу и другие затраты платные источники, например, продвижение на Продокторов.ру или Яндекс.Картах.

Фактическая выручка — заполняется вручную на основании денежных поступлений в кассу и на расчётный счёт. 

Выручка по первичке — информация в разрезе только первичных пациентов по всем источникам и направлениям услуг за выбранный период.

Выручка по вторичке — аналогичные данные по повторным пациентам.