Интеграция МИС с Битрикс24: что это и зачем нужно

Для чего нужна интеграция МИС и Битрикс24, если можно работать в одной системе?

У медицинской информационной системы специфические функции, адаптированные под нужды медучреждений. Есть модули для учёта пациентов, ведения историй болезни, записи на приём, контроля лекарств и расходников, а также интеграции с лабораторными системами. Кроме того, в ней есть инструменты, которые помогают выполнять требования законов, например, передавать данные в ЕГИСЗ и Минздрав, вести план лечения и зубную формулу.

Однако МИС покрывает только ту стадию взаимодействия, когда человек уже стал пациентом: принёс документы, заключил договор и завёл медкарту. Пробел возникает на этапе, когда лид обратился в клинику, но ещё не стал клиентом. Тут коммуникация с ним страдает.

Если коротко, то МИС нужна для ведения пациентов, Битрикс24 – для общения с ними. Объединение систем даёт эффект, когда 1 + 1 = 3.

С какими МИС интегрируется Битрикс24

Битрикс24 интегрируется с любыми системами, у которых есть открытый API. Это значит, что разработчик получает доступ к исходному коду и может настроить двусторонний обмен данными. То есть, МИС автоматически передаст в CRM данные о пациентах, записях на приём, стоимости договора и оказанных услугах. Битрикс24 передаст в МИС информацию о поступлении оплаты, загруженности кресел, статусах приёма, конверсии. Интегратор настроит импорт любых нужных сведений.

МИС с открытым API и возможностью двусторонней интеграции:

• 1С: Helix (вот кейсы взрослой стоматологии и детской клиники);
• Все 1С редакции Pro;
  
• Open Dental;
  
• MedWork.
  

Узнайте, возможна ли интеграция вашей МИС и Битрикс24

Если у МИС ограниченный API, то интеграция с Битрикс24 возможна, но в одностороннем порядке. То есть, данные можно получить, но нельзя записать обратно. Правила устанавливает разработчик медицинской информационной системы. Поэтому не все интеграторы берутся за такую задачу, но для нас она решаема.

МИС с закрытым исходным кодом:

• iDent (читайте кейс об интеграции систем);
  
• Medesk;
  
• Medmis; 
  
• Dental4Windows.

Не придётся ли выполнять двойную работу?

Если с МИС возможен двусторонний обмен, то админы вносят все только в CRM без дублирования операций. Например, создают запись на приём, формируют медкарту, передают персональные данные для заключения договора. Все это копируется в медицинскую информсистему.

Когда обмен односторонний, то часть операций приходится дублировать: принимать заявку в CRM, а записывать к врачу в МИС.

Можно обойтись без CRM?

Да, можно. Без CRM обходятся 80-90% обратившихся к нам клиник. Они работают в МИС, лечат пациентов и платят зарплату сотрудникам. От отсутствия Битрикс24 никто не закрылся. Но никто и не вырос.

Мы выявили 4 причины почему медучреждения не внедряют CRM:

1. не видят плюсов интеграции с МИС;
2. не хотят связываться с настройкой, думают, что это сложно, непонятно, и создаст дополнительную нагрузку в повседневной работе;
   
3. не смогли найти подрядчика, который знает специфику бизнеса;
4. была неудачная попытка внедрения.
   

Расскажите, что останавливает вас от внедрения CRM?

Действительно, новое ПО и изменения в привычной рабочей рутине – это стресс. Предстоит пройти этап сопротивления команды, перестроить бизнес-процессы. Это сложно и не быстро. Но в CRM есть инструменты, которых нет в большинстве МИС.

Что даёт интеграция МИС с Битрикс24

Фиксируем и не теряем входящие заявки

Админу приходится контролировать несколько разных вкладок и приложений, куда поступают обращения: это мессенджеры, соцсети, заявки с сайта и звонки. Если работать только в МИС и не использовать CRM, то возникают ситуации, когда админ отвлёкся и не ответил на сообщение, забыл перезвонить. Так стоматология теряет 4-5 лидов в день. Цена одной неоказанной услуги — от 500 рублей за платную консультацию до 1 млн за установку имплантов.

Если есть Битрикс24, то мы автоматически фиксируем обращения со всех каналов в одном окне. Сотрудник call-центра видит неотвеченные заявки, а руководитель контролирует скорость обработки.

1. На первую стадию попадают ещё не обработанные новые заявки, указывается время поступления.
2. На втором этапе оказываются пропущенные вызовы. Они остаются там, пока абоненту не перезвонят.
3. На третьем этапе «в работе» администратор предлагает клиенту записаться на приём, выбрать врача, дату и время. Также эта стадия для тех, кто ещё не принял решение, – с ними нужно связаться и «дожать».
4. Если пациент согласился на визит и админ создал запись на приём, то он переводит лид на четвёртый этап «записан на консультацию».
   

Общаемся с клиентом и доводим его до кресла

Человек записался к врачу, его внесли в МИС, но этого недостаточно. Важно довести его до кресла: напомнить о дате и времени приёма, прислать рекомендации перед процедурой, подтвердить запись, чтобы в графике не появилось внезапное окно. 

