Как клинике экономить до 3-х рабочих дней при подсчёте зарплаты. Кейс по разработке модуля Битрикс24

О клиенте

«Ваш стоматолог» — клиника на 7 кресел в Воронеже. Среди направлений услуг: терапия, хирургия, имплантация, протезирование, ортопедия, ортодонтия и другие.

Стоматология — наш постоянный клиент. За время сотрудничества мы:

• Разработали сайт, который приводит 2500 лидов в год.
  
• С нуля внедрили CRM Битрикс24 и интегрировали с МИС 1C: Helix.
  
• Подключили инструменты клиентского сервиса на сайте и в CRM.
  
• Настроили систему сбора отзывов и теперь рейтинг клиники на Яндекс.Картах — 4,8.
  
• Запустили автоматическую рассылку пациентам по 5 направлениям сделок.

Проблемы клиента

Руководитель call-центра тратил 2-3 рабочих дня в месяц, чтобы начислить заработную плату администраторам и операторам. Делал он это вручную, и если в одной цифре была ошибка, то приходилось переделывать всё заново.

Цели клиента

1. Избавиться от рутины и считать зарплату автоматически.
   

Особенности проекта

В клинике сложная система оплаты труда, данные для расчёта брали из 8-10 разных документов и таблиц, и сводили цифры вручную.

Чем Вебфлай помогли

Такую задачу нельзя решить с помощью стандартных бизнес-процессов и роботов, поэтому мы предложили создать специальный обработчик данных для Битрикс24. Для простоты будем называть его «модуль» или «приложение».

Чтобы автоматизировать расчёт зарплаты, сначала доработали другие процессы, от которых зависит точность цифр. Это график сотрудников, фактическое количество рабочих часов, информация о часовой ставке и доля первичных пациентов, дошедших до кресла.

График сотрудников клиники

У специалистов «Ваш стоматолог» плавающий график работы, поэтому стандартные графики Битрикс24 не подходили. Для решения проблемы мы создали дополнительный календарь «Рабочие графики». В него отдел кадров вносит расписание сотрудников на месяц, и корректирует, когда что-то меняется.

Справочник для начисления зарплаты

Создали справочник с почасовыми ставками персонала, стоимостью переработок и размерами доплат. Права доступа к разделу есть у руководителя, он редактирует суммы и вносит изменения в справочник при необходимости.

Учёт рабочего времени

Чтобы учесть фактически отработанные часы, сотрудники начинают и завершают рабочий день в Битрикс24 с помощью кнопки «Начать рабочий день»/«Завершить рабочий день». Переработкой считается время, выходящее за рамки графика более чем на 20 минут. Если количество отработанных часов в месяц превышает норму, то сотруднику их оплачивают.

Доля пациентов, дошедших до консультации

«Ваш стоматолог» подсчитывает, сколько пациентов обратились в клинику и сколько из них дошли до консультации. Этот показатель называется «процент доведения», раньше его считали вручную. 

Чтобы упростить процесс, Вебфлай настроили выгрузку и создали 2 направления сделок:

1. лист ожидания (визиты пациентов, которых записали на приём из «листа ожидания»);
   
2. первичные пациенты (визиты клиентов, обратившихся впервые). После того как приём состоялся, информация выгружается из 1С: Helix автоматически.
   

Интеграция с МИС, отчёты по первичке и проценту доведения. Узнать подробности!

Создали модуль Битрикс24 для формирования отчёта по зарплате

Чтобы объединить данные из разных источников, Вебфлай создали приложение, которое собирает цифры из справочника, рабочего графика и других документов. Для этого использовали штатные функции CRM и индивидуальную доработку.

С помощью модуля отчёт по зарплате формируется в пару кликов, выгружается в таблицу и отправляется по email. Файл в формате Excel приходит руководителю на почту в начале каждого месяца.

Автор изображения на обложке