Через Битрикс24 мы отправляем автоматические уведомления и не тратим время call-центра на обзвоны, рассылка экономит одному сотруднику 1-2 часа в день.

Настройка делается на базе интеграции систем. Из медицинского ПО мы берём Ф.И.О. пациента и доктора, дату и время приёма, в Битрикс24 – номер телефона и шаблон сообщения. Дальнейшая авторассылка лежит на стороне CRM. 

Читайте кейс интеграции Битрикс24 с iDent, а также кейсы детской и взрослой стоматологий, которые работают в 1С: Helix

Получаем сквозную аналитику

В МИС есть данные о записях на приём, завершённых визитах, оплатах, но эта информация не сопоставляется между собой и не учитывает источники лидов. В CRM мы отслеживаем то, что не фиксирует МИС: каналы привлечения, количество первичных и повторных заявок. Если интегрировать системы, то данные будут дополнять и обогащать друг друга.

Интегрировав МИС и Битрикс24, мы построим сквозную аналитику и в отчётах увидим:

Описанная сквозная аналитика доступна при интеграции МИС и Битрикс24. Когда система отлажена и корректно фиксирует показатели, то их можно сгруппировать в дашборд для руководителя и выводить на один экран.

Автоматизируем документооборот

Мы привыкли формировать договоры и ИДС в МИС, распечатывать и давать клиенту на подпись. Но перед этим первичный пациент приходит на приём пораньше, приносит паспорт и документы на ребёнка, от руки заполняет анкету здоровья. Сотрудник ресепшена вносит информацию в систему и только потом отправляет бланки на печать.

Интегрируйте МИС с Битрикс24 и дайте клиенту возможность заполнить документы до визита в клинику, например, на сайте или в CRM-форме.

В нашем примере система отправляет ссылку на заполнение документов онлайн накануне визита. Человек вносит данные дистанционно, ему не нужно приезжать заранее. Информация автоматически записывается в медкарту и подставляется в шаблоны документов. Админу остаётся распечатать договор и другие бланки.

Пополняем тёплую клиентскую базу

Пациент попадает в МИС, только когда мы записали его на приём. Но чтобы расширить клиентскую базу, нам нужны те, кто хотел записаться к врачу, но не сделал этого: не подошло время; ушёл «подумать» о цене или выбирает между клиниками. Это тёплые лиды, привлечь которые дешевле, чем холодную первичку. Но у МИС нет функции «прогрева», зато она настраивается в CRM. 

В Битрикс24 мы сохраняем контакт человека уже после первого общения, когда он ещё не стал клиентом. В карточке лида видим, какой услугой он интересовался и по какой причине не решился прийти в клинику. Такую базу важно сегментировать и прогревать. Например, настроить автоматическую рассылку и предлагать рассрочку тем, кто не готов на имплантацию из-за цены. Проверено, что конверсия из сообщения в заявку составит до 10%.

Узнаём пациента при повторном контакте

В МИС мы записываем всё о пациенте. Знаем его имя, возраст, дату последнего визита, жалобы, но не используем эту информацию при общении. Когда человек звонит в клинику, сотруднику call-центра нужно время, чтобы поднять данные медкарты. Это занимает до 3-х минут по каждому звонку. Клиенту приходится ждать или заново отвечать на вопросы, а это его раздражает. 

Интегрируйте МИС и Битрикс24 с телефонией, чтобы при входящем вызове выводить контакты и историю общения. Например, если звонит пациент, у которого запланирован приём, то сотрудник на мониторе видит его Ф.И.О., телефон, номер медкарты и комментарии. Так, админ обратится к нему по имени-отчеству и начнёт разговор по делу: «Добрый день, Константин Игоревич! У вас вопрос по консультации на 26-е число? Я вас слушаю!».

Автоматически считаем заработную плату админов

Интеграция МИС и Битрикс24 помогает освободить руководителя от рутины. А именно, экономить десятки часов в месяц при ручном подсчёте зарплаты, если система оплаты труда сложная. Например, KPI админов – это количество совершённых звонков, доля первичных пациентов, дошедших до кресла и другие критерии. Без CRM эти данные нужно собрать в МИС, разных журналах и таблицах и свести цифры вручную. 

Вот реальные примеры стоматологий, которые интегрировали МИС c CRM и упростили подсчёт зарплаты. Одна клиника даёт админам бонусы, когда они закрывают окна в графике из листа ожидания. Информация об этом фиксируется в Битрикс24 и попадает в отчёт по KPI, ничего не нужно считать вручную. 

Возвращаем в кресло

На основании даты последнего визита, взятой из МИС, мы настраиваем цепочку сообщений клиентам. Через Битрикс24 отправляем приглашения на профгигиену, или информацию об акции на импланты тем, кто удалял зубы. Данные о пройденных процедурах и зубной формуле получаем в медкарте.

CRM для клиник: нужна или нет

Ответьте на 10 вопросов и оцените, нужна ли вам CRM.

Если на 3 и более вопроса вы ответили «нет», то в работе вашей МИС есть пробелы, которые поможет закрыть CRM. Приходите на консультацию, расскажем подробно об интеграции и покажем, как это работает.